Проект, получивший золото в номинации «Интранет года» на Russian Intranet Awards 2023
О компании и пользователях
Альфа-Банк — крупнейший универсальный частный банк в России. На протяжении 30 лет занимает ведущие позиции во всех сегментах банковского бизнеса. Альфа-Банк развивается по модели phygital, сочетая цифровые инновации с эффективной сетью физического присутствия.
У банка более 510 офисов в Москве и регионах России, 900 городов с курьерской доставкой и 27 900 своих и партнёрских банкоматов.
Люди — главный капитал банка. Успех компании — тысячи личных и профессиональных успехов каждого. В Альфа-Банке работает 29 000 сотрудников, которых можно разделить на пять категорий
Профиль интранета
Alfa People — единая точка контакта для всех сервисов, доступных сотруднику. Это HR Tech-продукт в двух форматах: адаптивный веб и мобильное приложение. Перед командой стояла бизнес-задача: создать лучший клиентский опыт во всех процессах, которые находятся вне рабочих задач сотрудника, с помощью единого пространства.
Доступ к Alfa People есть у всех сотрудников. Для кандидатов в приложении реализована отдельная прелогин-зона с ограниченной функциональностью. Там они проходят процесс оформления, могут читать новости и подключаться к мероприятиям.
Alfa People — собственная разработка, поскольку ни одно внешнее решение не удовлетворяло требованиям компании.
О проекте
С переходом на удалённый формат работы стало понятно, что во множестве HR-систем банка сложно разобраться — разрозненных процессов слишком много. Не было единого пространства с доступом ко всем HR- и ИТ-сервисам.
- Негативный пользовательский опыт. Сотрудники вынуждены были разбираться, в каком сервисе оформляется отпуск, а где необходимо проходить обучение — всё это происходило в разных системах.
- Прежнее приложение перестало быть актуальным. Оно покрывало только часть необходимой функциональности и было недоступно в магазинах приложений. Процесс установки и авторизации был очень сложным.
- Внутренние процессы не соответствовали уровню технологичных компаний. Кандидаты, которые пришли из других ИТ-компаний, сравнивали опыт приёма и адаптации с прошлым местом работы и были разочарованы тем, как это устроено в Альфа-Банке.
- Нет синхронизации в работе HR и ИТ-разработки. У каждого приложения свой заказчик, поэтому интерфейсы не дружат, а интеграция между ними не настроена.
Команда начала реформировать HR-процессы с построения Employee Journey Map (EJM). Расписали сценарии, как сотрудник взаимодействует с сервисами Альфа-Банка, пообщались с теми, кто работает в банке от одной недели до трёх месяцев. Отдельно опросили руководителей, у которых были свои потребности в работе с сервисами.
Перед командой стояли следующие задачи:
- Актуализация существующего приложения под современный дизайн со всей необходимой функциональностью
- Создание позитивного пользовательского опыта на базе единой дизайн-системы
- Доступность приложения в магазинах приложений и простая авторизация
- Сокращение времени на поиск нужного сервиса для решения задач сотрудников
- Автоматизация процесса приёма сотрудников с помощью прелогин-зоны в приложении
Выход из ситуации со множеством программ был понятным — создать единую точку входа, чтобы все документы, файлы, заявления, явки и пароли сотрудник и руководитель получал или отправлял в одном приложении.
Теперь пользователям больше не нужно думать, на какой портал или сервис перейти, чтобы посмотреть отпуск или данные по зарплате. Всё находится в едином пространстве.
Данное изображение и другие изображения в статье — объект интеллектуальной собственности. Использование только по письменному разрешению. Подробнее о правилах использования.
Ключевая функциональность
Ключевая функциональность Alfa People — сервисы для сотрудников, которые собраны в едином пространстве. В веб-версии список отображаемых сервисов на главном экране можно настроить под себя, а также добавить в быстрые ссылки часто используемые инструменты, разделы, сайты, например, Jira, Notion, Figma.
