В аэропорту «Домодедово» работает 13 000 офисных и производственных сотрудников. 12 000 пользуются интранетом «Аура» с момента запуска, из них 5100 сотрудников делают это постоянно. То есть корпоративным порталом регулярно пользуются 40% — это хороший показатель.
Интранет «Домодедово» является победителем российских и международных конкурсов: Best Intranet Russia 2019, Intranet & Digital Workplace Awards 2019 и Digital Workplace Of The Year 2019.
Ольга Богомолова, руководитель управления знаниями и команды «Аура», рассказала, как команда пришла к таким показателям и дала рекомендации начинающим интранет-специалистам.
Далее — рассказ от лица Ольги.
Размер и состав интранет-команды
Я — лидер подразделения управления знаниями. С момента появления идеи о создании интранета отвечаю за этот продукт и все с ним связанные проекты. Мои стратегические задачи — выявление разрывов знаний и знаниевая поддержка стратегии компании; оперативные — внедрение новых инструментов или подходов, развитие экспертных сообществ и вовлечение сотрудников в выстраивание системы менеджмента знаний.
Структурно мы относимся к Стратегической группе аэропорта. В нашей команде 12 человек, внутри нее мы выделяем более маленькие команды.
Сотрудники, которые занимаются интранетом «Аура»
Первая команда — это аналитик управления знаниями, инженер по знаниям и специалисты, которые занимаются менеджментом знаний. Они анализируют и развивают интранет и курируют несколько знаниевых IT-проектов, которые мы делаем на платформе интранета. Например, интеграционные проекты интранета и отраслевых баз знаний.
Вторая команда занимается самим интранетом. В ней — команда разработки из трех программистов, контент-команда, руководитель проектов и дизайнер-иллюстратор. Он занимается веб-дизайном самого интранета, графическим и художественным сопровождением.
В контент-команде — два контент-дизайнера, главный редактор, специалист по продвижению интранета и связанных с ним технологических решений. Этот специалист отвечает за внутрикорпоративные связи нашей команды и других подразделений группы компаний, онлайн и офлайн продвижение.
Для чего используем интранет
Интранет — это один из элементов системы менеджмента знаний, а точнее ее инструмент. В виде IT-решений все процессы реализованы на интранет-портале «Аура». В интранете есть:
- база знаний с нормативными документами, лучшими практиками, внутрифирменным консультированием и Авиационной Энциклопедией Aviawiki
- деловая социальная сеть для обмена знаниями. Блогосфера нужна для развития коммуникаций и горизонтальных связей между сотрудниками
- система сбора и управления идеями как инструмент совместного создания знаний
- пространство для развития экспертных сообществ — отображение экспертов и проверка их компетенций
- ленты информирования сотрудников. Одна о том, что происходит внутри компании — люди, события, новости, анонсы об обновлениях портала. Вторая — новостная лента внешних СМИ для информирования сотрудников о событиях в отрасли и положении компании в медиаполе
- рабочие сервисы и work-life balance сервисы. К первым относятся HR-сервисы, управление проектами и улучшение регламентов. Ко вторым — бронирование переговорных, расписание транспорта, доска объявлений (корпоративное Avito), поиск вакансий и попутчиков
Также интранет используют для автоматизации бизнес-процессов. Это направление становится наиболее востребованным.
Как развиваем
Интранет доступен на стационарных компьютерах и терминалах удаленного доступа, расположенных на территории аэропорта.
Мы развиваем интранет как IT-решение и добавляем новые функции, сервисы, процессы и проекты. За реализацию первого отвечает архитектор портала. Второго — разработчики и руководитель проектов.
Сотрудники «Ауры» рассказывают об интранете в четырехминутном видео, демонстрация портала на 2:40 минуте
Также мы делаем проекты по заказу коллег. Приоритет отдаем тем, которые связаны с менеджментом знаний и юзабилити портала. Проекты других подразделений берем в работу в зависимости от сроков, которые стоят перед коллегами.
