ОМК: как интранет помог оптимизировать расходы на аренду офисов на 66%

Объединенная металлургическая компания (ОМК) поставляет высококачественную металлургическую продукцию и комплексные решения для топливной энергетики, транспорта, строительства и др. Включает в себя шесть крупных предприятий металлургической и машиностроительной отраслей, одну из крупнейших в России вагоноремонтных компаний, металлосервисные и торговые сети. ОМК представлена в 34 регионах, в компании работает свыше 30 тысяч человек.

Карточка проекта

Задача

В конце 2019 года ОМК одной из первых среди производственных компаний опробовала гибридный график работы для офисных сотрудников. В период пандемии этот опыт помог компании быстро перевести весь офисный персонал на удаленную работу. Уже в конце 2020 года ОМК официально ввела гибридный график работы для сотрудников: им предоставили возможность полностью или частично работать вне офиса. В компании ушли от традиционных закреплённых рабочих мест в кабинетах, организовали пространства общего пользования.

В связи с этим потребовался сервис, который бы позволил:

• сотрудникам — получать актуальную информацию о доступных рабочих местах и забронировать их для краткосрочного использования в удобную дату;
• руководству — оценивать загрузку и востребованность рабочих мест, чтобы в дальнейшем оптимизировать затраты на аренду офисных помещений; минимизировать риски распространения инфекционных заболеваний в коллективе.

Решение

Готовые решения, которые представлены на рынке, не отвечали требованиям бизнес-системы: что-то было долго внедрять, что-то сложно интегрировать с корпоративными информационными системами.

Команда ОМК по цифровизации вышла с инициативой разработать подобный сервис самостоятельно «с нуля», под запросы компании. Опыт и компетенции коллег позволили реализовать этот проект в более сжатые сроки, чем было заложено изначально — за 6 месяцев вместо 8, при том, что уже через 4 недели разработали первые прототипы.

В процессе разработки применили гибкие методологии Scrum и Agile. Их же применяли к постановке бизнес-задач, которые стояли перед смежными службами. Благодаря этому получилось реализовать сервис и выполнить все поставленные задачи в самые короткие сроки.

Задача на разработку сервиса поступила от HR-департамента. С учётом его запросов, команда цифровых сервисов в течение первых двух недель работы над проектом предложила следующие решения:

• интеграцию данных пользователей между сервисом «ОМК Пространство», учётными HRM-системами и сервисом ОМК «Личный кабинет»;
• автоматическую систему импорта данных сотрудников из внешних систем (ОмниТрекер, отдельный список);
• систему ролей с различными правами доступа к разделам сервиса (администратор, пользователь);
• функционал бронирования для сотрудника и руководителя, позволяющий бронировать рабочие места для себя и подчиненных, управлять созданными бронями;
• личный кабинет администратора бронирования, в котором администратор может настраивать параметры рабочих мест;
• систему уведомлений о создании, изменении и отмене броней для сотрудников и их руководителей;
• подтверждение о посещении офиса по сделанной заявке через QR-код;
• выгрузку отчётности в табличном формате.

Через 2 недели появились первые прототипы системы бронирования. Ещё через две недели была разработана MVP-версия сервиса. Утвердив её вместе с внутренним заказчиком, команда по цифровизации вместе с внешней командой разработчиков реализовали техническую часть проекта. Особенность проекта — сжатые сроки, поэтому техническую часть разрабатывали параллельно с пользовательскими интерфейсами, итеративно, не каскадно. После первичного запуска проект дорабатывали.

Функционал сервиса бронирования рабочих мест

Календарь бронирования 

Возможность просматривать календарь бронирования рабочих мест на ближайшую неделю.

Календарь бронирования

Бронирование рабочего места

Возможность бронировать офисные рабочие места и переговорные с учётом необходимого оборудования, редактировать и удалять брони для сотрудника и его подчинённых с компьютера, а также мобильного телефона. На электронную почту пользователя приходят уведомления о подтверждении и изменении статуса брони с параметрами рабочего места (датой, временем, продолжительностью бронирования; расположением помещения на интерактивной карте; наличием оборудования на месте).

Процесс бронирования рабочего места

Интерактивная карта офиса

Можно просматривать интерактивную карту офиса и помещений для поиска своего рабочего места или нужного специалиста.

Интерактивная карта офиса с местами для бронирования

Доступ в офис по QR-коду

Возможность получать доступ к системе на рабочем месте в рамках забронированного времени с помощью сформированного QR-кода, который приходит на телефон сотрудника.

Выгрузка отчётности

Предусмотрели несколько форм онлайн-отчётности:

• по посещаемости сотрудником офиса, по длительности его пребывания и востребованности рабочих мест персоналом (% посещений по броням);
• по использованию офиса в разрезе структур, руководителей и сотрудников.

Данные можно выгружать в различных форматах для подготовки отчётности на уровне рабочих мест, сотрудников и подразделений.

Различные форматы подготовки отчётности в сервисе

Доступ к сервису с разных устройств

Для удобства пользователей, чтобы они могли управлять бронированием из любого места (в транспорте по дороге в офис, находясь на внешней встрече и пр.), разработали адаптивную версию сервиса для мобильных устройств. Теперь с помощью мобильного телефона в несколько кликов можно забронировать себе место в офисе, а также изменить или отменить бронь.

