Издание об интранете, корпоративном ТВ и диджитал-каналах внутренних коммуникаций

Автор:

  • Евгения Михайлова

Редакторы:

  • Любовь Мамаева
  • Арина Горина

Кейс РН-БашНИПИнефть: симбиоз классического и мобильного интранетов

Серебряная «Интранет-команда» по итогам Russian Intranet Awards 2021

РН-БашНИПИнефть — это научный исследовательский и проектный институт Роснефти, который проектирует полный цикл разработки и обустройства основных месторождений компании и является разработчиком наукоёмкого программного обеспечения.

В компании 3200 сотрудников, которые работают в 2 регионах страны — Республика Башкортостан и ХМАО. Центральный офис расположен в Уфе.

intranet-rosneft-9.jpg

Представители команды «РН-БашНИПИнефть» на церемонии Russian Intranet Awards 2021 с серебряной наградой в номинации «Интранет-команда»


Команда проекта Дмитрий Каштанов, Интранет-лидер

Оксана Манылова, Тим лид команды web-разработки

Эльвина Агишева, Станислав Архипов, Frontend-разработчики

Дина Арсланова, Web-дизайнер

Сергей Протасов, Сергей Башлыков, Backend-разработчики

Кристина Ишмиева, аналитик-тестировщик

Алексей Сидоров, разработчик баз данных

Евгения Михайлова, Product Content Manager

Анна Шафикова, Юлия Кочеткова, Айгуль Ягудина, контент-менеджеры
Сроки проекта MVP Портала 2.0 — 9 месяцев

Январь — март 2020: проведение исследований, разработка концепции.

Март 2020: реализована новая концепция интранета, разработан новый дизайн.

Конец 2020 года: увеличено количество внутренних сервисов до 30 бизнес-процессов.

MVP мобильного приложения RN.Assistant — 2 недели

27.03.2020 выпущена первая MVP-версия приложения: сервис авторизации, новостная лента.

С апреля по конец 2020 года реализованы такие разделы: «Вопросы и ответы», «Справочник работников», модуль «Моё состояние», раздел «Замечания и предложения с формой обратной связи», «Мессенджер», «Производственный календарь», «Командировки», раздел с настройками профиля и пуш-уведомления.
Платформа Собственная разработка.
Стек технологий интранета: VeuJS + С# + MySQL
Стек технологий мобильного приложения: VeuJS + Python + ReactNative

Предпосылки и задачи перезапуска интранета

Потребность в улучшении интранета нарастала с увеличением количества бизнес-процессов в компании и их цифровизацией.

Появились новые требования к функционированию подразделений, подаче и обработке заявок (многие заявки были на бумажных носителях), получению доступа к файлам и документам. Всё больше пользователей хотело изменить и оптимизировать работу интранета.

Мы видели острую необходимость качественно повысить UI/UX, расширить сервисы цифровых услуг, сократить непроизводительное время, интегрировать портал с системой постановки задач для работников, а также иметь возможность видеть, как та или иная информация обрабатывается работниками, предоставить им каналы обратной связи для связи с руководством.

intranet-rosneft-3.jpg

Старая версия интранета компании «РН-БашНИПИнефть»

Нашей главной целью было создание единого информационного пространства, интегрированного с системами кадрового учёта и мобильным приложением. Мы хотели создать пространство с личным кабинетом и персонализированной главной страницей интранета, подключить универсальный поиск, автоматизировать бумажные бизнес-процессы (заказ справок, согласование командировок, получение доступа к ресурсам), а подписи руководителей заменить на электронные согласования.

События 2020 года «подстегнули» нас объёмнее посмотреть на задачу «переформатирования» портала. Так накануне объявленной в стране самоизоляции мы успели разработать и запустить корпоративное мобильное приложение RN.Assistant.

Реализация

Подготовка старта

После предварительного одобрения реализации проекта «Портал 2.0» была сформирована концепция нового интранета: дизайнер подготовил макеты, предложил новый вариант пользовательских настроек.

