История перезапуска интранета IBS — одной из первых
Кейс будет особенно полезен интранет-лидерам или коммуникаторам, делающим первые шаги в создании или реновации корпоративного портала, и поможет понять, как выстроить работу и какую функциональность внедрить прежде всего.
О компании
IBS была в числе первых
IBS также выпускает собственные линейки продуктов: платформу для управления
год основания IBS
реализованных проектов
сотрудников
Главный офис IBS находится в Москве. Другие центры работают в крупнейших городах России:
IBS предоставляет возможность работать удалённо: центр дистанционных сотрудников объединяет более 500 специалистов из 90+ городов от Калининграда до
Географическая распределённость и специфика
Начнём с истории
Первый корпоративный портал появился в компании в 2011 году, он был создан на платформе SharePoint и назывался IBS Online.
Первая версия корпоративного портала
Глобальные изменения произошли в 2018 году: интранет «переехал» на 1C-Битрикс и получил новое воплощение, а также имя — Zoom.
Вторая версия корпоративного портала
Никакого отношения к одноимённому сервису видеоконференцсвязи корпоративный портал не имел: в момент выбора названия о Zoom в России мало кто слышал. Но затем, по мере роста популярности этой программы, началась путаница. Поэтому, помимо преобразования корпоративного портала, нужно было изменить и его имя.
Новую версию интранета сотрудникам представили 30 ноября 2022 года.
Корпоративный портал IBS Life
Данное изображение и другие изображения в статье — объект интеллектуальной собственности. Использование только по письменному разрешению. Подробнее о правилах использования.
Почему IBS Life?
Трансформации в интранете начались со смены названия. К выбору подключили сотрудников: провели открытый конкурс прямо на корпоративном портале. Каждый участник мог предложить свой вариант — только один — названия интранета в комментариях к новости. Победителю был обещан приз — iPhone 13 Pro корпоративного
Конкурс продлился месяц: две недели на сбор вариантов и ещё две — на голосование с помощью лайков к комментариям. Такой механизм исключал накрутку голосов: пользователи могли поставить только по одному лайку к любому комментарию.
Новость с конкурсом установила сразу несколько рекордов: стала самой просматриваемой за историю корпоративного портала, собрала больше всего комментариев и привлекла к участию в конкурсе максимальное на тот момент число сотрудников.
В итоге наибольшее количество голосов набрало название IBS Life — оно понравилось и сотрудникам, и руководителям. Появление нового имени корпоративного портала отметили большим праздником в офисе, на который пригласили всех сотрудников и, конечно, победительницу конкурса Анастасию, предложившую этот вариант названия. Оно было простым, легко произносилось и запоминалось и при этом полностью отражало тот смысл, который команда вкладывала в корпоративный портал.
Анастасия придумала название для нового интранета и выиграла iPhone
На празднике сотрудникам презентовали новый логотип и поделились планами развития интранета, рассказали, какая функциональность будет реализована и представили некоторые макеты будущего корпоративного портала. Мероприятие транслировалось в режиме реального времени во всех городах присутствия компании. Гостей угощали праздничными десертами, украшенными новым логотипом корпоративного портала. Начало нового этапа в жизни интранета получилось ярким и вкусным.
Промокампания будущего интранета
Подход к работе
Как продуктолог корпоративного портала решил слона есть по частям — все изменения и доработки поделить на две группы: обновление существующей функциональности и добавление новой.
К обновлению можно отнести изменения в календаре мероприятий, сообществах, разделе именинников. А к новым — добавление сервиса «Спасибо» и ачивок, запуск интернет-магазина.
Для работы над проектом используем возможности того же Битрикса: канбан-доску с несколькими этапами. Это довольно удобный инструмент: все изменения транслируются в уведомлениях, так что ничего не пропустишь.
Рабочая зона команды интранета
На пути к изменениям
Для разработки нового интерфейса главной страницы корпоративного портала команда проекта опросила ключевых заказчиков изменений —
Кроме работы с пользователями, изучили лучшие практики на рынке интранета. Смотрели кейсы из всех отраслей с особым вниманием к ИТ. Проанализировали более 15 корпоративных порталов — Hyundai, АФК Системы, Банка России, Московского индустриального банка, СИБУРа и других компаний.
