Издание об интранете, корпоративном ТВ и диджитал-каналах внутренних коммуникаций

Лучший интранет по итогам Russian Intranet Awards 2021. Кейс Макси: экономия на рутинных задачах 8,5 млн рублей в год

«Макси» — это мультиформатный ритейлер, федеральный девелопер коммерческой и жилой недвижимости, а также дистрибьютор и поставщик товаров продовольственной группы.

2021-03-18 RIA 386-min.jpg

  Интранет-команда «Макси» на церемонии Russian Intranet Awards

Название проекта Интранет «МаксиПортал»
Команда проекта: 6 человек Елена Бычкова, идейный вдохновитель и заказчик
Анна Лапина, product-manager
Диана То́кач, frontend-разработчик
Сергей Масленников, backend-разработчик
Александра Батракова, тестировщик
Теона Квачадзе, контент-менеджер
Продолжительность проекта MVP — 9 месяцев

Общая длительность — 2 года 7 месяцев

Февраль — апрель 2018 — исследования, разработка концепции

Май — декабрь 2018 — разработка MVP-версии: новостная лента, справочник и поиск по нему, профиль, вакансии

18 декабря 2018 года — релиз MVP-версии

В 2019 добавлены: лайки и комментарии к публикациям, сервис «Спасибо», персонализация, статистика на портале, мероприятия, вакансии, глоссарий, глобальный поиск, FAQ, база знаний, функция «Предложить новость», push-уведомления, опросы в публикациях и многое другое

В 2020 добавлены: сервис ИТ-услуги, StoryBook, корпоративный университет, интеграция с обучающей платформой iSpring и Mirapolis, упоминания в комментариях, сервис «Командировки», сервис «Пропуска», доработка существующих модулей и возможностей редактора
Платформа Собственная разработка
Стек технологий: React+Redux, Java, Spring Framework
База данных: MySQL
Размер компании 5900 сотрудников

5 регионов страны в Северо-Западном, Центральном и Приволжском федеральных округах

Центральный офис расположен в Вологде
Награды проекта Золото в главной номинации Russian Intranet Awards «Интранет года»

Предпосылки к перезапуску интранета

Однажды мы поняли, что интранет компании «Макси» устарел:

  1. его нельзя использовать на личных устройствах, а доступ только через локальную сеть для сотрудников в офисах;
  2. невозможность развивать из-за устаревших технологий — дорабатывать что-то на текущем интранете не имело смысла;
  3. вместо сервисов — телефонный справочник в виде статичного списка и новостная лента;
  4. неактуальный контент, который редко обновлялся;
  5. нет полноценной обратной связи от пользователей.

Выглядел устаревший интранет вот так:

14_Портал до реновации.jpg

Задачи проекта

Внутренние бизнес-заказчики (HR, ИТ) инициировали создание современного, доступного всем сотрудникам интранета, который решал бы следующие задачи:

  1. экономия времени сотрудников:
  • на поиск информации — интранет должен был стать единым каналом трансляции информации и повышать её доступность;
  • на рутинных операциях: ускорить оформление справок для сотрудников, пропусков, командировок и заявок на ИТ-услуги и подобное;
  1. развитие коммуникаций между сотрудниками, в том числе горизонтальных связей;
  2. формирование единой и достоверной информации о бизнес-процессах для сотрудников, упрощение поиска информации;
  3. повышение уровня прозрачности деятельности компании — развитие вовлеченности сотрудников в жизнь компании;
  4. оптимизация процесса адаптации новых сотрудников.
1_Главная.png

Новая главная страница интранета

Этапы реализации проекта

Если коротко рассказывать о ходе проекта, команда прошла следующие этапы реализации:

  1. провели исследование болей целевых аудиторий (опросы и интервью с пользователями);
  2. составили карту пользовательских историй;
  3. сформировали видение проекта (ответили на вопросы «как интранетом будут пользоваться», «что изменится в жизни сотрудника», «что изменится в жизни компании»);
  4. разработали концепцию с учетом болей пользователей, гипотез и бенчмарков;
  5. определили цели и критерии успешности проекта;
  6. собрали команду;
  7. реализовали mvp-версию за 9 месяцев.

