Издание об интранете, корпоративном ТВ и диджитал-каналах внутренних коммуникаций

Автор:

  • Евгения Михайлова

Редакторы:

  • Любовь Мамаева
  • Арина Горина

Кейс РН-БашНИПИнефть: симбиоз классического и мобильного интранетов

Серебряная «Интранет-команда» по итогам Russian Intranet Awards 2021

РН-БашНИПИнефть — это научный исследовательский и проектный институт Роснефти, который проектирует полный цикл разработки и обустройства основных месторождений компании и является разработчиком наукоёмкого программного обеспечения.

В компании 3200 сотрудников, которые работают в 2 регионах страны — Республика Башкортостан и ХМАО. Центральный офис расположен в Уфе.

intranet-rosneft-9.jpg

Представители команды «РН-БашНИПИнефть» на церемонии Russian Intranet Awards 2021 с серебряной наградой в номинации «Интранет-команда»


Команда проекта Дмитрий Каштанов, Интранет-лидер

Оксана Манылова, Тим лид команды web-разработки

Эльвина Агишева, Станислав Архипов, Frontend-разработчики

Дина Арсланова, Web-дизайнер

Сергей Протасов, Сергей Башлыков, Backend-разработчики

Кристина Ишмиева, аналитик-тестировщик

Алексей Сидоров, разработчик баз данных

Евгения Михайлова, Product Content Manager

Анна Шафикова, Юлия Кочеткова, Айгуль Ягудина, контент-менеджеры
Сроки проекта MVP Портала 2.0 — 9 месяцев

Январь — март 2020: проведение исследований, разработка концепции.

Март 2020: реализована новая концепция интранета, разработан новый дизайн.

Конец 2020 года: увеличено количество внутренних сервисов до 30 бизнес-процессов.

MVP мобильного приложения RN.Assistant — 2 недели

27.03.2020 выпущена первая MVP-версия приложения: сервис авторизации, новостная лента.

С апреля по конец 2020 года реализованы такие разделы: «Вопросы и ответы», «Справочник работников», модуль «Моё состояние», раздел «Замечания и предложения с формой обратной связи», «Мессенджер», «Производственный календарь», «Командировки», раздел с настройками профиля и пуш-уведомления.
Платформа Собственная разработка.
Стек технологий интранета: VeuJS + С# + MySQL
Стек технологий мобильного приложения: VeuJS + Python + ReactNative

Предпосылки и задачи перезапуска интранета

Потребность в улучшении интранета нарастала с увеличением количества бизнес-процессов в компании и их цифровизацией.

Появились новые требования к функционированию подразделений, подаче и обработке заявок (многие заявки были на бумажных носителях), получению доступа к файлам и документам. Всё больше пользователей хотело изменить и оптимизировать работу интранета.

Мы видели острую необходимость качественно повысить UI/UX, расширить сервисы цифровых услуг, сократить непроизводительное время, интегрировать портал с системой постановки задач для работников, а также иметь возможность видеть, как та или иная информация обрабатывается работниками, предоставить им каналы обратной связи для связи с руководством.

intranet-rosneft-3.jpg

Старая версия интранета компании «РН-БашНИПИнефть»

Нашей главной целью было создание единого информационного пространства, интегрированного с системами кадрового учёта и мобильным приложением. Мы хотели создать пространство с личным кабинетом и персонализированной главной страницей интранета, подключить универсальный поиск, автоматизировать бумажные бизнес-процессы (заказ справок, согласование командировок, получение доступа к ресурсам), а подписи руководителей заменить на электронные согласования.

События 2020 года «подстегнули» нас объёмнее посмотреть на задачу «переформатирования» портала. Так накануне объявленной в стране самоизоляции мы успели разработать и запустить корпоративное мобильное приложение RN.Assistant.

Реализация

Подготовка старта

После предварительного одобрения реализации проекта «Портал 2.0» была сформирована концепция нового интранета: дизайнер подготовил макеты, предложил новый вариант пользовательских настроек.