Спасибо владельцам и пользователям этих проектов за готовность делиться опытом. И, конечно, спасибо экспертным сообществам, где можно найти огромное количество полезной информации по теме, в том числе скрины интранетов, комментарии
Команда корпоративного портала изучала не только состав главной страницы, но и расположение элементов — хотелось сделать её не просто функциональной, но и удобной для восприятия, идеальной с точки зрения пользовательского опыта.
На этом этапе стало понятно, что необходима утверждённая дизайн-система интранета: в этом вопросе помогли коллеги из центра визуальных коммуникаций (отвечают за брендбук компании в целом) и отдела UX/UI-дизайна (тренды в области пользовательского опыта — это к ним).
В итоге команда корпоративного портала определила состав главной страницы и обозначила приоритеты: место для тех или иных разделов и порядок их расположения.
Создание дизайн-макетов заняло 5 месяцев:
- 3 месяца — изучение лучших практик и формирование собственного видения структуры главной страницы
- 1 месяц — разработка дизайна
- 1 месяц — согласование и внесение правок
Экскурсия по главной странице
Какой стала главная страница корпоративного портала? Надеюсь, что удобной и красивой. Но итоговую оценку, конечно, дадут пользователи. Что интересно: спустя неделю после перезапуска команда не получила ни одного гневного письма: мол, всё сломали, раньше было лучше и так далее. Это подсказало, что работа идёт в правильном направлении.
Проведу небольшую экскурсию по главной странице.
Шапка
Включает поиск, бегущую строку новостей, элементы личного кабинета сотрудника, уведомления и меню.
Бегущая строка сквозная — отображается на всех страницах корпоративного портала, туда попадают новости из ленты за пять календарных дней. Самые важные из них, с молнией, находятся в бегущей строке, пока редактор корпоративного портала не снимет их с публикации в админ-панели.
Меню содержит заголовки до третьего уровня, в дизайне пришли к такому решению, добавив стрелки и разный тип градиента.
Справа в быстром доступе находятся сервисы Zvonok, телефонный справочник и бронирование рабочих мест.
Шапка главной страницы корпоративного портала
Новостная лента
Правую часть главной страницы занимает новостная лента. Её обновление закончили ещё в 2022 году: можно поставить лайк любой новости, прочитав основную информацию и не открывая текст целиком, отображается число просмотров, дата публикации, рубрика.
Новостная лента на корпоративном портале
Для коллег, отвечающих за контент, добавлена возможность просмотра списка пользователей, которые лайкнули новость.
Баннеры
Реализовали персональное обращение к пользователю. Текст приветствия меняется при каждом обновлении страницы, так этот раздел выглядит живее и дружелюбнее. В карусель можно добавить до пяти баннеров.
В админ-панели настраивается время прокрутки, фон, обращение, текст на баннере и кнопке.
Баннер на главной странице и админ-панель
Избранные сервисы
На главную страницу выводится шесть избранных сервисов — этот список пользователь настраивает сам.
В компании сейчас около 150 различных сервисов и информационных систем. В предыдущей версии интранета все они находились в двух разных разделах.
1 — Каталог сервисов прошлой версии корпоративного портала
2 — Первый этап группировки сервисов
3, 4 — Текущий вариант реализации
После старта реновации интранета был реализован единый раздел и предпринята первая попытка группировки сервисов.
Затем появились утверждённые категории, каждый новый сервис теперь должен относиться к одной из них. По всему разделу работает поиск, у сервисов есть описание, тематическая иконка и возможность добавления в избранное.
Первые шесть сервисов из избранного автоматически переносятся на главную страницу пользователя. Порядок меняется простым перетаскиванием.
Сообщества
В виджете «Обновления в моих сообществах» отображается новая информация из групп, на которые подписан пользователь, до четырёх на экране. Если он подписан на меньшее количество или вообще не состоит ни в одной из них, выводятся последние обновления из всего списка. То есть на главную попадают самые обновляемые сообщества.
