«Макси» — это мультиформатный ритейлер, федеральный девелопер коммерческой и жилой недвижимости, а также дистрибьютор и поставщик товаров продовольственной группы.
Интранет-команда «Макси» на церемонии Russian Intranet Awards
| Название проекта | Интранет «МаксиПортал» |
| Команда проекта: 6 человек |
Елена Бычкова, идейный вдохновитель и заказчик Анна Лапина, product-manager Диана То́кач, frontend-разработчик Сергей Масленников, backend-разработчик Александра Батракова, тестировщик Теона Квачадзе, контент-менеджер |
| Продолжительность проекта |
MVP — 9 месяцев Общая длительность — 2 года 7 месяцев Февраль — апрель 2018 — исследования, разработка концепции Май — декабрь 2018 — разработка MVP-версии: новостная лента, справочник и поиск по нему, профиль, вакансии 18 декабря 2018 года — релиз MVP-версии В 2019 добавлены: лайки и комментарии к публикациям, сервис «Спасибо», персонализация, статистика на портале, мероприятия, вакансии, глоссарий, глобальный поиск, FAQ, база знаний, функция «Предложить новость», push-уведомления, опросы в публикациях и многое другое В 2020 добавлены: сервис ИТ-услуги, StoryBook, корпоративный университет, интеграция с обучающей платформой iSpring и Mirapolis, упоминания в комментариях, сервис «Командировки», сервис «Пропуска», доработка существующих модулей и возможностей редактора |
| Платформа |
Собственная разработка Стек технологий: React+Redux, Java, Spring Framework База данных: MySQL |
| Размер компании |
5900 сотрудников 5 регионов страны в Северо-Западном, Центральном и Приволжском федеральных округах Центральный офис расположен в Вологде |
| Награды проекта | Золото в главной номинации Russian Intranet Awards «Интранет года» |
Предпосылки к перезапуску интранета
Однажды мы поняли, что интранет компании «Макси» устарел:
- его нельзя использовать на личных устройствах, а доступ только через локальную сеть для сотрудников в офисах;
- невозможность развивать из-за устаревших технологий — дорабатывать что-то на текущем интранете не имело смысла;
- вместо сервисов — телефонный справочник в виде статичного списка и новостная лента;
- неактуальный контент, который редко обновлялся;
- нет полноценной обратной связи от пользователей.
Выглядел устаревший интранет вот так:
Задачи проекта
Внутренние бизнес-заказчики (HR, ИТ) инициировали создание современного, доступного всем сотрудникам интранета, который решал бы следующие задачи:
- экономия времени сотрудников:
- на поиск информации — интранет должен был стать единым каналом трансляции информации и повышать её доступность;
- на рутинных операциях: ускорить оформление справок для сотрудников, пропусков, командировок и заявок на ИТ-услуги и подобное;
- развитие коммуникаций между сотрудниками, в том числе горизонтальных связей;
- формирование единой и достоверной информации о бизнес-процессах для сотрудников, упрощение поиска информации;
- повышение уровня прозрачности деятельности компании — развитие вовлеченности сотрудников в жизнь компании;
- оптимизация процесса адаптации новых сотрудников.
Новая главная страница интранета
Этапы реализации проекта
Если коротко рассказывать о ходе проекта, команда прошла следующие этапы реализации:
- провели исследование болей целевых аудиторий (опросы и интервью с пользователями);
- составили карту пользовательских историй;
- сформировали видение проекта (ответили на вопросы «как интранетом будут пользоваться», «что изменится в жизни сотрудника», «что изменится в жизни компании»);
- разработали концепцию с учетом болей пользователей, гипотез и бенчмарков;
- определили цели и критерии успешности проекта;
- собрали команду;
- реализовали mvp-версию за 9 месяцев.
За основу нового интранета для ПК и мобильных устройств использовали концепцию социальной сети — узнаваемой и понятной для пользователей.
Встал вопрос реализации. Мы не смогли найти на рынке техническое решение, которое полностью бы соответствовало требованиям будущего интранета. Рассматривали адаптацию готового продукта, но решили разрабатывать с нуля. Мы понимали, что нам нужно развивать компетенции в реализации кастомных продуктов под веб для создания в будущем высоконагруженных проектов типа интернет-магазин Макси. Интранет был отличной площадкой для развития собственных компетенций в веб-разработке на выбранной нами платформе (React JS).
Раздел «Справочник»
Сложности реализации
Первая и самая большая сложность, с которой мы столкнулись, — поиск специалистов в Вологде. Мы в команде ценим друг друга и понимаем важность слаженной работы, то, как она влияет на конечный продукт.
