Издание об интранете, корпоративном ТВ и диджитал-каналах внутренних коммуникаций

Автор:

  • Команда Ривелти.Абажура

Победитель Russian Intranet Awards 2021. Кейс ДОМ.РФ: искусственный интеллект предупредил эмоциональное выгорание сотрудников

ДОМ.РФ развивает жилищное строительство и ипотечное кредитование. Компания увеличивает количество комфортного и экономически выгодного жилья, которое доступно для всех категорий граждан.



Название проекта Искусственный интеллект в анализе внутренних коммуникаций с целью прогнозирования эмоционального выгорания сотрудников
Подрядчик YVA.AI — система HR-аналитики из Кремниевой долины. Основатель — Давид Ян, соавтор систем ABBYY Lingvo, ABBYY FineReader и др.
Команда проекта 10 человек

Алексей Первенцев, директор по персоналу и операционной эффективности — заказчик проекта, идейный вдохновитель

Антон Мужельский, Руководитель подразделения «Пользовательские сервисы» — куратор проекта

Даниэль Саттаров, Руководитель направления подразделения «Пользовательские сервисы» — руководитель проекта

Анна Липкина, директор Обучения и Внутренних коммуникаций — куратор кампании профилактики выгорания сотрудников

Иванова Ольга, Руководитель подразделения «Обучение» — руководитель направления по работе с выгоранием

Амридин Магомедов, Руководитель подразделения «Операционная эффективность» — куратор и идейный вдохновитель системы интерактивных отчетов

Александр Макаров, Руководитель направления Разработки сопровождения отчетности подразделения «Операционная эффективность» — аналитик и разработчик аналитических отчетов

Три человека со стороны подрядчика по нейронным сетям
Продолжительность проекта Пилот, 1 год для 700 сотрудников
Размер компании 6 000 сотрудников
Награды проекта Серебро в главной номинации «Интранет года» Russian Intranet Awards 2021, победитель в номинации «Энергия команды» Intercomm 2020

Предпосылки к запуску проекта

Высокий уровень текучести персонала в компании
Около 16% сотрудников увольнялись из нашей компании по собственному желанию, среди них были и ключевые специалисты. Это высокий уровень текучести персонала, и одна из причин замедления темпов роста компании, снижения финансовых результатов. Мы много вкладывали в поиск новых сотрудников, найм, обучение и адаптацию специалистов.

Резкий переход сотрудников на удаленку, который вызвала
пандемия, создал необходимость поддерживать и регулярно мониторить эмоциональное состояние специалистов. Нам было важно не потерять ценных людей.

Нет понимания, какие сотрудники выгорают, нет методов профилактики выгорания для сохранения ключевых сотрудников.

Нет информации о лидерах мнений в компании. Мы не знали, кто на самом деле был представителем социального капитала и признанным экспертом по мнению коллег, но хотели учитывать эти данные при назначении специалистов на соответствующие их профилю роли.

Несбалансированность коммуникаций
приводила к тому, что в компании существовали лишние цепочки и «узкие места», целые подразделения могли выпадать из общих каналов и замыкаться на общении внутри подразделения.

Нет информации о конфликтах между подразделениями, токсичных или позитивных сотрудниках, влияющих на команды.

Задачи проекта

Мы решили попробовать внедрить систему искусственного интеллекта (готовый модуль нашего подрядчика), чтобы обогатить нашу систему новыми данными HR-аналитики и решить следующие задачи:

  1. Выявить неформальных лидеров — сотрудников, которые имеют наибольшее количество устойчивых связей в коммуникации. Разработать и настроить процессы по удержанию таких сотрудников.
  2. Настроить систему мониторинга и поддержки сотрудников в условиях удалёнки, чтобы своевременно реагировать на изменения профиля коммуникации и цифрового поведения сотрудников. Как следствие, получить эффективный инструмент для принятия мер по профилактике выгорания сотрудников.
  3. Определить структуру коммуникации внутри компании и провести организационно-сетевой анализ. Определить подразделения, занимающие центральное положение в структуре коммуникаций. Определить плотность и интенсивность коммуникации.
imgonline-com-ua-convertisyQ8Moq6Usy.jpg

