9 вопросов лучшему интранет-лидеру России

Интранет ЦУМа вошел в шорт-лист Russian Intranet Awards в 2-х категориях, а руководитель проекта Евгения Кутузова победила в номинации «Интранет-лидер 2020».

Мы спросили у Евгении как реализовать успешный проект и что делать, чтобы стать лучшим интранет-лидером России.

Профиль интранета ЦУМа

Владелец интранета: Департамент по управлению персоналом
Платформа: SharePoint 2013
Количество пользователей: 5 000+
Активные пользователи в месяц: 60% сотрудников, из них 85% пользователей посещают портал ежедневно
Аудитория интранета: все сотрудники компании
Целевые группы портала: продавцы, консультанты интернет-магазина, руководители, офисные сотрудники
Популярные страницы и сервисы: Новости компании, Новости моды, Телефонная книга, Камеры в кафе, Меню дня, Бизнес-показатели, Проекты, База знаний, Страница для нового сотрудника, Бенефиты и скидки, Личный кабинет сотрудника, Заявки, KPI-страница продавца.
Интранет-команда: 5 человек + подрядчик

Какой сейчас этап развития интранета в ЦУМе: гибридное приложение и онлайн-оплата обедов

На разработку и запуск корпоративного портала с нуля ушло 9 месяцев. Запустили мы его весной 2017 года.

Корпоративный портал должен быть отражением компании на всем протяжении ее жизненного цикла, синхронизироваться с ней и находиться в состоянии постоянного «цифрового преображения».

Сейчас этим и занимаемся: улучшаем то, что было сделано. Расширили возможности KPI страницы продавца, создаем новые сервисы, автоматизируем самые востребованные заявки, интегрируем онлайн-оплату обеда в корпоративном кафе и исследуем новые возможности, например, внедряем мобильное приложение.

Совсем недавно силами IТ-команды разработали гибридное приложение, которое сочетает в себе элементы мобильной версии и нативного приложения. Часть потребностей решили реализовать с помощью push-уведомлений и использовать уже привычный для всех тап-бар (панель вкладок) как дополнительный элемент навигации.

Чем пользовались до интранета: инфодоски, рассылки, радио и смс

Инфодоски на этажах — здесь размещалась информация с продолжительным сроком годности: расписание тренингов на месяц, объявления и новости, список именинников на неделю, информация о скидках у партнеров. С появлением интранета количество инфодосок уменьшилось в 2 раза, а контент на доске обновляется примерно 1 раз в месяц.

Рассылка — ее получают сотрудники с рабочими местами и доступом к компьютеру. Сейчас мы ее используем как дополнительный канал коммуникаций.

Корпоративное радио — этот канал был только для здания Торгового дома на Кузнецком мосту и не охватывал другие объекты. Сейчас используем не чаще 1 раза в месяц.

SMS-сообщения — делаем рассылки всем сотрудникам по исключительно важным вопросам или отправляем определенной группе. Часть контента планируем перевести в push-уведомления. Отказываться полностью от этого канала не планируем.

С чего начинали интранет: от каскадного метода к гибким подходам

Работа по проектированию интранета проходила без сбора «болей». Мы точно знали, что необходимо переносить на Корпоративный портал в первую очередь. В момент проектирования многие сотрудники даже не знали, что это такое. За несколько лет наша компания сильно «омолодилась», пользователи освоили интранет и сейчас делятся своими идеями и предложениями по развитию.

Проект начинали традиционным методом waterfall (каскадный метод), но в процессе реализации пришлось быстро перестраиваться и почти на середине перешли на гибкое управление без изменения подхода к бюджету. Сейчас точно можно сказать, что это решение позволило преодолеть кризис и успешно завершить проект. В итоге интранет и его мобильная версия очень быстро встроились в нашу повседневную корпоративную жизнь и сейчас активно развиваются.

Топ-3 задачи проекта по созданию интранета

1. Перейти от инфостендов на этажах и подсобках в цифровое пространство
2. Предоставить каждому сотруднику прямой доступ к корпоративной информации
3. Создать диджитал-инструмент для продавцов

С первого рабочего дня продавец должен иметь инструмент контроля и управления своей продуктивностью и эффективностью. Важны простота в использовании и персонализация — возможность доносить корпоративную информацию, актуальную для конкретного продавца.

С какими трудностями столкнулись в проекте

ЦУМ — это мода, стиль и творчество, здесь нет фокуса на формализацию бизнес-процессов. 

Многие подразделения выполняют свои задачи по правилам, о которых не всегда можно узнать быстро, или не всегда можно найти нужного сотрудника.

На момент старта проекта опыта кросс-функциональных взаимодействий почти не было. Очень не хватало экспертных советов, обратной связи, технических специалистов. Это, кстати, участь многих внутренних проектов, когда приходится конкурировать с другими проектами за людей.

