Серебряная «Интранет-команда» по итогам Russian Intranet Awards 2021
РН-БашНИПИнефть — это научный исследовательский и проектный институт Роснефти, который проектирует полный цикл разработки и обустройства основных месторождений компании и является разработчиком наукоёмкого программного обеспечения.
В компании 3200 сотрудников, которые работают в 2 регионах страны — Республика Башкортостан и ХМАО. Центральный офис расположен в Уфе.
Представители команды «РН-БашНИПИнефть» на церемонии Russian Intranet Awards 2021 с серебряной наградой в номинации «Интранет-команда»
| Команда проекта |
Дмитрий Каштанов, Интранет-лидер Оксана Манылова, Тим лид команды web-разработки Эльвина Агишева, Станислав Архипов, Frontend-разработчики Дина Арсланова, Web-дизайнер Сергей Протасов, Сергей Башлыков, Backend-разработчики Кристина Ишмиева, аналитик-тестировщик Алексей Сидоров, разработчик баз данных Евгения Михайлова, Product Content Manager Анна Шафикова, Юлия Кочеткова, Айгуль Ягудина, контент-менеджеры |
| Сроки проекта |
MVP Портала 2.0 — 9 месяцев Январь — март 2020: проведение исследований, разработка концепции. Март 2020: реализована новая концепция интранета, разработан новый дизайн. Конец 2020 года: увеличено количество внутренних сервисов до 30 бизнес-процессов. MVP мобильного приложения RN.Assistant — 2 недели 27.03.2020 выпущена первая MVP-версия приложения: сервис авторизации, новостная лента. С апреля по конец 2020 года реализованы такие разделы: «Вопросы и ответы», «Справочник работников», модуль «Моё состояние», раздел «Замечания и предложения с формой обратной связи», «Мессенджер», «Производственный календарь», «Командировки», раздел с настройками профиля и пуш-уведомления. |
| Платформа |
Собственная разработка. Стек технологий интранета: VeuJS + С# + MySQL Стек технологий мобильного приложения: VeuJS + Python + ReactNative |
Предпосылки и задачи перезапуска интранета
Потребность в улучшении интранета нарастала с увеличением количества бизнес-процессов в компании и их цифровизацией.
Появились новые требования к функционированию подразделений, подаче и обработке заявок (многие заявки были на бумажных носителях), получению доступа к файлам и документам. Всё больше пользователей хотело изменить и оптимизировать работу интранета.
Мы видели острую необходимость качественно повысить UI/UX, расширить сервисы цифровых услуг, сократить непроизводительное время, интегрировать портал с системой постановки задач для работников, а также иметь возможность видеть, как та или иная информация обрабатывается работниками, предоставить им каналы обратной связи для связи с руководством.
Старая версия интранета компании «РН-БашНИПИнефть»
Нашей главной целью было создание единого информационного пространства, интегрированного с системами кадрового учёта и мобильным приложением. Мы хотели создать пространство с личным кабинетом и персонализированной главной страницей интранета, подключить универсальный поиск, автоматизировать бумажные бизнес-процессы (заказ справок, согласование командировок, получение доступа к ресурсам), а подписи руководителей заменить на электронные согласования.
События 2020 года «подстегнули» нас объёмнее посмотреть на задачу «переформатирования» портала. Так накануне объявленной в стране самоизоляции мы успели разработать и запустить корпоративное мобильное приложение RN.Assistant.
Реализация
Подготовка старта
После предварительного одобрения реализации проекта «Портал 2.0» была сформирована концепция нового интранета: дизайнер подготовил макеты, предложил новый вариант пользовательских настроек.
Мы провели демонстрацию возможностей Портала 2.0 топ-менеджменту компании, собрали и внедрили замечания, и проект получил «старт в жизнь».
Мотивация команды была построена на идее — мы создаём собственный интересный проект, который будет востребован коллективом.
Имея в штате института мобильных разработчиков, которые работали над программным обеспечением для производственных служб, заняться собственным мобильным приложением для интранета не хватало времени. Но новая реальность и надвигающаяся пандемия «сыграли на руку».
Сервисы «Новости», «Горячая линия» и «Календарь» в мобильном приложении
Мобильная версия интранета
В начале марта 2020 года мы поняли, что мир стремительно меняется, и экстренно начали разрабатывать мобильную ленту (первую версию мобильного интранета). Двадцать пятого марта начался локдаун, а уже 27 марта в App Store и Google Play можно было скачать мобильную версию нашего интранета. Каждый работник мог пройти идентификацию и оставаться на связи с компанией.
Благодаря мобильному приложению мы сохранили единство команды. Наши работники оставались в курсе всех новостей, как в регионе, так и в компании.
