Кейс Газпромбанка: как интранет «Сфера» помог автоматизировать жизненный цикл сотрудника

Благодаря реновации интранета, сотрудники Газпромбанка чувствуют поддержку компании на всех этапах работы. Корпоративный портал «Сфера», интранет-лидер которого получил серебряную награду Russian Intranet Awards, автоматизировал большинство существующих HR-процессов для повышения удовлетворённости сотрудников и экономии времени на рутинных задачах.

О компании

В Газпромбанке работает 25 000 сотрудников, из них каждый 10-й является участником программ технологической трансформации. Помимо головного офиса в Москве, у банка 20 филиалов и более 450 офисов в России. Клиентскую базу банка составляют 45 000 компаний и 5 000 000 клиентов.

В 2021 году Газпромбанк признан «Лучшим работодателем в финансовом секторе» по версии Randstad, вошел в группу «Золото» в рейтинге лучших работодателей России по версии Forbes и в топ-5 лучших работодателей в финансовой сфере по версии Headhunter.

Предпосылки проекта

За последние три года Газпромбанк проделал большой путь, чтобы стать цифровой компанией, где в центре инноваций — человек. Человекоцентричность — ключевой принцип банка в работе на всех уровнях, основная формула успеха «Счастливый сотрудник — счастливый клиент — счастливый акционер». Она помогает эффективно выстраивать внутренние и внешние процессы.

На практике человекоцентричность проявляется:

• в предоставлении сотрудникам быстрых сервисов и виртуальных помощников для высвобождения времени профильных специалистов на решение сложных и нестандартных запросов;
• в создании условий для развития и самореализации, в которых сотрудник будет чувствовать себя счастливым и ощущать цифровой комфорт.

Для этого в 2020 году устаревший Корпоративный информационный портал решили заменить новым.

О корпоративном портале «Сфера»

Стартовая страница «Сферы» и меню с межпортальными переходами. Изображения — объект интеллектуальной собственности. Использование только по письменному разрешению. Подробнее о правилах использования.

В апреле 2021 года в Газпромбанке был запущен интранет «Сфера», который помог автоматизировать HR-цикл сотрудника: подбор, онбординг, адаптацию, развитие, удержание, оффбординг. Корпоративный портал предоставил работникам и руководителям сервисы на каждом этапе работы в компании.

К моменту запуска «Сферы» в Газпромбанке 11 лет работал корпоративный портал, накопивший несколько существенных проблем:

• устаревший интерфейс затруднял работу пользователя с информацией;
• устаревшая платформа стала несовместимой c современными операционными системами, пора было мигрировать с SharePoint2010 на версию 2019;
• неупорядоченная структура затрудняла навигацию в интранете — реновация предусматривала структурированный набор разделов и новый тип навигационного меню;
• отсутствие адаптивной версии создавало неудобство при работе на домашних мониторах и с мобильных устройств;
• мультипортальность: сотрудники теряли время на запуск систем из ярлыков на рабочем столе, требовалось меню с межпортальными переходами для доступа ко всем банковским системам;
• множество данных потеряло актуальность, необходим был аудит контента;
• уровень полезного действия снизился — реновация предполагала увеличение способов обратной связи и добавление новой функциональности: чат-бот, телефонный справочник с редактируемым профилем сотрудника и т.д.;
• визуальное несоответствие новому фирменному стилю банка требовало редизайна корпоративного портала.

Команда корпоративного портала «Сфера». Изображения — объект интеллектуальной собственности. Использование только по письменному разрешению. Подробнее о правилах использования.

В июле 2021 года в банке собралась кросс-функциональная команда из восьми специалистов, которые за девять месяцев разработали и запустили новый интранет «Сфера», обеспечивший бесперебойную работу 25 000 пользователей и существенно сокративший время сотрудников на доступ к информации.

Стратегия команды заключалась в предоставлении сотрудникам минимально жизнеспособного продукта в кратчайший срок с последующим расширением его функциональности. В апреле 2022 года команда представила MVP корпоративного портала, который включал шесть наиболее важных разделов: стартовую страницу, Личный кабинет, Адресную книгу, разделы «Новому сотруднику» и «Обучение и развитие», сайты подразделений.

С мая команда «Сферы» начала расширять функциональность корпоративного портала, основываясь на статистике использования старого интранета:

• делала акцент на наиболее востребованных сервисах и разделах, не «тащила» из старой версии в новую непопулярные;
• постоянно проверяла решения с помощью юзабилити-тестирований, которые опираются не на мнение, а на поведение пользователей;
• регулярно проводила демо на разных уровнях компании, чтобы показать функциональность, собрать по ней обратную связь, отсортировать замечания по критичности внедрения в следующем спринте.