В проекте не было заказчика от бизнеса: никто в компании не верил, что с помощью корпоративного портала можно сделать рабочий инструмент для продавцов, и им будут пользоваться.

Для реализации подобных проектов, конечно, нужна поддержка топ-менеджмента, благоприятная среда для изменений, вовлеченность заинтересованных сотрудников и сплоченная команда проекта. Важно также упорство и настойчивость, уверенность в том, что вы делаете.

Как продвигали интранет

Продвижение у нас проходило в 4 волны:

1. Сначала провели презентацию новой системы руководству торгового персонала, пригласили в закрытую группу продавцов для тестирования
2. В день запуска отправили сотрудникам рассылку и sms-сообщение на личные мобильные телефоны с реквизитами для входа, запустили бизнес-процесс по автоматической отправке реквизитов доступа для новых сотрудников
3. Провели масштабную коммуникацию о новых возможностях
4. Дальше приходили на утренние собрания в торговые зоны и рассказывали продавцам о преимуществах использования системы, отвечали на вопросы, помогали войти в систему.

На продвижение нового инструмента мы затратили больше времени и усилий, чем на разработку. На опыте убедились, что это один из самых важных этапов.

Вам может быть интересно: 9 советов по продвижению интранета 

Каких результатов добились: от бумаги в диджитал

Мы перешли от «бумаги» в диджитал-инструмент, который объединяет нашу команду в одном цифровом пространстве.

С помощью интранета нам удалось разработать и внедрить комплекс сервисов для продавцов:

• сделать личный кабинет с автоматизированной системой управления продуктивностью и эффективностью (KPI)
• создать новый канал информирования о планах продаж и клиентских акциях.

Сократилась цепочка поставки информации в 2,5 раза. Коэффициент окупаемости (ROI) по оптимизации этой цепочки составил 304%, а сэкономленное время на всех этапах коммуникации составило 1 FTE (эквивалент полной занятости) ежемесячно.

Сейчас продавцы в любое время и в любом месте могут видеть 35+ личных показателей, а также показателей своих команд за день, месяц и сезон.

Мы разрабатывали личный кабинет продавца на портальных ресурсах с учетом новой системы мотивации для продавцов. После ее внедрения выручка увеличилась. При этом важно подчеркнуть, что переход на новую систему мотивации обычно сопровождается спадом результативности. Нам же удалось не только сохранить положительные значения, но и улучшить их.

По данным Яндекс.Метрики с февраля 2018-го KPI-страница продавца стала самой посещаемой после главной. Каждый продавец заходит на свою KPI-страницу ежедневно.

Что дало участие в Russian Intranet Awards

Срок подачи заявки был до конца года и совпал с очень напряженным периодом — стартом нового проекта, входом нового подрядчика, разработкой новых сервисов для портала и планированием бюджета на 2020. В такой ситуации совсем не до конкурса, но отказаться от фидбэка супер-профессионалов никак нельзя. Результат превзошел все ожидания: две номинации и одна личная, очень важная победа.

Участие в премии позволило еще раз задуматься: что было сделано, что не удалось, как можно было сделать иначе, почему все получилось. Это ценнейший опыт для новых и невероятных свершений, которые будут впереди.

9 советов как стать крутым интранет-лидером

1. Всегда думать о пользователях, смотреть на продукт их глазами, не забывать о бизнес-ценности
2. Постоянно развиваться в соответствии с трендами и развивать свой интранет
3. Быть в теме IT-активностей
4. Уделять время на общение с командой проекта, кураторами и другими заинтересованными лицами. Дружить с IТ (иначе все будет очень долго :))
5. Видеть цель и понимать пути ее достижения, уметь быстро меняться, находить компромиссы, договариваться
6. Быть погруженным в тему проектного управления, уметь вести переговоры, быть юридически подкованным, понимать общие вопросы IТ, знать корпоративный IТ-ландшафт
7. Обладать чувством стиля, уметь писать красиво, грамотно, понятно для пользователей и разработчиков
8. Уметь одновременно делать десять задач, погружаться в детали и одновременно видеть картину в целом
9. Быть настойчивыми. Быть позитивным всегда и во всем. Верить в свои силы!

Вам также будет интересно:

— Что отличает российских интранет-лидеров от менеджеров в других странах?
— М.Видео-Эльдорадо: как создавали лучший интранет в России
— РУСАЛ ОНЛАЙН: как сделать мобильный интранет для сотрудников

Нужно больше кейсов и вдохновения?

Напишите нам на intranet@rivelty.ru. Мы подберем классные примеры российских и зарубежных интранетов, расскажем как улучшить каналы внутренних коммуникаций и подскажем что делать, если вам и вашей команде нужен совет.