Мы провели демонстрацию возможностей Портала 2.0 топ-менеджменту компании, собрали и внедрили замечания, и проект получил «старт в жизнь».

Мотивация команды была построена на идее — мы создаём собственный интересный проект, который будет востребован коллективом.

Имея в штате института мобильных разработчиков, которые работали над программным обеспечением для производственных служб, заняться собственным мобильным приложением для интранета не хватало времени. Но новая реальность и надвигающаяся пандемия «сыграли на руку».

intranet-rosneft-4.jpg

Сервисы «Новости», «Горячая линия» и «Календарь» в мобильном приложении

Мобильная версия интранета

В начале марта 2020 года мы поняли, что мир стремительно меняется, и экстренно начали разрабатывать мобильную ленту (первую версию мобильного интранета). Двадцать пятого марта начался локдаун, а уже 27 марта в App Store и Google Play можно было скачать мобильную версию нашего интранета. Каждый работник мог пройти идентификацию и оставаться на связи с компанией.

Благодаря мобильному приложению мы сохранили единство команды. Наши работники оставались в курсе всех новостей, как в регионе, так и в компании.

В самом начале мобильное приложение было нужно для создания информационной среды в условиях самоизоляции, после — для проверки, все ли рабочие сервисы и удалённые доступы функционируют.

intranet-rosneft-5.jpg

Сервис «Моё состояние»

Но главным в мобильном приложении стал сервис ежедневного мониторинга «Моё состояние». Данный сервис собирает информацию о самочувствии сотрудника и формате его работы. Его внедрение позволило значительно снизить количество времени, чтобы руководители держали руку на пульсе здоровья каждого работника, могли оказать ему поддержку и медицинскую помощь в рамках программы «Добровольного медицинского страхования».

Доступные сервисы в мобильном приложении: сквозной поиск по порталу и приложению, push-уведомления, внутренний мессенджер для оперативного обмена информацией, раздел «FAQ», телефонный справочник, «Командировки 2.0».

Информация не дублируется в приложении, а загружается из тех же источников данных, откуда они выводятся в веб-версии интранета.

Главная страница, сервис командировок, личный кабинет сотрудника

Веб-версия интранета

Работая над веб-версией, мы стремились внедрить максимум полезного функционала. Причём так, чтобы инструменты были компактными, удобными и всегда под рукой.

Мы разработали более 30 сервисов для веб-версии в формате MVP, которые включают в себя контроль задач сотрудника, заявки на транспорт, командировки, хранение различной кадровой документации, техническое и сервисное обслуживание и многое другое. Единое информационное пространство охватило все сферы деятельности организации:

  1. «Новости» повышают доступность новостей и объявлений компании из любой точки мира.
  2. «Справочник» и универсальный полнотекстовый поиск сокращают время на поиск нужной информации и номеров телефонов сотрудников.
  3. «Мессенджер» даёт возможность оперативно связаться с коллегой через справочник сотрудника и внутренний корпоративный мессенджер.
  4. «Производственный календарь» помогает найти информацию по праздничным и рабочим дням.
  5. «Замечания и предложения» дают возможность направить предложение об улучшении функциональности.
  6. Личный кабинет даёт доступ к персонализированной информации, которая необходима в ежедневной деятельности сотрудников.
  7. «Виртуальная доска почёта», на которой размещаются лучшие работники по итогам работы месяца.
  8. Система оценивания работников позволяет оценить сотрудников по результатам их работы в отчётном месяце.

Была структурирована система шаблонов и бланков, информация по справочнику и переработана информационная лента (добавлены лайки, комментарии и возможность поделиться новостью в рабочем чате). И самое главное — взят курс на интеграцию самых важных функций с мобильным приложением.

intranet-rosneft-9.jpg

Встречи в удалённом формате

Организация процесса работы

Мы не прибегали к помощи сторонних провайдеров. Разработка велась собственными силами. Над проектом работала команда, в которую вошли интранет-лидер, проектные менеджеры, дизайнер, разработчики, аналитики, контент-менеджеры.