Сегодня корпоративный портал содержит более 50 разделов и десятки сервисов. По итогам года работы нового интранета индекс удовлетворённости пользователей «Сферы» составил 68%. Команда развивает сервисы и мобильную версию корпоративного портала, чтобы продолжать улучшать опыт сотрудника на всех этапах его жизни в компании.

Цели и задачи автоматизации жизненного цикла сотрудника на «Сфере»

Цифровизация позволяет эффективно сопровождать сотрудников на протяжении их карьеры в компании, управлять скоростью и результативностью движения по HR-циклу.

Основные цели цифровизации жизненного цикла сотрудника в Газпромбанке:

• автоматизировать существующие процессы на всех этапах HR-цикла для повышения скорости получения сервисов сотрудниками и снижения нагрузки на HR-специалистов;
• предоставить инструменты обратной связи для сотрудников и руководителей, в том числе обратной связи от увольняющихся — критичной для построения сильного бренда работодателя и получения развивающих отзывов;
• повысить эффективность командного взаимодействия и управления командами благодаря предоставлению в личном кабинете руководителя необходимой информации для принятия управленческих решений;
• предоставить возможность выбора необходимого набора сервисов из Экосистемы программ заботы о сотруднике, позволяющей повысить вовлечённость и продуктивность персонала.

В рамках автоматизации каждого этапа жизненного цикла сотрудника перед банком стояли определённые задачи.

Подбор

Раздел реферальной программы. Изображения — объект интеллектуальной собственности. Использование только по письменному разрешению. Подробнее о правилах использования.

Требовалось повысить эффективность процесса, чтобы рекрутеры успевали закрывать вакансии в срок. Основная задача — автоматизация процесса подачи и согласования руководителем заявки на подбор. В Личном кабинете руководителя разместили блок «Подбор в команду» с заявками на подбор и на найм и маршрутизацией в случае, если у руководителя есть кандидат или ему требуется найти кандидата.

Это позволило сократить время на обращение за услугой рекрутинга и утверждение параметров вакансии до нескольких часов, а рекрутерам — получить всю необходимую информацию для закрытия вакансии в одной заявке.

Инициатор может отслеживать движение заявки: назначенного на вакансию рекрутера, количество отобранных резюме, отклоненных или отправленных на оформление кандидатов и прочие метрики. После выбора финального кандидата автоматизированы процедуры подготовки к его найму.

На этапе подбора важно приглашать в команду людей, разделяющих ценности Газпромбанка. Здесь задачей стал запуск на «Сфере» реферальной программы по актуальным вакансиям: существующие сотрудники, которые разделяют ценности банка, рекомендуют своих друзей и знакомых с нужными навыками на открытые вакансии.

Был полностью автоматизирован процесс анонсирования вакансий реферальной программы, подачи заявок на участие, взаимодействие по процессу отбора и найма, отслеживания успешности прохождения референтом испытательного срока и выплаты рефералу вознаграждения.

Формой рекомендации кандидата на участие в реферальной программе Газпромбанка REFriending с апреля 2021 года воспользовались свыше 1900 раз.

Онбординг и адаптация

Виджет чат-бота, расположенный на всех страницах корпоративного портала. Изображения — объект интеллектуальной собственности. Использование только по письменному разрешению. Подробнее о правилах использования.

В условиях постоянно меняющейся бизнес-среды необходимо выводить сотрудника на должный уровень продуктивности в максимально короткие сроки. Важную роль в этом играет автоматизация:

• процесса базовой адаптации — помочь новичку быстрее узнать внутренние правила и погрузиться в культуру компании;
• профильной адаптации — помочь познакомиться со всеми необходимыми рабочими инструментами и пройти обучение в соответствии с типовым профилем;
• постановки целей;
• обратной связи между сотрудником и руководителем.

В личном кабинете руководителя в блоке «Моя команда» добавлен счётчик количества сотрудников, проходящих адаптацию, с возможностью перехода в модуль отслеживания всех перечисленных процессов. Аналогичный модуль отслеживания доступен и сотруднику.

Также на этом этапе новому сотруднику важно понять преимущества работы в Газпромбанке и перспективы карьерного развития, а банку — снизить нагрузку на коллег новичка. Этого добились с помощью внедрения чат-бота «HR-помощник», который в автоматическом режиме отвечает на 72% запросов сотрудников. База ответов бота постоянно расширяется. С момента запуска сервиса в октябре 2021 года к настоящему моменту обработано более 5000 обращений.