Дорожная карта проекта по работе с выгоранием

Этапы реализации проекта

  1. Анализ текущей ситуации (октябрь 2019 — январь 2020)
    К моменту планирования проекта мы уже проанализировали показатели текучести персонала и провели множество опросов через внутренний корпоративный портал. В результате тщательно разработали список метрик, которые хотели бы собирать.
  2. Установка системы (февраль — март 2020)
    Модуль аналитики YVA.AI был установлен на сервера компании ДОМ.РФ и настроен в соответствии с нашими задачами. Мы начали собирать информацию о сотрудниках и их цифровом взаимодействии через корпоративную почту.
  3. Проведение коммуникационной кампании (апрель — по настоящее время)
    Цель кампании — сообщить сотрудникам о новом инструменте работы с персоналом, донести ценность новой системы, а также мотивировать участников отвечать на вопросы системы и пользоваться будущими результатами.
  4. Анализ полученных результатов (апрель — июнь 2020)
    Вместе с подрядчиком мы подготовили три отчета:
  • Отчет об организационно-сетевой аналитике и анализе внутренних коммуникаций в разрезе верхнеуровневых подразделений. Он подтвердил нашу гипотезу о недостаточности коммуникаций между подразделениями.
  • Чтобы это изменить, мы ввели ежеквартальное информирование сотрудников о деятельности основных подразделений компании через почтовую рассылку и публикации в интранете. Организационно-сетевой анализ показал, какие сотрудники являются неформальными лидерами:
  • Отчет о выгорании и здоровье сотрудников содержал список выгоревших сотрудников (поздняя стадия). 41% сотрудников из этого списка — те, кто занимает руководящие должности. Более того, анализ выявил тенденцию роста выгорающих сотрудников в целом по компании: с февраля 2020 по июнь 2020 показатель увеличился на 10% и составил 22%.

 

41%

выгоревших сотрудников занимали руководящие должности

10%

увеличение количества выгоревших с февраля 2020 по июнь 2020

22%

сотрудников выгорели к июню 2020

Было принято решение о выстраивании сквозного процесса профилактики выгорающих сотрудников и реализации системы мониторинга здоровья сотрудников.

  1. Реализация системы мониторинга и ее интеграция в существующую экосистему HR-процессов, интерпретация результатов (июнь — сентябрь 2020)
    После анализа полученных результатов было очень важно научиться ими регулярно пользоваться. Мы реализовали такие задачи:
  • Непрерывное получение данных от нейронной сети.
  • Анализ, проектирование и разработка системы мониторинга, которая собирала данные не только по выгоранию и внутренним коммуникациям, но и информацию по удаленной работе (например, время начала и окончания удаленной сессии, продолжительность удаленной сессии, активность в рамках удаленной сессии).
  • Разработка профилактических мер, которые помогли бы снизить уровень выгорающих и предотвратить увольнение ключевых сотрудников компании.
  • Интеграция в ежедневную работу HR-команды новых процессов, чтобы они могли оперативно реагировать на проблемы коммуникаций и выгорания сотрудников.
  1. Формирование комплексной программы по работе с выгоранием (сентябрь 2020 — февраль 2021)
    На основе данных отчетов по мониторингу сформирован первый этап плана по работе с выгоранием на период ноябрь 2020 — март 2021. В основе:
  • индивидуальная работа с сотрудниками из списка «выгоревших», популяризация среди руководителей инструмента и важности работы с выгоранием,
  • работа с осознанностью и культурой взаимодействия,
  • выявление наиболее проявленных причин выгорания, для формирования второго этапа плана и комплекса профилактических мер.

Результаты проекта

Перед нами стояли три ключевых задачи, все они были решены в ходе проекта. Перечислим основные результаты в каждой сфере.

imgonline-com-ua-convertI49doMVt7i0A.jpg

Пример успешного выхода из зоны выгорания одного из сотрудников ДОМ.РФ

Задача: выявить неформальных лидеров, разработать и настроить процессы по удержанию ключевых сотрудников. Основные результаты:

  • Сформирован и обновляется список из 50 наиболее значимых сотрудников с точки зрения неформального лидерства и координации работы подразделений;
  • Выявлен список сотрудников с признаками выгорания (ранняя или поздняя стадия), всего 132 специалиста;
  • Разработана пошаговая инструкция для руководителей и памятка по работе с выгоранием своим и команды в зависимости от причин;
  • Сформированы первые задачи по работе с выгоранием на период ноябрь 2020 — март 2021;
  • Проведены 7 встреч с топ-руководителями выгорающих подразделений, 90+ встреч с сотрудниками, 2 вебинара для руководителей о важности работы с выгоранием с участием внешних и внутренних экспертов;
  • Три сотрудников успешно справились с выгоранием и остались в компании после своевременно предпринятых действий от руководителя.

 

Снимок экрана 2021-03-25 в 02.06.09.png
Антон Мужельский
Куратор проекта

Когда мы анализировали результаты работы нейронной сети, мы узнали, что один из наших коллег находится на поздней стадии выгорания. Сразу вспомнились его пессимистическое настроение во время последних личных разговоров. Мы сообщили о выгорании его непосредственному руководителю — через пару недель сотруднику дали новую должность и новый проект. Результат не заставил себя долго ждать — глаза загорелись, как прежде, а на графиках аналитики мы заметили стремительный рост индексов активности и уменьшение выгорания.