Базовая функциональность Alfa People
- Авторизация через рабочую почту или по номеру телефона
- Удобный поиск коллег, новостей и подразделений банка
- Главные новости банка
- Мгновенный доступ к контактам и звонки в один клик
- Списки избранных коллег и уведомления об их днях рождениях или отпусках
Ключевые сервисы
- Запланировать отпуск
- Получить справку
- Посмотреть зарплату
- Согласовать заявку
- Забронировать парковку или место в коворкинге
- Посмотреть всё о вознаграждении в сервисе «Мой доход»: статистику, динамику, данные о KPI и квартальной премии
- Управлять командой через сервис «Пространство руководителя»
- Выкладывать фото, лайкать и комментировать коллег в фотоленте приложения — сервисе «Моменты»
Список сервисов и функциональности не окончательный, команда постоянно расширяет возможности Alfa People.
Сервис для руководителей по управлению сотрудниками «Моя команда»
В web-версии разработали функциональность для руководителей: автоматизировали процессы и собрали вместе все управленческие сервисы. Теперь руководитель видит всех своих сотрудников на одной странице и может в несколько кликов запустить процессы: повысить зарплату, оформить заявку на подбор.
Начислять премии ему тоже стало удобнее. Раз в месяц автоматически стартует процесс согласования: коэффициент выполнения плана и KPI подсчитывается системой, остаётся поставить оценку и в один клик отправить данные.
Упростился подбор — статус найма, список открытых вакансий, информация по кандидатам, выборка резюме представлены на отдельной вкладке.
Прелогин-зона для быстрого приёма кандидатов
Автоматизировали процесс приёма сотрудников с помощью прелогин-зоны: теперь внутреннее приложение доступно не только для тех, кто уже в команде, но и для кандидатов. У каждого из них есть личный кабинет, где удобно отследить статус приёма, заполнить анкету СЭБ*, посмотреть и принять оффер, загрузить документы для оформления. Кандидат проникается атмосферой Альфы, становится частью комьюнити, читая внутренние новости и посещая онлайн-мероприятия.
Сервис «Мой доход» для удобного отображения данных о зарплате, премиях
Новая функциональность сделала процесс любых начислений прозрачным для сотрудника. В сервисе можно увидеть не только сумму премии, но и оценку руководителя, календарь выплат и расчётный лист, а также данные об общем, среднемесячном и ожидаемом вознаграждении.
Процесс
Чтобы реализовать единую точку входа ко всем сервисам, команда проделала большую работу с внутренними процессами:
- Перешли на продуктовый подход в HR-разработке и поставили в приоритет улучшение клиентского опыта
- Описали внутренние продукты и сервисы с помощью EJM — Employee Journey Map
- Настроили процесс регулярных UX-исследований, чтобы тестировать гипотезы, проверять MVP
- Разработали новую архитектуру и перестроили разработку на целевой технологический стек. Многоуровневая архитектура позволила разным сервисам без проблем встраиваться в одно приложение
- Внедрили Agile итерациями с адаптацией под себя: работа двухнедельными спринтами, груминги и стендап. Распространили Scrum-framework на квартальное планирование
- Создали дизайн-систему в Figma на основе существующих библиотек продуктов Альфа-Банк
Все технологические решения команда реализовывала самостоятельно, поэтому сейчас не зависим от иностранного программного обеспечения. Frontend-часть выполнили на ReactJS, Middle API — на Node.js (NestJS), а под капотом объединили десятки корпоративных систем, которые технологически и по нагрузке отвечают всем запросам.
Для переноса в мобильную версию применяли технологию WebView с доработанным Bridge и перехватом запросов: таким образом не пришлось создавать разные решения для каждой платформы и мы использовали одну разработку для IOS, Android и Web.
Разработка первой версии мобильного приложения заняла один год. В течение всего 2022 года дорабатывали функциональность и добавляли новые сервисы для сотрудников. Таким образом приложение и веб-версия Alfa People максимально приблизились к целевому видению продукта, который планировали на старте.
Web-версию обновили за 6 месяцев: перевели на новую дизайн-систему и сделали фокус на сервисах на главной странице.