Другая часть сложностей заключалась в технической разработке:
- «Гид по компании» — сложная нагруженная система, при реализации которой разработчики получили большой опыт;
- выбор текстового редактора: пробовали самописные редакторы, сейчас используем вторую версию редактора на основе DraftJS;
- создание и редактирование таблиц в редакторе — проблема, с которой нам так и не удалось справиться, поэтому в ближайшее время планируем бесшовную миграцию на внешний сервис для увеличения функционала редактора;
- загрузка больших файлов — применили сложное в реализации решение, но справились;
Поиск в интранете
- доработка глобального поиска, улучшение алгоритмов. Для этого мы применяем новые знания, смекалку и логику и постепенно приближаемся к совершенству. Шаг за шагом;
- «Справочник сотрудников» мы переписали 3 раза, реализовали интеграцию с внутренним корпоративным ПО. И только на третий раз всё получилось идеально — так, как мы хотели;
- обновления прав — очень долго добивались реализации в автоматическом режиме. Раньше, чтобы права вступили в силу, пользователю нужно было заново авторизоваться;
- сервис «Командировки» содержит столько нюансов, что на реализацию только mvp-версии мы потратили 5 месяцев. Конечно, в качестве альтернативы рассматривали интеграцию с внешним сервисом, но подходящих нам готовых решений на рынке найти не удалось.
Третья сложность — в налаживании взаимодействия со смежными подразделениями, например, с отделом программного обеспечения. Этот отдел занимается реализацией нашего корпоративного внутреннего ПО. Во время реализации интеграции с интранетом коллеги затягивали сроки, возникали недопонимания, но в результате мы нашли подход к коллегам и успешно реализовали запланированные работы.
Новогодняя открытка с QR-кодом, который ведет в интранет
Еще одна важная сложность — вовлечение новых пользователей в интранет. Для решения этой задачи мы пробовали совершенно разные подходы: на новогодние открытки для детей сотрудников добавили QR-код, с помощью которого можно было посмотреть видеопоздравление от Деда мороза в интранете. Кроме того, самым активным пользователям интранета мы регулярно дарим подарки. Например, ежеквартально определяем победителя по количеству полученных «Спасибо».
Один из сервисов портала: оформления временных пропусков
Результаты проекта
Команда проекта создала интранет, который отвечает всем целям бизнеса и запросам пользователей. И продолжает развиваться: добавляются новые фичи и сервисы.
Мы хотим, чтобы портал стал «любимым местом» для сотрудников компании, где они могли бы быстро и удобно находить нужную информацию, решать рабочие и около рабочие задачи, лучше узнавать себя и компанию.
Если говорить о числовых показателях, можно назвать такие:
- экономия денежных средств компании — 8 448 311 ₽ в год:
- на автоматизации бизнес-задач — 105 907 ₽ в год;
- на поиске информации по бизнес-процессам — 716 830 ₽ в год;
- на поиске информации в FAQ — 13 517 ₽ в год;
- на поиске информации в остальных разделах — 7 612 057 ₽ в год.
- увеличение показателей посещаемости интранета:
уникальных пользователей в месяц
уникальных пользователей в день
глубина просмотра
- повышение удобства интранета и удовлетворенности пользователей:
- прирост новых пользователей увеличился в 1,7 раз;
- снижение среднего время создания заявки благодаря сервисам;
- повышение вовлеченности пользователей в 1,8 раз;
- увеличение количества заявок в 1,8 раз от прогнозируемого;
- увеличение количества вернувшихся пользователей на 9%.
- повышение актуальности размещаемой информации. Теперь каждый сотрудник может актуализировать данные, благодаря кнопке «Предложить исправления».
Развитие проекта
Проект продолжает развиваться. Ключевая задача на ближайшее время — реализовать мессенджер на базе интранета для развития коммуникаций внутри компании.
Статуэтка Russian Intranet Awards. 1-е место в номинации «Интранет года» — команда «Макси»
Комментарии членов жюри Russian Intranet Awards
Организатор интранет-оскара Intranet and Digital Workplace Awards и конференции Digital Employee Experience в StepTwo
Anna and the team have delivered a fully functional intranet. Well designed, delivered lots of features and functionality and they demonstrated a good understanding of how to run and implement a successful project. Promotional materials were some of the best I have seen, the QR code from Santa for employees children is a gimmick, but a great indicator of how much effort the team has put in.
Владелец интранета М.Видео-Эльдорадо, победитель Russian Intranet Awards 2020 в номинации «Интранет года» и Intranet and Digital Workplace Awards
Интранет как продукт! Прекрасный пример коллаборации ИТ и HR. Сбалансированная команда, выдающийся лидер, постоянная поставка ценности, эксперименты и циклы обратной связи — вот путь к выдающимся решениям. Именно через подобные проекты происходит настоящая Agile-трансформация. Круто!
Руководитель направления по ИТ-консультированию, экс-руководитель управления знаниями аэропорта «Домодедово», победитель трех международных конкурсов.
Молодцы! Цельно, системно, связано, настоящий продуктовый подход. Кажется, результаты — большая заслуга команды и лидера. Красивый и в хорошем смысле сложный проект!
Больше о Russian Intranet Awards
Итоги #RIawards 2021: лучшие проекты, команды и интранет-лидер
Полный фотоотчет с церемонии смотрите на странице премии в Фейсбуке
Лучшие кейсы и статьи о премии
Хотите принять участие в следующем году?
Напишите нам на awards@rivelty.ru, и мы сообщим о старте приема заявок.
Подробнее о премии читайте на сайте Russian Intranet Awards, а также подписывайтесь на нашу рассылку и следите за нами в группе «Интранет-абажурная» в Фейсбуке.