 

imgonline-com-ua-convert5fgbcpv2Xbzj.jpg

Дашборд «Оценка выгорания и анализ внутренних коммуникаций» содержит 20 метрик с динамикой

Задача: настроить систему мониторинга и поддержки сотрудников в условиях удалёнки. Основные результаты:

  • Реализован дашборд «Оценка выгорания и анализ внутренних коммуникаций». Он содержит 20 метрик с динамикой, среди которых показатели по выгоранию, анализу внутренних коммуникаций и режиму работы.
  • Есть возможность отбора по сотрудникам, подразделениям и организациям, а также множественного выбора, что дает возможность сравнить показатели сотрудников, а также детально изучить коммуникацию между ними.
  • Еженедельная статистика по посещениям дашборда: 70+ уникальных пользователей еженедельно, 100+ посещений еженедельно. Показатели продолжают расти.
  • В первом квартале 2021 планируется к запуску добавление в дашборд функционала по построению организационно-сетевой аналитике по подразделениям.
  • Отчет интегрирован в ранее разработанную экосистему из 7 интерактивных дашбордов. В итоге мы создали удобный инструмент для ТОП-менеджмента и руководителей с целью принятия эффективных мер по профилактике выгорания сотрудников. Все это позволило руководителям смотреть полный профиль сотрудника — от поставленных квартальных целей до эмоционального состояния:

Копия OperOfficiency.jpg

Система дашбордов на Интерактивные отчеты, в том числе отчет о выгорании сотрудников

  • В результате внедренного сквозного процесса мы прогнозируем снижение текучести по итогам первого полугодия 2021 года на 25%.

 

Снимок экрана 2021-03-25 в 01.55.01.png
Даниэль Саттаров
Руководитель проекта

Проект дал возможность получить эффективный инструмент мониторинга эмоционального состояния сотрудников, что особенно важно в период пандемии. Кроме того, благодаря аналитике искусственного интеллекта, складывается понимание о структуре коммуникаций между подразделениями в целом, что может помочь в корректировке текущих или выстраивании новых бизнес-процессов ДОМ.РФ

Задача: определить структуру коммуникации внутри компании и провести организационно-сетевой анализ. Основные результаты:

  • Определена структура коммуникации между подразделениями:
  • 77% всех писем отправляется внутри компании,
  • 43% — внутри подразделения,
  • 34% — между подразделения,
  • 23% — вне компании.
  • Подтверждена гипотеза о недостаточности коммуникаций между подразделениями.
  • Запущен ежеквартальный отчет о деятельности основных подразделений компании.
  • Сотрудники находятся в одном информационном поле, что сводит к минимуму вероятность выполнения одинаковых задач.

imgonline-com-ua-Compressed-JxLMy5KNFH3qm.jpg

Памятки для руководителей по борьбе с выгоранием сотрудников

Развитие проекта

Проект находится в стадии перехода из пилота по ДОМ.РФ на 700 человек в полномасштабный проект на всю группу компаний в 6000 человек.

Больше о Russian Intranet Awards

Итоги #RIawards 2021: лучшие проекты, команды и интранет-лидер

Полный фотоотчет с церемонии смотрите на странице премии в Фейсбуке

Лучшие кейсы и статьи о премии

Хотите принять участие в следующем году?

Напишите нам на awards@rivelty.ru, и мы сообщим о старте приема заявок.

Подробнее о премии читайте на сайте Russian Intranet Awards, а также подписывайтесь на нашу рассылку и следите за нами в группе «Интранет-абажурная» в Фейсбуке.

#интранет #интранетзнания #интранеткейсы
Статьи на тему
Что такое диджитал-комфорт
Что такое диджитал-комфорт
Собрали сразу два десятка определений понятия «диджитал-комфорт». Какое ближе вашей команде?
Результаты Intranet & Digital Workplace Awards 2021
Результаты Intranet & Digital Workplace Awards 2021
Поздравляем ДОМ.РФ, Банк ПСБ, НЛМК с победой в международном интранет-оскаре
Кейс РН-БашНИПИнефть: симбиоз классического и мобильного интранетов
Кейс РН-БашНИПИнефть: симбиоз классического и мобильного интранетов
Серебряная «Интранет-команда» по итогам Russian Intranet Awards 2021
8 причин почему нельзя пропустить Ривелти.Конф 2021
8 причин почему нельзя пропустить Ривелти.Конф 2021
Мнение интранет-эксперта и организатора конференции Елены Богдановой