Во время последней реновации интранета мы перешли к стратегии сервисного подхода к сотруднику. Его мы воспринимаем как клиента, а каждое взаимодействие — как сервис для клиента.
Мы стандартизировали разработку пользовательских решений портала. То есть каждый разработчик не воспринимает новый заказ на разработку как изобретательскую деятельность, а пользуется универсальными функциями и модулями. Это ускорило разработку и упростило сопровождение портала.
Мы централизовали процесс сопровождения клиентов, начиная с момента заявки сотрудника на разработку, отслеживаем статусы и сроки. Клиент получает оперативную поддержку: техническую, по контенту и продвижению — в процессе использования портала. То есть клиент получает пакет услуг: хочешь PR-сообщество или промо-акцию — можешь запросить такую услугу.
Как продвигаем
Продвижение — отдельная функция.
Мы продвигаем весь интранет и его бренд, а также отдельные IT-решения в офлайне и в онлайне. Для IT-решений мы делаем айдентику, промоушн и выводим их как суббренды.
Мы обучаем сотрудников работать с порталом и отдельными его сервисами в офлайне. Участвуем в крупных корпоративных мероприятиях, где разворачиваем свою брендированную зону и ставим стенды с компьютерами. Вся наша команда знакомится и общается с сотрудниками аэропорта, показывает им интранет и помогает заполнить личные страницы. Часто к такому мероприятию мы запускаем новый функционал, который тут же рекламируем.
Брендированная зона интранета «Аура»
Также мы делаем самостоятельные кампании и сувенирную продукцию. Например, в прошлом году у нас была очередная реновация. В первый день выхода нового интранета мы развернули свои зоны в холлах офисов и общались с сотрудниками. Такие выходы очень полезны, так как это возможность дотянуться до каждого сотрудника, познакомиться с теми, кто видел нас только на фото или слышал только голос по телефону. Так мы говорим, что за виртуальным пространством есть команда живых людей, которая стремится сделать жизнь сотрудников удобнее и интереснее. Если после таких мероприятий у сотрудника появятся вопросы или сложности с работой в интранете, он не молча закроет портал, а позвонит или напишет нам.
Чего достигли
В 2018 году среднее количество уникальных пользователей в будний день составило 1430 человек, а в выходной — 330 человек. Среднее количество уникальных пользователей в месяц — 5135 человек. В январе 2019 мы побили рекорд посещаемости портала, хотя выходных дней было в два раза больше по сравнению с другими месяцами.
Среднее количество посетителей интранета в месяц с 2015 по 2018 год:
| Год | 2015 | 2016 | 2017 | 2018 |
| MAU | 987 | 2580 | 4563 | 5136 |
Рекомендации интранет-командам на старте проекта
- Если в вашей компании нет интранета, внедряйте его как проект управления изменениями. Определите стейкхолдеров, их потребности и задачи, выделите для каждого коммуникационные каналы и постоянно информируйте людей.
- На этапе разработки составьте план вовлечения сотрудников. Первый вход в интранет сделайте с пилотной группой. Это должны быть новаторы, за которыми последуют другие, более консервативные, сотрудники.
- Воспринимайте каждого сотрудника как внутреннего клиента, а свою работу как сервис.
- Развивайте интранет в том пространстве действий, где развитие каждого сотрудника пересекается с развитием компании.
- При реновациях учитывайте риск ассоциации со старым порталом.
- Демонстрируйте возможности и пользу интранета личным примером — это самое важное.
Ольга Богомолова, руководитель управления знаниями команды интранета «Аура».
В следующей статье расскажем о контенте и внутренних коммуникациях в «Домодедово».
Также вам могут быть интересны статьи:
- Три вида рассылок для продвижения интранета от Концерна «Калашников»
- Почему важно дать интранету имя и как это сделать