Мы использовали различные методы и подходы: были внедрены ежедневные пятнадцатиминутные встречи, раз в две недели проводилось планирование с командой разработки. Каждые две недели проходили демо-показы для фокус-группы со сбором обратной связи. Всё в удалённом формате.

Разработкой занимались две команды: одна команда разрабатывала интранет, вторая занималась развитием мобильного приложения. Обе команды работали в связке и синхронизировались.

Разработка начиналась с понимания необходимого функционала, который мог бы облегчить жизнь пользователя. Определялись ресурсы, продолжительность, возможные сложности при реализации и ценность, которую несёт разрабатываемый функционал. Если все критерии в той или иной мере соблюдались, команда приступала к реализации функционала. После разработки модуля проводились тестирование и отладка работоспособности модуля, после этого — релиз.

Если реализация интранета 2.0 заняла 9 месяцев, то мобильное приложение было разработано в кратчайшие сроки. Первая версия мобильного приложения выпущена всего за 2 недели!

Стоимость проекта

Разработка интранета и мобильного приложения собственными силами позволяет существенно сэкономить денежные средства.

Разработка подобных проектов ведётся командой из 3-4 специалистов. Она включает в себя проектную деятельность, аналитику, создание дизайна, Backend, Frontend, проработку архитектуры, тестирование и соблюдение требований информационной безопасности. При нашем опросе внешнего рынка стоимость специалистов подобного профессионального уровня составила 3000 рублей/час и выше, что существенно превышало затраты при внутренней разработке.

Также необходимо учесть, что помимо экономии денежных средств, особое внимание уделялось экономической и информационной безопасности. В случае внутренней разработки риск минимален, так как вся работа осуществляется в соответствии с внутренними нормативами безопасности. Данный аспект сложно измерить в денежном эквиваленте, но риски информационной безопасности сегодня могут привести к высоким потерям.

intranet-rosneft-10.jpg

Результаты проекта

Нам удалось создать единое информационное пространство, произошёл качественный переход от бумажного документооборота к электронным процессам. Раньше на оформление и согласование заявок «на бумаге» уходило от 30 минут до 1-2 дней. После автоматизации экономия времени составляет от 50% до 75%.

По запросу пользователей в определённые разделы выкладывается необходимая информация — это экономит время на поиск нужных документов. Создаётся и ведётся уникальная база знаний и материалов, предоставляя быстрый доступ сотрудников к необходимой информации. Интранет становится крупным локальным цифровым хранилищем информации.

98%

сотрудников имеют доступ к веб-версии портала, 2% не имеют доступа в связи с организационными ограничениями

96%

сотрудников имеют доступ к мобильному приложению, 4% не имеют доступа из-за устаревших моделей телефонов или операционных систем

Интранет позволяет создавать разделы, к которым имеют доступ определённые группы специалистов, что позволяет обмениваться и делиться информацией (материалы), а также вести совместное редактирование файлов.

В интранете реализован функционал создания «Wiki-разделов», которые позволяют накапливать опыт и обмениваться лучшими практиками при реализации проектов. Данный сервис в значительной мере способствует развитию компетенций пользователей.

Мобильное приложение RN.Assistant является продолжением интранета, которое позволяет получить доступ к цифровым сервисам в любой точке планеты без привязки к рабочему месту. Линейка сервисов продолжает расширяться, так как мобильность всегда будет являться преимуществом. В случае увольнения сотрудника доступ к приложению автоматически прекращается.

imgonline-com-ua-convertFimx0BVk9UIO.jpg

Выученные уроки

Сроки реализации проекта

При запуске новых проектов необходимо закладывать дополнительный коэффициент увеличения времени ~ 1,3 с учётом неопределённости требования к продукту.

Сроки публикации мобильных приложений в AppStore и Google Play

В AppStore и Google Play плавающие сроки проверки приложения. Эти сроки еще и могут увеличиваться. Наше приложение прошло проверку меньше, чем за неделю: первая публикация — PlayMarket — 5 дней, AppStore — 6 дней.

