Аудит — это анализ интранета, работа с целевой аудиторией и бенчмаркинг. Нужно ли включать в аудит все эти услуги или или только их часть, мы определяем вместе с заказчиком. Обычно проводим аудит перед разработкой концепции реновации интранета. А также, когда клиенты хотят определить текущее состояние корпоративного портала и им нужен взгляд со стороны, когда интранет неудобен, в нем невозможно найти информацию или сотрудники им не пользуются.
Анализ текущего состояния интранета
Чтобы посмотреть на корпоративный портал свежим взглядом, мы приезжаем на места работы сотрудников: на завод, в офис продаж или магазин — и оцениваем работу интранета на устройствах персонала. Мы делаем выводы об удобстве использования сервисов и навигации, смотрим на язык изложения и оформление контента. Особое внимание уделяем ключевым разделам, например, главной странице, телефонному справочнику и личному кабинету.
Бывает, интранет компании — это не один корпоративный портал, а несколько. Это может быть связано с внутренней структурой компании. В этом случае мы анализируем каждый из них в отдельности и составляем общую картину.
Также мы отдельно запрашиваем статистику посещаемости интранета, HR-данные компании и другие внутренние материалы.
Определение задач интранета
Этот этап делится на 2 части.
Первый — это проведение глубоких интервью с ключевыми подразделениями заказчика. Для этого мы приезжаем в офис и лично опрашиваем владельцев и совладельцев интранета о текущих кейсах использования и выясняем, какие процессы можно автоматизировать, какую информацию необходимо донести до пользователей. Узнаем с какими трудностями сталкиваются заказчики при работе в интранете. Также оцениваем роль интранета в сравнении с другими каналами коммуникации.
На втором этапе мы исследуем опыт сотрудников, как пользователей интранета. Стремимся опросить людей из разных подразделений, филиалов и городов. В этом нам помогает метод персон (о нем — в следующей статье). По возможности проводим интервью на рабочих местах: узнаем, какими устройствами пользуются сотрудники, как на них работает интранет, какие задачи он закрывает.
Собранную информацию мы обрабатываем и определяем задачи нового интранета и инструменты для их решения для каждого из сегментов целевой аудитории.
Бенчмаркинг
Бенчмарк — это своего рода медосмотр, диагностика интранета. Он помогает не допустить серьезных проблем в будущем, поэтому должен проводиться регулярно.
Мы проводим бенчмарк в партнерстве с IntraTeam, Дания. Сравниваем интранет заказчика с 250+ международными и 100+ российскими компаниями по 26 критериям: стратегии развития, вовлеченности руководства, коммуникации, интеграции, мобильности, HR-функциям, поиску, навигации, контенту, оценке эффективности, аналитике посещаемости и другим. Мы оцениваем состояние корпоративного портала и сравниваем со средними значениями в сфере деятельности компании и лучшими практиками отрасли.
Также мы выделяем день на анкетирование. Для этого приезжаем к заказчику и помогаем ответить команде на 300 вопросов про интранет. Идеально, когда на встрече присутствуют владелец интранета и вся интранет-команда, ключевые бизнес-заказчики, представители ИТ и информационной безопасности.
Отчет c рекомендациями
На выходе мы готовим отчет о текущем состоянии интранета и рекомендации по его улучшению. Примерная структура отчета.
1. Текущий статус интранета:
- оценка состояния интранета в составе диджитал коммуникаций компании
- текущие задачи интранета
- результаты анализа статистики посещаемости интранета и HR-данных
- результаты бенчмаркинга по 4-5 срезам и оценка уровня зрелости как интранета в целом, так и по каждому критерию
- SWOT-анализ: плюсы, минусы, возможности, риски развития интранета компании.
2. План по развитию интранета и рекомендации:
- требования к новому интранету от владельцев и совладельцев
- описание ключевых категорий пользователей интранета: их портреты, задачи и каналы коммуникаций
- рекомендации для улучшения интранета по каждому из 26 критериев бенчмарка и дополнительно в зависимости от текущих проблем в интранете.
Если нужно, мы помогаем представить результаты аудита топ-менеджерам. Для этого из большого отчета на 70–90 страниц оставляем 10–15.
Результаты аудита — это вводная для подготовки концепции реновации интранета. Все детали мы отражаем в отчете. В нем наглядно показаны плюсы и минусы интранета. Так клиенты понимают, какие направления нужно поддерживать или развивать дальше, а от каких стоит отказаться.
Если у вас остались вопросы, напишите нам на intranet@rivelty.ru и мы покажем примеры отчетов.
Это цикл статей для клиентов о том, как мы работаем. Он состоит из нескольких частей:
Часть 1. Консультация
Часть 2. Аудит интранета
Часть 3. Метод персон
Часть 4. Бенчмарк
Часть 5. Выступления
Часть 6. Концепция