За основу нового интранета для ПК и мобильных устройств использовали концепцию социальной сети — узнаваемой и понятной для пользователей.

Встал вопрос реализации. Мы не смогли найти на рынке техническое решение, которое полностью бы соответствовало требованиям будущего интранета. Рассматривали адаптацию готового продукта, но решили разрабатывать с нуля. Мы понимали, что нам нужно развивать компетенции в реализации кастомных продуктов под веб для создания в будущем высоконагруженных проектов типа интернет-магазин Макси. Интранет был отличной площадкой для развития собственных компетенций в веб-разработке на выбранной нами платформе (React JS).

2_Справочник.png

Раздел «Справочник»

Сложности реализации

Первая и самая большая сложность, с которой мы столкнулись, — поиск специалистов в Вологде. Мы в команде ценим друг друга и понимаем важность слаженной работы, то, как она влияет на конечный продукт.

Другая часть сложностей заключалась в технической разработке:

  1. «Гид по компании» — сложная нагруженная система, при реализации которой разработчики получили большой опыт;
  2. выбор текстового редактора: пробовали самописные редакторы, сейчас используем вторую версию редактора на основе DraftJS;
  3. создание и редактирование таблиц в редакторе — проблема, с которой нам так и не удалось справиться, поэтому в ближайшее время планируем бесшовную миграцию на внешний сервис для увеличения функционала редактора;
  4. загрузка больших файлов — применили сложное в реализации решение, но справились;
9_Поиск.png

Поиск в интранете

  1. доработка глобального поиска, улучшение алгоритмов. Для этого мы применяем новые знания, смекалку и логику и постепенно приближаемся к совершенству. Шаг за шагом;
  2. «Справочник сотрудников» мы переписали 3 раза, реализовали интеграцию с внутренним корпоративным ПО. И только на третий раз всё получилось идеально — так, как мы хотели;
  3. обновления прав — очень долго добивались реализации в автоматическом режиме. Раньше, чтобы права вступили в силу, пользователю нужно было заново авторизоваться;
  4. сервис «Командировки» содержит столько нюансов, что на реализацию только mvp-версии мы потратили 5 месяцев. Конечно, в качестве альтернативы рассматривали интеграцию с внешним сервисом, но подходящих нам готовых решений на рынке найти не удалось.

Третья сложность — в налаживании взаимодействия со смежными подразделениями, например, с отделом программного обеспечения. Этот отдел занимается реализацией нашего корпоративного внутреннего ПО. Во время реализации интеграции с интранетом коллеги затягивали сроки, возникали недопонимания, но в результате мы нашли подход к коллегам и успешно реализовали запланированные работы.

Снимок экрана 2021-03-24 в 23.05.26-min.png

Новогодняя открытка с QR-кодом, который ведет в интранет

Еще одна важная сложность — вовлечение новых пользователей в интранет. Для решения этой задачи мы пробовали совершенно разные подходы: на новогодние открытки для детей сотрудников добавили QR-код, с помощью которого можно было посмотреть видеопоздравление от Деда мороза в интранете. Кроме того, самым активным пользователям интранета мы регулярно дарим подарки. Например, ежеквартально определяем победителя по количеству полученных «Спасибо».

6_Заявка на временный пропуск-2.png

Один из сервисов портала: оформления временных пропусков

Результаты проекта

Команда проекта создала интранет, который отвечает всем целям бизнеса и запросам пользователей. И продолжает развиваться: добавляются новые фичи и сервисы.