Сообщества на корпоративном портале
Рабочее пространство
На главной странице у каждого пользователя есть рабочее пространство, которое со временем будет наполняться новой функциональностью. Здесь уже отображены ачивки, количество благодарностей и баллы для покупки в интернет-магазине.
«Спасибо»
Сервис «Спасибо» появился в конце 2022 года, и результат оказался впечатляющим: спустя всего несколько минут после информационной рассылки о его запуске в интранете было опубликовано более 100 благодарностей, а через неделю их число превысило 1000 — при действующем ограничении не более 5 «спасибо» на одного сотрудника в месяц.
Изначально на главной странице показывали только категории «Спасибо», они соответствуют корпоративным ценностям компании. Затем по запросу коллег добавили и лидеров по числу благодарностей среди сотрудников.
Сервис «Спасибо»
У каждого пользователя в профиле есть статистика по отправленным и полученным благодарностям, этот список можно фильтровать по категориям.
О том, что такое рейтинг «Спасибо» и как правильно благодарить коллег, рассказывает специальный лендинг.
Интернет-магазин
Рейтинг «Спасибо» — лишь первый кирпичик геймификации корпоративного портала IBS Life. Второй этап — запуск интернет-магазина.
При его создании проанализировали ведущие интернет-магазины. В качестве технологической основы взяли функциональность встроенного в Битрикс модуля магазина.
Интернет-магазин мерча на корпоративном портале
Сортировка товаров на основной странице магазина возможна по названию, цене или рейтингу. Добавили возможность оценивать товар и голосовать за него.
На странице заказа товара пользователь видит адрес доставки. Если сотрудник работает в офисе или в городе, где он есть, доставка осуществляется туда. В городах, где офисов нет, товар доставляется на дом, адрес подгружается из профиля.
Ещё одна важная деталь геймификации — страница со всеми начислениями и списаниями баллов.
Страница с информацией о движении баллов геймификации
Ачивки
На первом этапе на корпоративный портал добавили шесть ачивок: три из них присваиваются вручную через админ-панель, другие три — автоматически.
Раздел Достижения в интранете IBS
При выдаче администратор указывает, за какое именно достижение вручается ачивка. Например, ачивка PRO Добро выдана за участие в донорской акции.
С технической точки зрения наиболее интересна наша разработка — ачивка «Внимательный пользователь». Она выдаётся сотруднику, открывшему три «пасхалки» в важных новостях: это специальная кнопка, которая размещается в любой части новости. При нажатии на неё появляется поп-ап с информацией, сама кнопка исчезает. Возможность получить эту ачивку помогает привлечь внимание сотрудников к особенно важным для компании новостям.
Чат-бот
Отдельного рассказа заслуживает чат-бот Лайфик, написанный программистом IBS. Бот помогает искать информацию в интранете, в том числе среди сервисов, разделов FAQ и хранилища корпоративных материалов и документов. Он также может рассказать анекдот.
Чат-бот Лайфик не только помогает с поиском информации, но и поднимает настроение
Поиск
Алгоритм поиска и его дизайн обновили в январе 2023 года.
Старая и новая версии поиска
Добавили фильтры и возможность поиска по датам, разработали отдельную страницу с результатами, разбитыми на категории.
Страница с результатами поисковой выдачи
Внутри каждой категории отображается по одному элементу: сервис, новость, элемент FAQ и так далее. Кнопка «Все результаты» показывает все материалы, найденные внутри категории. Исключение — раздел «Файлы», в нём отображается по три элемента.
Добавили поиск по документам: как по названию, так и по содержанию.
Подключили проверку орфографии от Яндекса, которая исправляет ошибки или опечатки в поисковом запросе, с ограничением 10 тысяч запросов или 10 миллионов символов в сутки.
Профиль и личный кабинет
После всех изменений самым слабым местом корпоративного портала стал профиль сотрудника. В течение 2022 года его функциональность расширили: добавили поле с запросами пользователя, информацию по отпускам, HRа и администратора сотрудника, информацию по региону работы и многое другое. Но всё это пока что в старом дизайне.