В самом начале мобильное приложение было нужно для создания информационной среды в условиях самоизоляции, после — для проверки, все ли рабочие сервисы и удалённые доступы функционируют.
Сервис «Моё состояние»
Но главным в мобильном приложении стал сервис ежедневного мониторинга «Моё состояние». Данный сервис собирает информацию о самочувствии сотрудника и формате его работы. Его внедрение позволило значительно снизить количество времени, чтобы руководители держали руку на пульсе здоровья каждого работника, могли оказать ему поддержку и медицинскую помощь в рамках программы «Добровольного медицинского страхования».
Доступные сервисы в мобильном приложении: сквозной поиск по порталу и приложению, push-уведомления, внутренний мессенджер для оперативного обмена информацией, раздел «FAQ», телефонный справочник, «Командировки 2.0».
Информация не дублируется в приложении, а загружается из тех же источников данных, откуда они выводятся в веб-версии интранета.
Главная страница, сервис командировок, личный кабинет сотрудника
Веб-версия интранета
Работая над веб-версией, мы стремились внедрить максимум полезного функционала. Причём так, чтобы инструменты были компактными, удобными и всегда под рукой.
Мы разработали более 30 сервисов для веб-версии в формате MVP, которые включают в себя контроль задач сотрудника, заявки на транспорт, командировки, хранение различной кадровой документации, техническое и сервисное обслуживание и многое другое. Единое информационное пространство охватило все сферы деятельности организации:
- «Новости» повышают доступность новостей и объявлений компании из любой точки мира.
- «Справочник» и универсальный полнотекстовый поиск сокращают время на поиск нужной информации и номеров телефонов сотрудников.
- «Мессенджер» даёт возможность оперативно связаться с коллегой через справочник сотрудника и внутренний корпоративный мессенджер.
- «Производственный календарь» помогает найти информацию по праздничным и рабочим дням.
- «Замечания и предложения» дают возможность направить предложение об улучшении функциональности.
- Личный кабинет даёт доступ к персонализированной информации, которая необходима в ежедневной деятельности сотрудников.
- «Виртуальная доска почёта», на которой размещаются лучшие работники по итогам работы месяца.
- Система оценивания работников позволяет оценить сотрудников по результатам их работы в отчётном месяце.
Была структурирована система шаблонов и бланков, информация по справочнику и переработана информационная лента (добавлены лайки, комментарии и возможность поделиться новостью в рабочем чате). И самое главное — взят курс на интеграцию самых важных функций с мобильным приложением.
Встречи в удалённом формате
Организация процесса работы
Мы не прибегали к помощи сторонних провайдеров. Разработка велась собственными силами. Над проектом работала команда, в которую вошли интранет-лидер, проектные менеджеры, дизайнер, разработчики, аналитики, контент-менеджеры.
Мы использовали различные методы и подходы: были внедрены ежедневные пятнадцатиминутные встречи, раз в две недели проводилось планирование с командой разработки. Каждые две недели проходили демо-показы для фокус-группы со сбором обратной связи. Всё в удалённом формате.
Разработкой занимались две команды: одна команда разрабатывала интранет, вторая занималась развитием мобильного приложения. Обе команды работали в связке и синхронизировались.
Разработка начиналась с понимания необходимого функционала, который мог бы облегчить жизнь пользователя. Определялись ресурсы, продолжительность, возможные сложности при реализации и ценность, которую несёт разрабатываемый функционал. Если все критерии в той или иной мере соблюдались, команда приступала к реализации функционала. После разработки модуля проводились тестирование и отладка работоспособности модуля, после этого — релиз.
Если реализация интранета 2.0 заняла 9 месяцев, то мобильное приложение было разработано в кратчайшие сроки. Первая версия мобильного приложения выпущена всего за 2 недели!
Стоимость проекта
Разработка интранета и мобильного приложения собственными силами позволяет существенно сэкономить денежные средства.
Разработка подобных проектов ведётся командой из 3-4 специалистов. Она включает в себя проектную деятельность, аналитику, создание дизайна, Backend, Frontend, проработку архитектуры, тестирование и соблюдение требований информационной безопасности. При нашем опросе внешнего рынка стоимость специалистов подобного профессионального уровня составила 3000 рублей/час и выше, что существенно превышало затраты при внутренней разработке.
Также необходимо учесть, что помимо экономии денежных средств, особое внимание уделялось экономической и информационной безопасности. В случае внутренней разработки риск минимален, так как вся работа осуществляется в соответствии с внутренними нормативами безопасности. Данный аспект сложно измерить в денежном эквиваленте, но риски информационной безопасности сегодня могут привести к высоким потерям.