Интерфейс мобильной версии сервиса «ОМК Пространство»

Как продвигали новый сервис среди сотрудников

Обучающий ролик для сотрудников сервиса «ОМК Пространство»

Для продвижения нового сервиса среди сотрудников использовали разные инструменты:

• Прямая линия с руководством, где рассказали о новом формате работы и новом сервисе по бронированию рабочих мест. В ходе прямой линии детально ответили на все вопросы сотрудников.
• Массовые рассылки на корпоративную электронную почту о переходе на новые условия работы и запуске сервиса «ОМК Пространство».
• Групповое обучение сотрудников в формате онлайн.
• Две памятки: «Перед выходом в офис» — что нужно сделать для выхода на работу в офис: как зарегистрировать в новом сервисе, забронировать с его помощью рабочее место и прочее. «Памятка сотруднику» — как правильно сделать отметку о посещении, отсканировав QR-код; как решить спорный момент, если рабочее место забронировали сразу несколько сотрудников; на какой период можно бронировать рабочее место и прочее. Разместили их на корпоративном портале вместе с подробной инструкцией, как забронировать рабочее место.

Сложности при внедрении

Психологические 

С введением гибридного графика необходимо было выработать привычку у сотрудников перед посещением офиса обязательно бронировать рабочее место. Первое время у сотрудников были опасения, что им может не хватить места в офисе или они неправильно запланируют время брони с учётом выездных встреч и совещаний, или система даст сбой и невозможно будет попасть в офис. Но в первые недели работы системы бронирования рабочих мест многие опасения были сняты: сервис оказался простым, а забронировать, отменить или скорректировать место занимает меньше минуты. Функционал доступен и на мобильном телефоне, что позволяет забронировать место по дороге или рядом с офисом.

Технические

Разработка системы бронирования совпала с расширением компании. ОМК приобрела вагоноремонтную компанию, сотрудники которой сразу попали в периметр проекта. При этом интеграция баз данных двух компаний требовала времени. Разработчикам сервиса пришлось дополнительно решать вопрос, как оперативно добавить данные новых сотрудников в систему ОМК и обеспечить им доступ к сервису без изменения сроков запуска системы бронирования.

Результаты проекта

За 6 месяцев разработали собственную систему управления рабочим пространством для всех предприятий ОМК, которую администрируют самостоятельно владельцы сервиса (HR и административный департаменты) без привлечения программистов. Система интегрирована со всеми внутренними HR-системами и системами безопасности.

Несмотря на то, что до марта 2022 года эпидемиологическая ситуация не позволяла протестировать гибридный график в полную силу, количество постоянных пользователей системы ежемесячно (MAU) — не менее 1500 пользователей в головном офисе ОМК в Москве и на предприятиях в регионах. С отменой ковид-ограничений в марте 2022 офисные сотрудники ОМК смогли вернуться в офисы для постоянной работы — рост пользователей за первую неделю марта составил 217% по сравнению с аналогичным периодом февраля 2022 года.

Оценка от коллег — 7,5 баллов из 10 по результатам опроса 175 офисных сотрудников ОМК в течение первых недель после запуска сервиса бронирования.

Оптимизация расходов на аренду офисов на 66%. С помощью новой организации рабочих мест и запуска сервиса «ОМК Пространство» снизили нагрузку на офисы, за счёт этого получилось отказаться от аренды части помещений.

Управление сервисом без разработчиков. Интеграция с учётными системами позволила в автоматическом режиме создавать пользователей, присваивать нужный уровень для работы с сервисом. Это позволяет управлять сервисом без привлечения разработчиков.

Гибкое планирование рабочего дня. Сервис позволил сотрудникам гибко и продуктивно планировать рабочий день.

Минимизация риска распространения инфекционных заболеваний. На случай, если у кого-то из сотрудников обнаружено инфекционное заболевание, сервис позволяет отследить коллег «из зоны риска» — тех, кто сидел рядом с заболевшим, чтобы оповестить их и перевести на карантин.

Организация работы отдела по запросу. За счёт функции бронирования руководителем мест для себя и подчиненных легко организовать коллективную работу отдельного подразделения в нужный день.

Ориентирование в любом офисе. Интерактивная карта помещений позволяет легко ориентироваться в офисном помещении любого предприятия компании. Особенно это удобно для сотрудников, находящихся в командировке.

Доступ к сервису с любого устройства. Мобильная версия сервиса позволяет быстро бронировать рабочее место «полевым» сотрудникам: менеджерам отдела продаж, сервисным специалистам, сотрудникам отдела производства.

Правила использования материалов статьи

Любое использование изображений и данных из настоящей статьи возможно только со ссылкой на источник — «Ривелти.Интранет» — и ссылкой на эту статью — https://abazhur.rivelty.ru/case-omk/. Не допускается изменение данных и корректировка изображений. Подробнее о правилах использования.

Вам также может быть интересно:

• Почему важно заниматься продвижением интранета
• ПСБ: интранет с человеческим лицом