Поток идей

Все полученные идеи необходимо структурировать и обязательно своевременно давать всем пользователям обратную связь. Для фиксации идей мы пользовались презентациями, отрисованными макетами, мозговыми штурмами, протоколами с совещаний (с идеями), разделом «Инициативы» на портале, разделом «Замечания и предложения» в мобильном приложении.

Высыпаться и соблюдать запланированный режим дня

Обязательно необходимо соблюдать ранее выстроенный режим дня, даже если происходит аврал. Реализация масштабного проекта — это не спринт, а скорее марафон, стоит заранее распределить силы на всю дистанцию и быть стойким.

Нужно быть смелыми

Не бояться рисковать и воплощать идеи в жизнь. На самом старте проекта нам казалось, что в условиях пандемии работать и оперативно согласовывать этапы проектов будет невозможно, но благодаря вовлечённости руководства института и проектной группы — всё удалось сделать даже лучше, чем мы планировали.

Комментарии членов жюри Russian Intranet Awards



imgonline-com-ua-convertrrz2XaW35zdK.jpg
Сэм Маршалл
Основатель Clearbox Consulting, член жюри Intranet and Digital Workplace Awards и Interact Intranet Awards

The team are to be congratulated for how quickly they moved to create a comprehensive mobile app for intranet in response to the pandemic.








imgonline-com-ua-convert9s5FfeyFFSmt.jpg
Шерон О’Деа
Диджитал-консультант и со-основатель Lithos Partners, член жюри Digital Impact Awards

Great example of a team reacting swiftly to challenges of the pandemic, shifting focus to mobile. Clear agility in developing requirements (eg health tracker) and in team working. Impressive take-up/results.







Кэтрин Гренфэлл
Организатор интранет-оскара Intranet and Digital Workplace Awards и конференции Digital Employee Experience в StepTwo

A rock-solid implementation that covers all the bases with some nice features including IT requests, a wall of fame. Both health tracker and mobile version demonstrated an excellent adaptation to changing needs with the pandemic.








Егор Петров
Владелец интранета М.Видео-Эльдорадо, победитель Russian Intranet Awards 2020  в номинации «Интранет года» и Intranet and Digital Workplace Awards

Интранет, который делает компанию лучше. В условиях ограниченных ресурсов команда смогла сделать настоящий продукт. Выбранные методы управления позволили сбалансировать проблему ресурсов.




Больше о Russian Intranet Awards

Итоги #RIawards 2021: лучшие проекты, команды и интранет-лидер

Полный фотоотчет с церемонии смотрите на странице премии в Фейсбуке

Лучшие кейсы и статьи о премии

Хотите принять участие в следующем году?

Напишите нам на awards@rivelty.ru, и мы сообщим о старте приема заявок.

Подробнее о премии читайте на сайте Russian Intranet Awards, а также подписывайтесь на нашу рассылку и следите за нами в группе «Интранет-абажурная» в Фейсбуке.

#интранет #интранеткейсы #riawards
Статьи на тему
Как заполнить заявку на Russian Intranet Awards, чтобы победить
Как заполнить заявку на Russian Intranet Awards, чтобы победить
Как рассказать о своем проекте так, чтобы он стал победителем Russian Intranet Awards? Советы от организаторов первой экспертной интранет-премии
ПСБ: интранет с человеческим лицом
ПСБ: интранет с человеческим лицом
Лучшая интранет-команда Russian Intranet Awards и золотой победитель международного интранет-оскара Intranet and Digital Workplace Awards 2021
Конференция неравнодушных коммуникаций Ривелти.Конф 2021: как это было
Конференция неравнодушных коммуникаций Ривелти.Конф 2021: как это было
Краткие итоги Конференции неравнодушных коммуникаций Ривелти.Конф 2021
Что такое диджитал-комфорт
Что такое диджитал-комфорт
Собрали сразу два десятка определений понятия «диджитал-комфорт». Какое ближе вашей команде?