Издание об интранете, корпоративном ТВ и диджитал-каналах внутренних коммуникаций

Автор:

  • Команда проекта внедрения корпоративного портала МФЦ «Мои документы»

Редактор:

  • Ксения Лазукова

Кейс Центра государственных услуг «Мои Документы»: единое цифровое пространство для 11 000 сотрудников

О компании и пользователях

Центры предоставления государственных услуг «Мои Документы» являются единой точкой доступа к госуслугам по всей стране. Команда Центров постоянно работает над автоматизацией и цифровизацией своих сервисов: сегодня количество государственных услуг в Центрах превышает 280, при этом 98% из них предоставляются без привязки к месту жительства.

Самая большая нагрузка ложится на Центры госуслуг Москвы, которые обслуживают максимальное количество граждан. В 135 московских Центрах работает более 11 000 человек, и до недавнего времени для них не было создано единого цифрового пространства.

Общая информация о Центрах госуслуг и категориях сотрудников

Проблемы и предпосылки проекта

Потребность в наличии качественного решения для интранета назрела в Центрах госуслуг уже давно. Уровень коммуникации между сотрудниками был низким. Передача знаний не была встроена в процессы компании как основная практика, а ежедневные бизнес-процессы не были автоматизированы.

  • Управление знаниями. Отсутствовала база знаний для консультаций посетителей. Информация для ответов на запросы хранилась разрозненно: локально на компьютерах или даже в виде распечаток.
  • Коммуникации. У сотрудников не было единого пространства, в котором они могли бы общаться и решать текущие вопросы. Также отсутствовал единый справочник контактов.
  • Работа с персоналом. Не хватало инструмента для автоматизации HR-процессов, чтобы разгрузить специалистов отдела кадров. Отсутствовала система мотивации персонала, которая помогла бы справиться с высокой текучкой.
  • Рутина. Не были автоматизированы основные бизнес-процессы, в которые вовлечено большое количество сотрудников.

30%

сотрудников тратят на поиски информации 60+ минут в день

70%

сотрудников коммуницируют через почту и телефон


65%

сотрудников хранят документы локально на своих компьютерах или в распечатанном виде

43%

сотрудников не умеют совместно работать с файлами

Задачи интранета

  • Создать единую точку коммуникаций для сотрудников московских Центров
  • Систематизировать разрозненные знания
  • Повысить социальную ответственность персонала
  • Автоматизировать расчёт KPI
  • Обеспечить прозрачный процесс карьерного роста персонала
  • Транслировать ценности и новости организации

Профиль интранета

Для решения обозначенных задач был создан корпоративный портал на платформе Битрикс24. Благодаря интеграции между личным кабинетом, базой знаний, в которой хранится более 10 000 записей, а также внутренней социальной сетью и другими корпоративными системами, удалось добиться полного погружения каждого сотрудника в информационное и культурное пространство организации.

Модули, разработанные специально для корпоративного портала, позволяют регулярно рассказывать о добрых делах, которые совершают сотрудники Центров госуслуг, непрерывно проводить конкурсы и мероприятия, нацеленные на повышение вовлечённости персонала.

Доступ к интранету есть у 100% сотрудников московских Центров.

Ключевая функциональность

Личный кабинет

В Личном кабинете сотрудника содержатся следующие данные:

  • общая информация (ФИО, фото, должность, контакты)
  • информация о датах отсутствия сотрудника на рабочем месте и о том, кто замещает его в этот период
  • место в структуре организации

Также в Личном кабинете можно ознакомиться с приказом «Правила карьерного роста», схемой карьерного роста и подать заявку на обучение.

Главная страница

Главная страница — это агрегатор важных новостей организации. Здесь собраны ключевые события, объявления и важные для Центров даты. Размещать информацию на этой странице без премодерации может только пресс-центр, а комментировать и ставить лайки постам — любой сотрудник от директора до оператора.

Отдельно представлен блог директора, где от первого лица рассказывается о стратегии организации, планах и результатах её работы.

На экране есть виджет перехода в личный кабинет, информация о выходе новых сотрудников, мероприятиях и днях рождения коллег.

МФЦ

Главная страница корпоративного портала

Раздел «Конкурсы»

Корпоративный портал поощряет сотрудников к участию в конкурсах. Вся информация о грядущих мероприятиях доступна на специально созданной странице портала.

Результаты конкурсов не только становятся частью корпоративной культуры, но также повышают лояльность сотрудников компании и дают материал для формирования кадрового резерва.

На корпоративном портале размещён специальный таймлайн с анонсами конкурсов и турнирная таблица с системами оценки заявок.

МФЦ

Конкурсы на корпоративном портале

Раздел «Мои добрые дела»

В разделе «Мои добрые дела» сотрудники в свободной форме рассказывают о своих достижениях в сфере высокого сервиса. Эта часть портала нацелена на повышение социальной ответственности и улучшение качества обслуживания в Центрах госуслуг.

Сотрудники могут проголосовать за понравившиеся добрые истории и тем самым повлиять на их положение в общем рейтинге.

Раздел «Мои добрые дела» на корпоративном портале

База знаний

В базе знаний каждый сотрудник может найти информацию практически по любому рабочему вопросу. Она постоянно улучшается и дополняется.

