Издание об интранете, корпоративном ТВ и диджитал-каналах внутренних коммуникаций

Редакторы:

Персонализация vs. настройка прав доступа к контенту

Персонализация в интранете — это отображение контента и инструментов для сотрудников в зависимости от их должности, функции, стажа, географии, роли в проектах (определение Nielsen Norman Group). Персонализация позволяет экономить время пользователя на доступ к информации и сервисам, актуальным его городу и функции, при этом не ограничивает сотрудника в доступе к контенту и инструментам, для сотрудников из другого города или функции. Объясню на примере: пользователь из Москвы в первую очередь видит информацию о ДМС клиниках в Москве, но если захочет, то может посмотреть такие клиники в любом другом городе присутствия компании.

Кто использует персонализацию

Согласно нашему исследованию 120 компаний в 2020 году об опыте использования интранетов в России, количество компаний, которые используют персонализацию в интранете, составляет 30% и ещё столько же планируют ее в ближайшие 1,5 года.

imgonline-com-ua-convertXmnyzPZEZwXM.jpg

30% компаний в России используют персонализацию

Чаще других персонализируют отображение контента и сервисов крупные компании и корпорации. Статистика персонализации в зависимости от размера организации:

6%

у компаний с численностью до 1000 сотрудников

33%

у компаний с численностью 10 000+ сотрудников

Критерии персонализации

Каждая компания прорабатывает критерии персонализации в зависимости от задач интранета. Здесь может быть несколько параметров и довольно сложные схемы.

Примеры критериев персонализации:

  • Стаж сотрудника. По этому критерию будет показываться контент для новичков в первые месяцы работы.

imgonline-com-ua-convertt3v6haevXKuZ.jpg

Персональный блок в Личном кабинете сотрудника в ритейл компании

  • Должность и наличие подчиненных. Например, для руководителей в личном кабинете отображаются графики отпусков, статусы присутствия и дни рождения подчиненных.

imgonline-com-ua-convertigJQ2YUQ4AoM.jpg

График отсутствия подчиненных в Личном кабинете руководителя, металлургическая компания, Россия

  • Офис, где работает сотрудник. Например, в Москве на Маяковской или Новослободской
  • Филиал/ дивизион/ предприятие или другая крупная структурная единица в компании
  • Вид бизнеса или бизнес-функции. Например, розничный или малый бизнес
  • Юридическое лицо. Например, дочерние компании
  • География. Например, город или страна в международных компаниях.

imgonline-com-ua-convertaMm6tivmLQMh.jpg

Ферреро, FMCG, международная компания, 29 000+ сотрудников. Пример персонализации

Слева: Домашняя страница интранета отображается на итальянском языке, язык автоматически настраивается, исходя из информации, которая указана в профиле сотрудника.

Справа: Для сотрудников на фабриках в качестве стартовой открывается страница интранета с локальными контентом на 10 языках. Персонализация по должности сотрудника (офис или фабрика) и географии.

Чем отличается персонализация от настройки прав доступа

Настройка прав доступа к контенту — это ограничение доступа к контенту по определенным правилам. В этом случае мы не подбираем наиболее релевантный контент для пользователя, а в принципе принимаем решение — какие страницы и сервисы он может видеть и использовать в интранете.

Часто эти ограничения зависят от требований безопасности и корпоративной культуры, принятых в организации.

Контент, к которому часто ограничивают доступ:

  • Разделы с информацией для использования только внутри подразделения (рабочие области подразделения). Доступны только сотруднику подразделения по ссылке при наличии доступа.
  • Документы и справочники с ограничением доступа по причинам информационной безопасности
  • Льготы для разных категорий сотрудников
  • Локальные мероприятия и корпоративы

Ограничение доступа и персонализация — что выбрать

Важно понимать, что сотрудникам для решения их бизнес-задач может понадобиться информация, которая на первый взгляд не соответствует их роли, географической или организационной принадлежности. Например, информация об офисе в другом городе или локальные новости, когда сотрудник в командировке.

Ограничение доступа Персонализация
Льготы и бенефиты для сотрудников На странице сотрудник видит только адреса клиник и фитнес-залы, которые находятся в его городе.

Информация по другим городам ему недоступна, так как городов очень много и сотрудники часто ошибаются при поиске
При открытии страницы в общем списке льгот, сотруднику открывается блок про льготы в его городе.

При желании, он может посмотреть условия для всех других городов, чтобы понять, что все сотрудники в компании находятся в равных условиях.
Шаблоны HR-заявлений В разделе HR-подразделения размещены шаблоны популярных документов для подачи заявлений

В зависимости от того, к какому филиалу относится сотрудник, он видит релевантный ему набор шаблонов без возможности доступа к другим документам.

До ограничения доступа, сотрудники использовали некорректные шаблоны, что приводило к ошибкам и увеличивало нагрузку на HR-специалистов.
В личном кабинете для сотрудника собраны шаблоны HR-заявлений, актуальные для его роли. У него также есть возможность посмотреть все шаблоны документов для других ролей в компании.

Чтобы действительно упростить доступ к информации, нужно с осторожностью подходить к персонализации и правам доступа к контенту, регулярно собирать обратную связь от сотрудников и следить, чтобы критерии персонализации и ограничения доступа были актуальны.

Команда Ривелти.Интранет будет рада помочь с проработкой критериев персонализации разделов и сервисов для вашего интранета. Оставить заявку


#интранет #интранетзнания
Статьи на тему
Результаты Intranet & Digital Workplace Awards 2021
Результаты Intranet & Digital Workplace Awards 2021
Поздравляем ДОМ.РФ, Банк ПСБ, НЛМК с победой в международном интранет-оскаре
Что такое диджитал-комфорт
Что такое диджитал-комфорт
Собрали сразу два десятка определений понятия «диджитал-комфорт». Какое ближе вашей команде?
Кейс РН-БашНИПИнефть: симбиоз классического и мобильного интранетов
Кейс РН-БашНИПИнефть: симбиоз классического и мобильного интранетов
Серебряная «Интранет-команда» по итогам Russian Intranet Awards 2021
8 причин почему нельзя пропустить Ривелти.Конф 2021
8 причин почему нельзя пропустить Ривелти.Конф 2021
Мнение интранет-эксперта и организатора конференции Елены Богдановой