Профиль сотрудника в интранете: текущая реализация
Новый дизайн уже готов, планируем вывести его на корпоративный портал в феврале 2023 года.
Профиль сотрудника в интранете: новый дизайн
Немного статистики
В течение всего 2022 года, начиная с января, на корпоративном портале каждый месяц происходил релиз важной доработки. Всё это положительно повлияло на посещаемость интранета:
DAU в апреле 2022
DAU в июле 2022
DAU в октябре 2022
количество изменений в интранете за год
Команда проекта
Над проектом развития IBS Life работает внутренняя команда из нескольких подразделений. Все потребности смогли закрыть без привлечения сторонних специалистов.
На разных этапах над задачами проекта работали различные специалисты, ротация команды (кроме программистов) пошла только на пользу проекту, привнесла новые идеи и свежий взгляд.
Состав команды:
- Исследование и дизайн: 5 специалистов последовательно сменяли друг друга, на проекте всегда работал 1 сотрудник
- Аналитика: 4 специалиста из отдела web-разработки привлекались по мере необходимости
- Вёрстка: 2 специалиста привлекались по мере необходимости
- Программинг: от 1 до 3 человек. Долгое время на проекте был 1 постоянный программист, на 2–3 недели происходило усиление, с ноября 2022 над корпоративным порталом одновременно работает 3 программиста
- Качество кода: техлид и тимлид
- Поддержка интранета: 1 специалист. На финальной стадии все изменения попадают в сервисный центр — это подразделение, которое отвечает за работу корпоративного портала, а также выводит в продуктив все доработки.
Кардинальные изменения на корпоративном портале начались в ноябре 2021 года с приходом нового product owner. Не забываем также и про заказчиков изменений, основные среди них — топ-менеджмент, команда внутренних коммуникаций и HR-служба.
Получается, что над интранетом в разное время работали более 20 человек.
Серьёзной мотивацией и большим вдохновением для меня как для продакта является поддержка руководства, наличие всех необходимых ресурсов и профессиональной команды, которой очень благодарен.
Зачем участвовать в Russian Intranet Awards
Любая наша работа нуждается в индикаторах эффективности — объективных цифрах или отзывах, которые помогут как оценить прошедший путь, так и наметить будущий. Для меня участие в премии — это как раз возможность получить экспертную оценку от жюри и, чего греха таить, подсмотреть, как сделано у других. А присланные оценки и вовсе по полочкам разложили, почему у проекта такая награда, а не выше — вот наша зона развития. Спасибо Ривелти за организацию премии и что так долго работаете с участниками — не бросаете ни до, ни после.
Отзывы жюри о проекте
Хороший пример централизации сервисов. Отдельное восхищение решением не делать портал стартовой страницей браузера. Отличный инсайт — эффективнее создавать не ТЗ, а пользовательские сценарии.
Отличный пример современного интранета от IBS:
— в Личном кабинете отображаются статусы всех заявок, это говорит о проделанной большой работе по интеграции с корпоративными сервисными системами
— календарь компании интегрирован с пользовательскими календарями
— помимо единой точки доступа ко всем системам и сервисам у сотрудников есть возможность ранжирования их отображения в соответствии со своими потребностями
— реализован модуль геймификации с ачивками в профиле пользователей и магазином
— в «Избранное» можно добавить не только сервисы, но и контакты, новости
Отдельное восхищение вызвало то, что проект реализован силами внутренней команды без привлечения подрядчиков. И также то, что команда создала уникальный кейс продвижения: праздник в честь нового названия портала, выбранного в ходе конкурса среди сотрудников.
Отличный проект, хорошая перспектива, но нужно еще пару сезонов. Втащить побольше сервисов, добавить аналитику для руководителя.
Правила использования материалов статьи
Любое использование изображений и данных из настоящей статьи возможно только со ссылкой на источник — «Ривелти.Интранет» — и ссылкой на эту статью — https://abazhur.rivelty.ru/case-ibs-and-intranet-life/. Не допускается изменение данных и корректировка изображений. Подробнее о правилах использования.