Создали раздел «Новому сотруднику», в котором собрана необходимая информация для успешного онбординга и адаптации, ответы на наиболее частые вопросы. Каждый новичок получает на почту приглашение пройти курс адаптации и познакомиться со страницей. Также был запущен раздел «HR-кураторы» с контактами специалистов по разным направлениям деятельности HR, исходя из принадлежности сотрудника к определённому подразделению.

Развитие сотрудников

Профиль сотрудника в Адресной книге с заполненным блоком «Обо мне». Изображения — объект интеллектуальной собственности. Использование только по письменному разрешению. Подробнее о правилах использования.

На данном этапе важно управлять мотивацией, развитием профессиональных навыков и soft skills сотрудника и следить за метриками его вовлечённости.

Основная задача — создание возможностей для постоянного развития потенциала сотрудников и инструментов управления карьерой. В частности, предоставление возможностей для обучения, которое поможет повысить вовлечённость и производительность.

Запущен раздел «Обучение и развитие» с каталогом из более 100 учебных курсов с рейтингом и переходом к форме записи на них, набором обучающих инструментов и ответами на вопросы об организации индивидуального обучения. Здесь можно оформить доступ к онлайн-библиотекам МИФа и Альпины, 24/7 доступ к платформе саморазвития Outbox, где в формате коротких курсов, подкастов и TED можно прокачать навыки будущего.

Для повышения эффективности карьерного развития внутри банка сотрудники теперь могут указывать в личном профиле в Адресной книге навыки и компетенции и анонсировать своё участие в различных проектах. Это позволило руководителям подбирать внутри Газпромбанка кандидатов для реализации новых проектов с межфункциональным взаимодействием.

Удержание сотрудников

Блок «Награды и достижения» в профиле сотрудника в Адресной книге и интерфейс маркета на портале «ГПбЛайк». Изображения — объект интеллектуальной собственности. Использование только по письменному разрешению. Подробнее о правилах использования.

Признание и забота о сотрудниках имеют решающее значение для поддержания уровня вовлечённости и мотивации работника к продолжению карьеры в компании.

Газпромбанк прилагает максимальные усилия для снижения рисков ухода сотрудников с различной экспертизой, потери ресурсов на поиск замены и адаптацию новичков. Поэтому задачами банка стало внедрение цифрового инструмента поощрения сотрудников, выдачи позитивной обратной связи от руководителя и коллег и отображения достижений сотрудников.

В профиле сотрудника в Адресной книге отображаются бейджи за достижения: получение общебанковских наград, участие в корпоративных программах, проявление ценностей банка, стажа работы и других. Обратную связь сотрудникам дают не только руководители, но и сами коллеги. Накопленные бейджи конвертируются в коины — внутреннюю валюту, на которую можно приобрести банковский мерч на портале нематериальной мотивации «ГПбЛайк».

Быстрая реакция HR-специалистов на «боли» сотрудников, регулярная оценка и признание со стороны коллег и руководителя также имеют решающее значение для удержания сотрудников. Для этого на «Сфере» запущен сервис «HR-помощь», который позволил сотрудникам конфиденциально обратиться в HR за решением проблемы в области взаимоотношений с руководителем или коллективом, карьерного роста, организации работы, выплаты вознаграждения и других. Баннер с переходом на форму обращения «HR-помощь» расположен на стартовой и других страницах корпоративного портала. Со времени запуска интранета в апреле 2021 года отработано более 600 обращений сотрудников из головного офиса и филиалов. SLA на обратную связь сотруднику по его проблеме составляет трое суток.

Важно было не только остановить отток, но и повысить лояльность сотрудников к банку. Для этого была создана Экосистема сервисов заботы о сотрудниках, которая помогает выстраивать баланс в шести сферах благополучия: физической, ментальной, социальной, финансовой, профессиональной и общественной. Банк запустил программу «ГПБзабота» и посвятил ей одноименный раздел на корпоративном портале с информацией о том, как сотрудники могут получить бесплатные консультации профессиональных психологов, юристов, финансовых консультантов; здесь анонсируются вебинары и марафоны, которые проводятся в интранете. Со времени запуска раздела более 700 сотрудников воспользовались помощью в рамках сервиса «ГПБзабота».

Оффбординг

На этапе, когда сотрудник уходит из банка, основной задачей стала автоматизация выходного интервью. Для сотрудников выходное интервью — способ поделиться «болями», для банка — бесценная обратная связь о том, что необходимо улучшить, какие проблемы существуют в подразделениях.

После прохождения интервью сотрудник, покидающий компанию, может вступить в сообщество Газпромбанка. Руководителю предоставляется аналитика ответов.

