Содержание
- О компании и пользователях
- Проблемы и предпосылки проекта
- Задачи интранета
- Профиль интранета
- Ключевая функциональность
- Длительность и этапы проекта
- Продвижение
- Результаты проекта
- Интранет-команда
О компании и пользователях
Центры предоставления государственных услуг «Мои Документы» являются единой точкой доступа к госуслугам по всей стране. Команда Центров постоянно работает над автоматизацией и цифровизацией своих сервисов: сегодня количество государственных услуг в Центрах превышает 280, при этом 98% из них предоставляются без привязки к месту жительства.
Самая большая нагрузка ложится на Центры госуслуг Москвы, которые обслуживают максимальное количество граждан. В 135 московских Центрах работает более 11 000 человек, и до недавнего времени для них не было создано единого цифрового пространства.
Общая информация о Центрах госуслуг и категориях сотрудников
Проблемы и предпосылки проекта
Потребность в наличии качественного решения для интранета назрела в Центрах госуслуг уже давно. Уровень коммуникации между сотрудниками был низким. Передача знаний не была встроена в процессы компании как основная практика, а ежедневные бизнес-процессы не были автоматизированы.
- Управление знаниями. Отсутствовала база знаний для консультаций посетителей. Информация для ответов на запросы хранилась разрозненно: локально на компьютерах или даже в виде распечаток.
- Коммуникации. У сотрудников не было единого пространства, в котором они могли бы общаться и решать текущие вопросы. Также отсутствовал единый справочник контактов.
- Работа с персоналом. Не хватало инструмента для автоматизации HR-процессов, чтобы разгрузить специалистов отдела кадров. Отсутствовала система мотивации персонала, которая помогла бы справиться с высокой текучкой.
- Рутина. Не были автоматизированы основные бизнес-процессы, в которые вовлечено большое количество сотрудников.
сотрудников тратят на поиски информации 60+ минут в день
сотрудников коммуницируют через почту и телефон
сотрудников хранят документы локально на своих компьютерах или в распечатанном виде
сотрудников не умеют совместно работать с файлами
Задачи интранета
- Создать единую точку коммуникаций для сотрудников московских Центров
- Систематизировать разрозненные знания
- Повысить социальную ответственность персонала
- Автоматизировать расчёт KPI
- Обеспечить прозрачный процесс карьерного роста персонала
- Транслировать ценности и новости организации
Профиль интранета
Для решения обозначенных задач был создан корпоративный портал на платформе Битрикс24. Благодаря интеграции между личным кабинетом, базой знаний, в которой хранится более 10 000 записей, а также внутренней социальной сетью и другими корпоративными системами, удалось добиться полного погружения каждого сотрудника в информационное и культурное пространство организации.
Модули, разработанные специально для корпоративного портала, позволяют регулярно рассказывать о добрых делах, которые совершают сотрудники Центров госуслуг, непрерывно проводить конкурсы и мероприятия, нацеленные на повышение вовлечённости персонала.
Доступ к интранету есть у 100% сотрудников московских Центров.
Ключевая функциональность
Личный кабинет
В Личном кабинете сотрудника содержатся следующие данные:
- общая информация (ФИО, фото, должность, контакты)
- информация о датах отсутствия сотрудника на рабочем месте и о том, кто замещает его в этот период
- место в структуре организации
Также в Личном кабинете можно ознакомиться с приказом «Правила карьерного роста», схемой карьерного роста и подать заявку на обучение.
Главная страница
Главная страница — это агрегатор важных новостей организации. Здесь собраны ключевые события, объявления и важные для Центров даты. Размещать информацию на этой странице без премодерации может только пресс-центр, а комментировать и ставить лайки постам — любой сотрудник от директора до оператора.
Отдельно представлен блог директора, где от первого лица рассказывается о стратегии организации, планах и результатах её работы.
На экране есть виджет перехода в личный кабинет, информация о выходе новых сотрудников, мероприятиях и днях рождения коллег.
Главная страница корпоративного портала
Раздел «Конкурсы»
Корпоративный портал поощряет сотрудников к участию в конкурсах. Вся информация о грядущих мероприятиях доступна на специально созданной странице портала.
Результаты конкурсов не только становятся частью корпоративной культуры, но также повышают лояльность сотрудников компании и дают материал для формирования кадрового резерва.
На корпоративном портале размещён специальный таймлайн с анонсами конкурсов и турнирная таблица с системами оценки заявок.