Результаты проекта
Нам удалось создать единое информационное пространство, произошёл качественный переход от бумажного документооборота к электронным процессам. Раньше на оформление и согласование заявок «на бумаге» уходило от 30 минут до 1-2 дней. После автоматизации экономия времени составляет от 50% до 75%.
По запросу пользователей в определённые разделы выкладывается необходимая информация — это экономит время на поиск нужных документов. Создаётся и ведётся уникальная база знаний и материалов, предоставляя быстрый доступ сотрудников к необходимой информации. Интранет становится крупным локальным цифровым хранилищем информации.
сотрудников имеют доступ к веб-версии портала, 2% не имеют доступа в связи с организационными ограничениями
сотрудников имеют доступ к мобильному приложению, 4% не имеют доступа из-за устаревших моделей телефонов или операционных систем
Интранет позволяет создавать разделы, к которым имеют доступ определённые группы специалистов, что позволяет обмениваться и делиться информацией (материалы), а также вести совместное редактирование файлов.
В интранете реализован функционал создания «Wiki-разделов», которые позволяют накапливать опыт и обмениваться лучшими практиками при реализации проектов. Данный сервис в значительной мере способствует развитию компетенций пользователей.
Мобильное приложение RN.Assistant является продолжением интранета, которое позволяет получить доступ к цифровым сервисам в любой точке планеты без привязки к рабочему месту. Линейка сервисов продолжает расширяться, так как мобильность всегда будет являться преимуществом. В случае увольнения сотрудника доступ к приложению автоматически прекращается.
Выученные уроки
Сроки реализации проекта
При запуске новых проектов необходимо закладывать дополнительный коэффициент увеличения времени ~ 1,3 с учётом неопределённости требования к продукту.
Сроки публикации мобильных приложений в AppStore и Google Play
В AppStore и Google Play плавающие сроки проверки приложения. Эти сроки еще и могут увеличиваться. Наше приложение прошло проверку меньше, чем за неделю: первая публикация — PlayMarket — 5 дней, AppStore — 6 дней.
Поток идей
Все полученные идеи необходимо структурировать и обязательно своевременно давать всем пользователям обратную связь. Для фиксации идей мы пользовались презентациями, отрисованными макетами, мозговыми штурмами, протоколами с совещаний (с идеями), разделом «Инициативы» на портале, разделом «Замечания и предложения» в мобильном приложении.
Высыпаться и соблюдать запланированный режим дня
Обязательно необходимо соблюдать ранее выстроенный режим дня, даже если происходит аврал. Реализация масштабного проекта — это не спринт, а скорее марафон, стоит заранее распределить силы на всю дистанцию и быть стойким.
Нужно быть смелыми
Не бояться рисковать и воплощать идеи в жизнь. На самом старте проекта нам казалось, что в условиях пандемии работать и оперативно согласовывать этапы проектов будет невозможно, но благодаря вовлечённости руководства института и проектной группы — всё удалось сделать даже лучше, чем мы планировали.
Комментарии членов жюри Russian Intranet Awards
Основатель Clearbox Consulting, член жюри Intranet and Digital Workplace Awards и Interact Intranet Awards
The team are to be congratulated for how quickly they moved to create a comprehensive mobile app for intranet in response to the pandemic.
Диджитал-консультант и со-основатель Lithos Partners, член жюри Digital Impact Awards
Great example of a team reacting swiftly to challenges of the pandemic, shifting focus to mobile. Clear agility in developing requirements (eg health tracker) and in team working. Impressive take-up/results.
Организатор интранет-оскара Intranet and Digital Workplace Awards и конференции Digital Employee Experience в StepTwo
A rock-solid implementation that covers all the bases with some nice features including IT requests, a wall of fame. Both health tracker and mobile version demonstrated an excellent adaptation to changing needs with the pandemic.
Владелец интранета М.Видео-Эльдорадо, победитель Russian Intranet Awards 2020 в номинации «Интранет года» и Intranet and Digital Workplace Awards
Интранет, который делает компанию лучше. В условиях ограниченных ресурсов команда смогла сделать настоящий продукт. Выбранные методы управления позволили сбалансировать проблему ресурсов.
Больше о Russian Intranet Awards
Итоги #RIawards 2021: лучшие проекты, команды и интранет-лидер
Полный фотоотчет с церемонии смотрите на странице премии в Фейсбуке
Лучшие кейсы и статьи о премии
Хотите принять участие в следующем году?
Напишите нам на awards@rivelty.ru, и мы сообщим о старте приема заявок.
Подробнее о премии читайте на сайте Russian Intranet Awards, а также подписывайтесь на нашу рассылку и следите за нами в группе «Интранет-абажурная» в Фейсбуке.
