Медиа для экспертов
по внутренним коммуникациям
En

Три вида рассылок для продвижения интранета

Одна из задач интранет-менеджера — увеличить количество пользователей. Способов много, один из которых — email-рассылки. Они подойдут, чтобы постоянно подогревать интерес аудитории.

Я расскажу о рассылках, которые мы делаем в «Концерне «Калашников» для продвижения корпоративного портала: какие они бывают и какой результат приносят.

Мы выделяем три вида писем, у каждого из которых своя цель.

Первый — рассказ о новом контенте или функционале

Цель — привлечь внимание к новой странице и показать развитие портала.

Если вы обновили информацию в интранете, нужно об этом рассказать. Иначе этого никто не заметит, и ваши труды будут напрасны — важная информация пройдет мимо пользователей.

Также важно показать сотрудникам, что корпоративный портал постоянно развивается. Иначе люди будут воспринимать его как устаревший ресурс с сомнительной информацией.

Мы рассказываем людям, чем полезно конкретное обновление в интранете. Так, они всегда будут знать, как использовать полученную информацию и для чего она им.

Если обновлений несколько, мы используем нумерованный список. Обязательно добавляем скриншоты и ставим гиперссылки.

В итоге в первые пару часов мы привлекаем до 15% всей дневной аудитории портала на обновленные страницы.

Письмо о контентеПример письма о новом контенте

Второй — благодарности и сбор идей

В конце каждой рассылки я предлагаю рассказать, как можно улучшить портал. В какой-то момент пожелания коллег стали основным источником новых идей по развитию интранета.

Мы рассказываем, как внедряем их предложения. Показываем, что это работает и мы их слышим. Обычно эта информация идет в первом абзаце. Мы сообщаем, что рассылка посвящена улучшениям и обязательно благодарим авторов — тех, кто предложил изменения. Такие рассылки мы делаем примерно раз в квартал.

В результате писем с предложениями становится больше. Тут нужно быть готовым, что эффект может проявиться не сразу: людям понадобятся недели или месяцы, чтобы всё обдумать и поделиться своей идеей.

Письмо с благодарностьюПример письма с благодарностью за идею

Третий — мотивация к автоматизации

Я верю, что работу большинства подразделений любой компании можно упростить с помощью интранета. Проблема в том, что не у всех сотрудников есть время или желание, чтобы автоматизировать процессы. Чтобы решить эту задачу, мы придумали третий вид рассылок.

В них мы рассказываем об удачной автоматизации процессов, описываем, как корпоративный портал помог в работе конкретному сотруднику. Чаще всего это выражается в сокращении трудозатрат. Также мы ставим ссылку на профиль сотрудника, чтобы развеять сомнения в реальности отзыва.

Важная часть такого письма — это призыв к действию. Сотрудник может позвонить или написать нам, чтобы предложить свою идею по автоматизации его процессов. Также мы поясняем, что всю работу по порталу мы берем на себя — коллеге достаточно сформулировать идею и предоставить нужную информацию.

Эффект — в том, что коллеги будут просить вас автоматизировать их рабочие процессы. Как и в предыдущем случае, обратная связь будет не сразу, а через несколько недель или месяцев.

Письмо об автоматизацииПример письма с мотивацией к автоматизации рабочих процессов

Общие правила для рассылок

  1. Периодичность отправки рассылок — раз в неделю. Чаще не нужно, иначе вы снизите ценность рассылок в глазах аудитории.
  2. Полезный контент. Если на этой неделе нет стоящего инфоповода, от рассылки лучше отказаться — неинтересные письма перестанут читать.
  3. Финальная корректировка должна быть от журналиста из корпоративной газеты, хотя начальную рассылку готовит интранет-менеджер.
  4. Тема письма отражает суть рассылки и, по возможности, показывает основные выгоды от прочтения.
  5. Краткое и понятное изложение. Человек решает, интересно ли ему сообщение, за восемь секунд. За это время он должен уловить суть послания.
  6. Гиперссылки только по необходимости. Если цель — побудить человека зайти на конкретную страницу, желательно ставить гиперссылку только на ее названии. Другие страницы или разделы не должны быть кликабельными.
  7. Скриншоты — так письмо интереснее читать.
  8. Подпись в конце письма. Это показывает, что за достоверность информации отвечает конкретный человек.
  9. Благодарность за внимание и предложение поделиться идеями по улучшению интранета я ставлю в конце письма. Это работает!

Павел Дорофеев, руководитель проекта «Корпоративный портал» в Концерне «Калашников»

#интранет #интранеткейсы
Статьи на тему
Подкаст «Следующий шаг» в Школе Сколково
Подкаст «Следующий шаг» в Школе Сколково
Интервью Елены Богдановой, генерального директора Ривелти, Марине Карбан, академическому директору программы FLOW.
Дмитрий Самофалов — победитель Call for speakers Ривелти.Конф 2024
Дмитрий Самофалов — победитель Call for speakers Ривелти.Конф 2024
А также мнение победителей прошлых лет.
Ривелти.Гайд: экспертный обзор российских ИТ-решений для цифрового комфорта сотрудников с оценкой команды Ривелти
Ривелти.Гайд: экспертный обзор российских ИТ-решений для цифрового комфорта сотрудников с оценкой команды Ривелти
Подробный гид по ИТ-продуктам российского рынка
Шорт-лист финалистов Russian Intranet Awards 2024
Шорт-лист финалистов Russian Intranet Awards 2024
Рассказываем, кто вошёл в шорт-лист номинантов премии, как жюри оценивало проекты, и какие в этом году новые номинации