Здесь можно найти релевантный регламент или шаблон документа по каждой услуге. На отдельной странице представлены полные названия органов исполнительной власти.

Информацию можно искать с помощью поиска по ключевым словам или по категориям. Если статья была обновлена, возле неё отображается специальное уведомление, а если в базе нет нужной статьи, сотрудники могут легко создать её.

База знаний на корпоративном портале Центров госуслуг

Вакансии

В разделе «Вакансии» сотрудник может посмотреть актуальные вакансии и отправить своё резюме на любую из них. В разделе настроен поиск по отделам и должностям.

МФЦ

Сервис «Вакансии» на корпоративном портале

Контакты

В этом разделе можно найти сотрудника с помощью фильтров и поиска. На корпоративном портале появилась удобная структура филиалов, а специальное меню с отделами и блоками помогает ориентироваться в организационной структуре и делает её прозрачной.

Эффективность

На интерактивной карте отображаются показатели эффективности Центров госуслуг по дивизионам и округам. Есть возможность отследить показатели в динамике, сравнив два квартала между собой. Информация собирается с помощью систем электронной очереди и основывается на оценках посетителей, времени ожидания и общем количестве обслуживаний.

МФЦ

Интерактивная карта Центров по округам

Длительность и этапы проекта

Таймлайн

Продвижение

На каждом этапе внедрения проекта проводили демонстрацию функциональности ключевым сотрудникам, а также совместное тестирование корпоративного портала с вовлечением специалистов компании-интегратора и ответственных лиц со стороны Центров госуслуг.

Для работников были созданы обучающие материалы, а дизайн портала был кастомизирован и брендирован, чтобы передавать ценности и фирменный стиль «Моих документов».

Портал привлекает внимание своей функциональностью и удобством, что помогает в ежедневной операционной и проектной деятельности.

МФЦ

Пример информационной рассылки про корпоративный портал

Результаты проекта

  • В 2 раза сократилось время сотрудников на поиск информации
  • 30% вакансий стали закрывать внутренними силами
  • В 2 раза сократили ресурсы по сбору обратной связи от сотрудников за счёт централизованных опросов

В результате редизайна в 2022 году:

  • Улучшился показатель использования корпоративного портала и его разделов
  • Ускорился процесс нахождения контактов и определения принадлежности сотрудника к подразделениям в оргструктуре
  • Оптимизирована работа корпоративного портала, в результате чего ускорена загрузка информации


79%

MAU

134

отделения имеют доступ к корпоративному порталу

10 000

статей в базе знаний


Особой популярностью у сотрудников пользуется база знаний. Это значит, что они действительно научились сохранять и использовать знания, необходимые в работе.

Сегодня проект находится в стадии активного развития — расширяются возможности обучения, готовится к запуску мобильная версия корпоративного портала.

Интранет-команда

Интранет-лидер

  • Наталья Балина, руководитель проекта, Центр государственных услуг «Мои документы»

Команда IT-разработчика и интегратора HOPPER IT

  • Наталья Краснобаева, генеральный директор HOPPER IT , куратор и один из идеологов проекта 
  • Владимир Фазулиянов, руководитель проекта

Почему нужно участвовать в премии RIawards

Участие в премии помогает не только заново взглянуть на свой проект и увидеть новые горизонты для его развития: премия придаёт ценность той работе, которую вы провели. Вашим коллегам будет приятно, если проект получит высокие оценки, ведь сегодня все хотят работать в современной компании с лучшими ИТ-решениями.


Правила использования материалов статьи

Любое использование изображений и данных из настоящей статьи возможно только со ссылкой на источник — «Ривелти.Интранет» — и ссылкой на эту статью — https://abazhur.rivelty.ru/case-my-documents/. Не допускается изменение данных и корректировка изображений. Подробнее о правилах использования.


Что ещё почитать

#интранет #интранеткейсы #riawards
Статьи на тему
Бенчмаркинг вашего интранета и цифрового опыта сотрудников
Бенчмаркинг вашего интранета и цифрового опыта сотрудников
Инструмент для анализа «здоровья» интранета и разработки плана / концепции / стратегии развития корпоративного портала, диджитал воркплейса или даже диджитал-опыта сотрудников (DEX)
Ривелти.Интранет в Екатеринбурге: итоги 2022
Ривелти.Интранет в Екатеринбурге: итоги 2022
3600 экспертных часов на реализацию проектов для наших клиентов, 2400 неравнодушных часов на развитие индустрии и поддержку сообщества, 3400 часов на внутренние процессы, обучение, управление знаниями и команду
Экспертный обзор интранет-продуктов с оценкой команды Ривелти.Интранета
Экспертный обзор интранет-продуктов с оценкой команды Ривелти.Интранета
Подробный гид по ИТ-продуктам для интранета, уникальный для российского рынка
Интранет, внутренние коммуникации и диджитал-опыт сотрудников. Результаты исследования 74 компаний России и СНГ
Интранет, внутренние коммуникации и диджитал-опыт сотрудников. Результаты исследования 74 компаний России и СНГ
Выжимка результатов седьмого ежегодного интранет-исследования