Мы хотим, чтобы портал стал «любимым местом» для сотрудников компании, где они могли бы быстро и удобно находить нужную информацию, решать рабочие и около рабочие задачи, лучше узнавать себя и компанию.

imgonline-com-ua-convertFimx0BVk9UIO.jpg

Если говорить о числовых показателях, можно назвать такие:

  1. экономия денежных средств компании — 8 448 311 ₽ в год:
  • на автоматизации бизнес-задач — 105 907 ₽ в год;
  • на поиске информации по бизнес-процессам — 716 830 ₽ в год;
  • на поиске информации в FAQ — 13 517 ₽ в год;
  • на поиске информации в остальных разделах — 7 612 057 ₽ в год.
  1. увеличение показателей посещаемости интранета:
+82%

уникальных пользователей в месяц

+75%

уникальных пользователей в день

+46%

глубина просмотра

  1. повышение удобства интранета и удовлетворенности пользователей:
  • прирост новых пользователей увеличился в 1,7 раз;
  • снижение среднего время создания заявки благодаря сервисам;
  • повышение вовлеченности пользователей в 1,8 раз;
  • увеличение количества заявок в 1,8 раз от прогнозируемого;
  • увеличение количества вернувшихся пользователей на 9%.
  1. повышение актуальности размещаемой информации. Теперь каждый сотрудник может актуализировать данные, благодаря кнопке «Предложить исправления».

Развитие проекта

Проект продолжает развиваться. Ключевая задача на ближайшее время — реализовать мессенджер на базе интранета для развития коммуникаций внутри компании.

Снимок экрана 2021-03-24 в 23.12.14-min.png

Статуэтка Russian Intranet Awards. 1-е место в номинации «Интранет года» — команда «Макси»

Комментарии членов жюри Russian Intranet Awards

Кэтрин Гренфэлл
Организатор интранет-оскара Intranet and Digital Workplace Awards и конференции Digital Employee Experience в StepTwo

Anna and the team have delivered a fully functional intranet. Well designed, delivered lots of features and functionality and they demonstrated a good understanding of how to run and implement a successful project. Promotional materials were some of the best I have seen, the QR code from Santa for employees children is a gimmick, but a great indicator of how much effort the team has put in.



Егор Петров
Владелец интранета М.Видео-Эльдорадо, победитель Russian Intranet Awards 2020  в номинации «Интранет года» и Intranet and Digital Workplace Awards

Интранет как продукт! Прекрасный пример коллаборации ИТ и HR. Сбалансированная команда, выдающийся лидер, постоянная поставка ценности, эксперименты и циклы обратной связи — вот путь к выдающимся решениям. Именно через подобные проекты происходит настоящая Agile-трансформация. Круто!






Ольга Богомолова
Руководитель направления по ИТ-консультированию, экс-руководитель управления знаниями аэропорта «Домодедово», победитель трех международных конкурсов.

Молодцы! Цельно, системно, связано, настоящий продуктовый подход. Кажется, результаты — большая заслуга команды и лидера. Красивый и в хорошем смысле сложный проект!






Больше о Russian Intranet Awards

Итоги #RIawards 2021: лучшие проекты, команды и интранет-лидер

Полный фотоотчет с церемонии смотрите на странице премии в Фейсбуке

Лучшие кейсы и статьи о премии

Хотите принять участие в следующем году?

Напишите нам на awards@rivelty.ru, и мы сообщим о старте приема заявок.

Подробнее о премии читайте на сайте Russian Intranet Awards, а также подписывайтесь на нашу рассылку и следите за нами в группе «Интранет-абажурная» в Фейсбуке.

#riawards #интранет #интранеткейсы #интранетлидер
Статьи на тему
Кейс РН-БашНИПИнефть: симбиоз классического и мобильного интранетов
Кейс РН-БашНИПИнефть: симбиоз классического и мобильного интранетов
Серебряная «Интранет-команда» по итогам Russian Intranet Awards 2021
Церемония награждения Russian Intranet Awards 2021: как это было
Церемония награждения Russian Intranet Awards 2021: как это было
Лучшие проекты, команды и лидеры отрасли! Смотрите, как прошла церемония награждения главной интранет-премии в России
Итоги Russian Intranet Awards 2021
Итоги Russian Intranet Awards 2021
Лучшие интранеты, сильные команды и лидеры индустрии — кто победил в главной российской интранет-премии и как прошло награждение Russian Intranet Awards?
9 причин участвовать в Russian Intranet Awards
9 причин участвовать в Russian Intranet Awards
Победители прошлых лет и члены жюри рассказали, что получают участники премии Russian Intranet Awards. Признание, новые возможности, укрепление личного бренда и ...