Конкурсы на корпоративном портале
Раздел «Мои добрые дела»
В разделе «Мои добрые дела» сотрудники в свободной форме рассказывают о своих достижениях в сфере высокого сервиса. Эта часть портала нацелена на повышение социальной ответственности и улучшение качества обслуживания в Центрах госуслуг.
Сотрудники могут проголосовать за понравившиеся добрые истории и тем самым повлиять на их положение в общем рейтинге.
Раздел «Мои добрые дела» на корпоративном портале
База знаний
В базе знаний каждый сотрудник может найти информацию практически по любому рабочему вопросу. Она постоянно улучшается и дополняется.
Здесь можно найти релевантный регламент или шаблон документа по каждой услуге. На отдельной странице представлены полные названия органов исполнительной власти.
Информацию можно искать с помощью поиска по ключевым словам или по категориям. Если статья была обновлена, возле неё отображается специальное уведомление, а если в базе нет нужной статьи, сотрудники могут легко создать её.
База знаний на корпоративном портале Центров госуслуг
Вакансии
В разделе «Вакансии» сотрудник может посмотреть актуальные вакансии и отправить своё резюме на любую из них. В разделе настроен поиск по отделам и должностям.
Сервис «Вакансии» на корпоративном портале
Контакты
В этом разделе можно найти сотрудника с помощью фильтров и поиска. На корпоративном портале появилась удобная структура филиалов, а специальное меню с отделами и блоками помогает ориентироваться в организационной структуре и делает её прозрачной.
Эффективность
На интерактивной карте отображаются показатели эффективности Центров госуслуг по дивизионам и округам. Есть возможность отследить показатели в динамике, сравнив два квартала между собой. Информация собирается с помощью систем электронной очереди и основывается на оценках посетителей, времени ожидания и общем количестве обслуживаний.
Интерактивная карта Центров по округам
Длительность и этапы проекта
Продвижение
На каждом этапе внедрения проекта проводили демонстрацию функциональности ключевым сотрудникам, а также совместное тестирование корпоративного портала с вовлечением специалистов компании-интегратора и ответственных лиц со стороны Центров госуслуг.
Для работников были созданы обучающие материалы, а дизайн портала был кастомизирован и брендирован, чтобы передавать ценности и фирменный стиль «Моих документов».
Портал привлекает внимание своей функциональностью и удобством, что помогает в ежедневной операционной и проектной деятельности.
Пример информационной рассылки про корпоративный портал
Результаты проекта
- В 2 раза сократилось время сотрудников на поиск информации
- 30% вакансий стали закрывать внутренними силами
- В 2 раза сократили ресурсы по сбору обратной связи от сотрудников за счёт централизованных опросов
В результате редизайна в 2022 году:
- Улучшился показатель использования корпоративного портала и его разделов
- Ускорился процесс нахождения контактов и определения принадлежности сотрудника к подразделениям в оргструктуре
- Оптимизирована работа корпоративного портала, в результате чего ускорена загрузка информации
MAU
отделения имеют доступ к корпоративному порталу
статей в базе знаний
Особой популярностью у сотрудников пользуется база знаний. Это значит, что они действительно научились сохранять и использовать знания, необходимые в работе.
Сегодня проект находится в стадии активного развития — расширяются возможности обучения, готовится к запуску мобильная версия корпоративного портала.
Интранет-команда
Интранет-лидер
- Наталья Балина, руководитель проекта, Центр государственных услуг «Мои документы»
Команда IT-разработчика и интегратора HOPPER IT
- Наталья Краснобаева, генеральный директор HOPPER IT , куратор и один из идеологов проекта
- Владимир Фазулиянов, руководитель проекта
Почему нужно участвовать в премии RIawards
Участие в премии помогает не только заново взглянуть на свой проект и увидеть новые горизонты для его развития: премия придаёт ценность той работе, которую вы провели. Вашим коллегам будет приятно, если проект получит высокие оценки, ведь сегодня все хотят работать в современной компании с лучшими ИТ-решениями.
Правила использования материалов статьи
Любое использование изображений и данных из настоящей статьи возможно только со ссылкой на источник — «Ривелти.Интранет» — и ссылкой на эту статью — https://abazhur.rivelty.ru/case-my-documents/. Не допускается изменение данных и корректировка изображений. Подробнее о правилах использования.