Продвижение
Alfa People web и мобильное приложение — это инструмент ежедневной работы для сотрудников, поэтому остаётся только повышать вовлечённость и рассказывать о работе новых сервисов, которые там появляются. Для этого проводим много конкурсов и информируем о себе во внутренних каналах:
- Проводим конкурсы: за активность в приложении — лайки и комментарии к новостям и к фото в Моментах, с подарками за фото в Моментах с личным хобби
- Приняли участие во внутренней премии Alfa Award и выиграли приз CEO. Благодаря ему о продукте узнало больше сотрудников
- Регулярно добавляем новые полезные сервисы в приложение и веб-версию Alfa People. Рассказываем о них в почте и внутреннем телеграм-канале
Результаты проекта
Благодаря тому, что все сервисы собраны в едином пространстве, удалось значительно улучшить опыт сотрудников банка:
- Единый клиентский опыт
Все сервисы созданы на основе единой дизайн-системы. Пользователь не знает, что «под капотом» — SAP, Lotus Notes или что-то ещё - Выявляем потребности пользователей
Сначала проверяем — потом разрабатываем - Единая точка доступа ко всем сервисам
Базируясь на аналитике, на первом экране разместили только самое нужное для пользователя - Непрерывно работаем с обратной связью
Внедрили VoE (Voice of Employee) по основным сервисам
В итоге:
- В 10 раз сократили время на установку мобильного приложения
- Скачать и установить приложение можно из любой точки планеты
- В 1,5 раза улучшили поиск, добавив быстрые результаты
- Добавили suggests с предзаданным выбором значений
- В 2 раза сократили скорость доступа к основным сервисам
Интранет-команда
Разработка Alfa People ведется по продуктовым командам, каждая из которых ответственна за свой этап Employee Journey Map. Совместно с Client Journey Owner сформировали видение целевого продукта и функционал приложения в web-версии.
Состав команд: продакты, аналитики, дизайнеры, разработчики, тестировщики, архитекторы.
Выученные уроки
- Быть готовым к изменениям
Подобные трансформации в HR проходят довольно болезненно, но не бойтесь идти до конца. Проводите больше встреч, синхронизируйтесь со своими стейкхолдерами - Исследовать до разработки
Тестируйте гипотезы, проверяйте MVP и не делайте продукты в отрыве от конечного пользователя - Не бояться ошибиться
Даже если вы провели все исследования, отзывы после использования продукта могут расходиться с ожиданиями. Будьте в контакте со своими пользователями и постоянно улучшайте ваши продукты
Зачем участвовать в Russian Intranet Awards
Участие в премии — это отличная возможность посмотреть на проект со стороны. В процессе заполнения заявки мы подводили итоги работы команды и осознали, как много сделали за небольшой промежуток времени. Оценка жюри и признание экспертами Alfa People интранетом года очень ценны для проекта. Результаты вдохновляют и заряжают развивать продукт дальше.
Отзывы жюри о проекте
Высококлассная работа с пользовательским опытом. Задача соответствия внутренних процессов статусу технологичной компании решается ещё и отличным дизайном контента. И в целом дизайн на WOW-уровне, как всегда у Альфа-Банка
Максимально широкая функциональность и грамотная проработка. Сделать всё in-house командой — круто! Прелогин зона для кандидатов — огонь! Интересный подход к работе с контентом от сотрудников. Отдельное спасибо за дизайн!
Очень хорошая работа по интеграции приложений! Восхищает внимание к деталям дизайна и потребностям пользователей. Кастомизация функций кажется лёгкой и эффективной. Количество предлагаемых сервисов впечатляет. Отличные результаты, прекрасный процесс вовлечения и продвижения!
Правила использования материалов статьи
Любое использование изображений и данных из настоящей статьи возможно только со ссылкой на источник — «Ривелти.Интранет» — и ссылкой на эту статью — https://abazhur.rivelty.ru/case-alfa-bank/. Не допускается изменение данных и корректировка изображений. Подробнее о правилах использования.