Мы провели демонстрацию возможностей Портала 2.0 топ-менеджменту компании, собрали и внедрили замечания, и проект получил «старт в жизнь».

Мотивация команды была построена на идее — мы создаём собственный интересный проект, который будет востребован коллективом.

Имея в штате института мобильных разработчиков, которые работали над программным обеспечением для производственных служб, заняться собственным мобильным приложением для интранета не хватало времени. Но новая реальность и надвигающаяся пандемия «сыграли на руку».

intranet-rosneft-4.jpg

Сервисы «Новости», «Горячая линия» и «Календарь» в мобильном приложении

Мобильная версия интранета

В начале марта 2020 года мы поняли, что мир стремительно меняется, и экстренно начали разрабатывать мобильную ленту (первую версию мобильного интранета). Двадцать пятого марта начался локдаун, а уже 27 марта в App Store и Google Play можно было скачать мобильную версию нашего интранета. Каждый работник мог пройти идентификацию и оставаться на связи с компанией.

Благодаря мобильному приложению мы сохранили единство команды. Наши работники оставались в курсе всех новостей, как в регионе, так и в компании.

В самом начале мобильное приложение было нужно для создания информационной среды в условиях самоизоляции, после — для проверки, все ли рабочие сервисы и удалённые доступы функционируют.

intranet-rosneft-5.jpg

Сервис «Моё состояние»

Но главным в мобильном приложении стал сервис ежедневного мониторинга «Моё состояние». Данный сервис собирает информацию о самочувствии сотрудника и формате его работы. Его внедрение позволило значительно снизить количество времени, чтобы руководители держали руку на пульсе здоровья каждого работника, могли оказать ему поддержку и медицинскую помощь в рамках программы «Добровольного медицинского страхования».

Доступные сервисы в мобильном приложении: сквозной поиск по порталу и приложению, push-уведомления, внутренний мессенджер для оперативного обмена информацией, раздел «FAQ», телефонный справочник, «Командировки 2.0».

Информация не дублируется в приложении, а загружается из тех же источников данных, откуда они выводятся в веб-версии интранета.

Главная страница, сервис командировок, личный кабинет сотрудника

Веб-версия интранета

Работая над веб-версией, мы стремились внедрить максимум полезного функционала. Причём так, чтобы инструменты были компактными, удобными и всегда под рукой.

Мы разработали более 30 сервисов для веб-версии в формате MVP, которые включают в себя контроль задач сотрудника, заявки на транспорт, командировки, хранение различной кадровой документации, техническое и сервисное обслуживание и многое другое. Единое информационное пространство охватило все сферы деятельности организации:

  1. «Новости» повышают доступность новостей и объявлений компании из любой точки мира.
  2. «Справочник» и универсальный полнотекстовый поиск сокращают время на поиск нужной информации и номеров телефонов сотрудников.
  3. «Мессенджер» даёт возможность оперативно связаться с коллегой через справочник сотрудника и внутренний корпоративный мессенджер.
  4. «Производственный календарь» помогает найти информацию по праздничным и рабочим дням.
  5. «Замечания и предложения» дают возможность направить предложение об улучшении функциональности.
  6. Личный кабинет даёт доступ к персонализированной информации, которая необходима в ежедневной деятельности сотрудников.
  7. «Виртуальная доска почёта», на которой размещаются лучшие работники по итогам работы месяца.
  8. Система оценивания работников позволяет оценить сотрудников по результатам их работы в отчётном месяце.

Была структурирована система шаблонов и бланков, информация по справочнику и переработана информационная лента (добавлены лайки, комментарии и возможность поделиться новостью в рабочем чате). И самое главное — взят курс на интеграцию самых важных функций с мобильным приложением.

intranet-rosneft-9.jpg

Встречи в удалённом формате

Организация процесса работы

Мы не прибегали к помощи сторонних провайдеров. Разработка велась собственными силами. Над проектом работала команда, в которую вошли интранет-лидер, проектные менеджеры, дизайнер, разработчики, аналитики, контент-менеджеры.