Основная фича «Сферы»

Основная сильная сторона «Сферы» — это персонализация контента. «Сфера» создавалась в период пандемии — беспрецедентной информационной нагрузки на сотрудников компаний. Команда корпоративного портала разделяла идею о том, что в условиях удаленной работы с ростом продолжительности рабочего дня, увеличения объёма задач и коммуникативной нагрузки на работников, интранет должен не создавать для сотрудника проблемы, а помогать максимально быстро их решать.

Так возникла необходимость сегментировать аудитории интранета и управлять видимостью контента, чтобы доставлять его релевантной аудитории в нужное время. Были организованы различные интерфейсы для групп пользователей с разделением по:

• роли (руководитель — линейный сотрудник);
• стажу работы в банке (новичок — опытный сотрудник);
• принадлежности к бизнес-подразделению (фронт-офис — бэк-офис);
• геолокации (головной офис — филиалы).

Личный кабинет сотрудника и личный кабинет руководителя. Изображения — объект интеллектуальной собственности. Использование только по письменному разрешению. Подробнее о правилах использования.

Ярким примером персонализированного подхода стал Личный кабинет, который разделился на кабинет сотрудника и кабинет руководителя в виде дашбордов с набором сервисов по темам «Управление командой» (учет времени, премирование), «Время» (отпуск, больничный, командировка, «Финансы» (расчетный лист, карта), «Соцпакет» (ДМС, матпомощь, скидки), «Заявки» и другим.

Чек-лист в разделе «Новому сотруднику». Изображения — объект интеллектуальной собственности. Использование только по письменному разрешению. Подробнее о правилах использования.

В разделе «Новому сотруднику» у вновь принятых работников отображается список действий для самопроверки на период адаптации с прогресс-баром по пройденным этапам с даты старта до даты завершения испытательного срока. После завершения периода адаптации блок автоматически скрывается.

Персонализированный баннер с информацией об оставшихся днях отпуска. Изображения — объект интеллектуальной собственности. Использование только по письменному разрешению. Подробнее о правилах использования.

В разделе «ДМС» пользователь видит реквизиты своего полиса и содержание страховой программы. В разделе «Работа в период пандемии» отображаются категория сотрудника и статус (например, во время активной фазы заболеваемости COVID-19 карантин в связи с возвращением из поездки). В разделе «Отпуск» — персонифицированный баннер с информацией об оставшихся днях отпуска и датах запланированного.

Результаты автоматизации жизненного цикла сотрудника на «Сфере»

Автоматизация HR-цикла остается важнейшей функцией корпоративного портала «Сфера», поскольку касается самого ценного актива Газпромбанка — его сотрудников.

Почему нужно участвовать в премии Russian Intranet Awards

Советы будущим участникам премии Russian Inrtanet Awards

1. Начните заполнять заявку минимум за месяц до дедлайна — потребуется собрать много фактов, цифр. В финале вы получите универсальные слайды с полной информацией о своём продукте, которые можно будет использовать для внутренних презентаций и в качестве основы для заявок на другие премии и конкурсы.
2. Используйте комментарии экспертов, входящих в жюри, в качестве аргументации для обоснования принятия тех или иных решений по развитию продукта.
3. Во время церемонии награждения не упускайте возможности нетворкинга с коллегами из других компаний — вы гарантированно получите инсайты для развития своего интранет-портала и узнаете, на какие грабли не стоит наступать.

Отзывы жюри о проекте

Сэм Маршалл, Великобритания

Большое внимание в проекте уделено упрощению рабочих задач и эффективному использованию персонализации. Приятно видеть, что интранет играет большую роль в формировании благополучия и культуры во время пандемии.

Ольга Богомолова, Россия

Замечательный пример чёткого, системного и доказательного внедрения проекта. Отличная работа с персонализацией. Большие успехи ждут этот проект с профессиональным и деловым подходом лидера.

Кэтрин Гренфэлл,
Австралия

Команда чётко понимала различные цели бизнеса для сотрудников и предоставила решение, которое сбалансировало эти потребности. Интранет-лидер хорошо продемонстрировал, что тестирование и доказательства необходимы для прогресса в крупной компании.

Правила использования материалов статьи

Любое использование изображений и данных из настоящей статьи возможно только со ссылкой на источник — «Ривелти.Интранет» — и ссылкой на эту статью — https://abazhur.rivelty.ru/case-gpb-sphere/. Не допускается изменение данных и корректировка изображений. Подробнее о правилах использования.

Вам также может быть интересно

• Как оценить «здоровье» своего интранета без дополнительных затрат
• Сравнение российских интранет-решений
• Ривелти.Конф 2022 — конференция неравнодушных