Мы использовали различные методы и подходы: были внедрены ежедневные пятнадцатиминутные встречи, раз в две недели проводилось планирование с командой разработки. Каждые две недели проходили демо-показы для фокус-группы со сбором обратной связи. Всё в удалённом формате.

Разработкой занимались две команды: одна команда разрабатывала интранет, вторая занималась развитием мобильного приложения. Обе команды работали в связке и синхронизировались.

Разработка начиналась с понимания необходимого функционала, который мог бы облегчить жизнь пользователя. Определялись ресурсы, продолжительность, возможные сложности при реализации и ценность, которую несёт разрабатываемый функционал. Если все критерии в той или иной мере соблюдались, команда приступала к реализации функционала. После разработки модуля проводились тестирование и отладка работоспособности модуля, после этого — релиз.

Если реализация интранета 2.0 заняла 9 месяцев, то мобильное приложение было разработано в кратчайшие сроки. Первая версия мобильного приложения выпущена всего за 2 недели!

Стоимость проекта

Разработка интранета и мобильного приложения собственными силами позволяет существенно сэкономить денежные средства.

Разработка подобных проектов ведётся командой из 3-4 специалистов. Она включает в себя проектную деятельность, аналитику, создание дизайна, Backend, Frontend, проработку архитектуры, тестирование и соблюдение требований информационной безопасности. При нашем опросе внешнего рынка стоимость специалистов подобного профессионального уровня составила 3000 рублей/час и выше, что существенно превышало затраты при внутренней разработке.

Также необходимо учесть, что помимо экономии денежных средств, особое внимание уделялось экономической и информационной безопасности. В случае внутренней разработки риск минимален, так как вся работа осуществляется в соответствии с внутренними нормативами безопасности. Данный аспект сложно измерить в денежном эквиваленте, но риски информационной безопасности сегодня могут привести к высоким потерям.

intranet-rosneft-10.jpg

Результаты проекта

Нам удалось создать единое информационное пространство, произошёл качественный переход от бумажного документооборота к электронным процессам. Раньше на оформление и согласование заявок «на бумаге» уходило от 30 минут до 1-2 дней. После автоматизации экономия времени составляет от 50% до 75%.

По запросу пользователей в определённые разделы выкладывается необходимая информация — это экономит время на поиск нужных документов. Создаётся и ведётся уникальная база знаний и материалов, предоставляя быстрый доступ сотрудников к необходимой информации. Интранет становится крупным локальным цифровым хранилищем информации.

98%

сотрудников имеют доступ к веб-версии портала, 2% не имеют доступа в связи с организационными ограничениями

96%

сотрудников имеют доступ к мобильному приложению, 4% не имеют доступа из-за устаревших моделей телефонов или операционных систем

Интранет позволяет создавать разделы, к которым имеют доступ определённые группы специалистов, что позволяет обмениваться и делиться информацией (материалы), а также вести совместное редактирование файлов.

В интранете реализован функционал создания «Wiki-разделов», которые позволяют накапливать опыт и обмениваться лучшими практиками при реализации проектов. Данный сервис в значительной мере способствует развитию компетенций пользователей.

Мобильное приложение RN.Assistant является продолжением интранета, которое позволяет получить доступ к цифровым сервисам в любой точке планеты без привязки к рабочему месту. Линейка сервисов продолжает расширяться, так как мобильность всегда будет являться преимуществом. В случае увольнения сотрудника доступ к приложению автоматически прекращается.

imgonline-com-ua-convertFimx0BVk9UIO.jpg

Выученные уроки

Сроки реализации проекта

При запуске новых проектов необходимо закладывать дополнительный коэффициент увеличения времени ~ 1,3 с учётом неопределённости требования к продукту.

Сроки публикации мобильных приложений в AppStore и Google Play

В AppStore и Google Play плавающие сроки проверки приложения. Эти сроки еще и могут увеличиваться. Наше приложение прошло проверку меньше, чем за неделю: первая публикация — PlayMarket — 5 дней, AppStore — 6 дней.

Поток идей

Все полученные идеи необходимо структурировать и обязательно своевременно давать всем пользователям обратную связь. Для фиксации идей мы пользовались презентациями, отрисованными макетами, мозговыми штурмами, протоколами с совещаний (с идеями), разделом «Инициативы» на портале, разделом «Замечания и предложения» в мобильном приложении.

Высыпаться и соблюдать запланированный режим дня

Обязательно необходимо соблюдать ранее выстроенный режим дня, даже если происходит аврал. Реализация масштабного проекта — это не спринт, а скорее марафон, стоит заранее распределить силы на всю дистанцию и быть стойким.

Нужно быть смелыми

Не бояться рисковать и воплощать идеи в жизнь. На самом старте проекта нам казалось, что в условиях пандемии работать и оперативно согласовывать этапы проектов будет невозможно, но благодаря вовлечённости руководства института и проектной группы — всё удалось сделать даже лучше, чем мы планировали.

Комментарии членов жюри Russian Intranet Awards



imgonline-com-ua-convertrrz2XaW35zdK.jpg
Сэм Маршалл
Основатель Clearbox Consulting, член жюри Intranet and Digital Workplace Awards и Interact Intranet Awards

The team are to be congratulated for how quickly they moved to create a comprehensive mobile app for intranet in response to the pandemic.








imgonline-com-ua-convert9s5FfeyFFSmt.jpg
Шерон О’Деа
Диджитал-консультант и со-основатель Lithos Partners, член жюри Digital Impact Awards

Great example of a team reacting swiftly to challenges of the pandemic, shifting focus to mobile. Clear agility in developing requirements (eg health tracker) and in team working. Impressive take-up/results.







Кэтрин Гренфэлл
Организатор интранет-оскара Intranet and Digital Workplace Awards и конференции Digital Employee Experience в StepTwo

A rock-solid implementation that covers all the bases with some nice features including IT requests, a wall of fame. Both health tracker and mobile version demonstrated an excellent adaptation to changing needs with the pandemic.








Егор Петров
Владелец интранета М.Видео-Эльдорадо, победитель Russian Intranet Awards 2020  в номинации «Интранет года» и Intranet and Digital Workplace Awards

Интранет, который делает компанию лучше. В условиях ограниченных ресурсов команда смогла сделать настоящий продукт. Выбранные методы управления позволили сбалансировать проблему ресурсов.




Больше о Russian Intranet Awards

Итоги #RIawards 2021: лучшие проекты, команды и интранет-лидер

Полный фотоотчет с церемонии смотрите на странице премии в Фейсбуке

Лучшие кейсы и статьи о премии

Хотите принять участие в следующем году?

Напишите нам на awards@rivelty.ru, и мы сообщим о старте приема заявок.

Подробнее о премии читайте на сайте Russian Intranet Awards, а также подписывайтесь на нашу рассылку и следите за нами в группе «Интранет-абажурная» в Фейсбуке.

#интранет #интранеткейсы #riawards
Статьи на тему
Кейс «Газпром нефти»: как запустить мобильный интранет, который успешно конкурирует с социальными сетями
Кейс «Газпром нефти»: как запустить мобильный интранет, который успешно конкурирует с социальными сетями
Серебро в номинации «Mobile Intranet» на Russian Intranet Awards 2022
Call for speakers на Ривелти. Конф
Call for speakers на Ривелти. Конф
Не пропустите возможность выступить на самом неравнодушном мероприятии 2022 года!
1С-Битрикс24: Enterprise — комплексное решение задач бизнеса в едином рабочем пространстве
1С-Битрикс24: Enterprise — комплексное решение задач бизнеса в едином рабочем пространстве

Обзор интранет-платформы 1С-Битрикс24: Enterprise с широким выбором диджитал-инструментов для сотрудников

Дорогая редакция: интранет по стандартам лучших диджитал-медиа
Дорогая редакция: интранет по стандартам лучших диджитал-медиа
Обзор интранета Дорогая редакция, который сочетает в себе прогрессивный дизайн, удобство использования и быстрое решение задач бизнеса