Смена ИТ-интегратора на проекте для многих интранет-лидеров (и не только) — крайняя мера. Все понимают, что эта задача таит в себе множество подводных камней и огромный объём работы. Реально ли поменять подрядчика и не навредить интранету? Разбираемся в этом материале.
Готовь сани летом
Ещё на этапе подписания договора поддержки с подрядчиком желательно учитывать, что когда-то в будущем вам может понадобиться найти другого исполнителя на проект. Такой подход страхует многие риски, связанные со сменой ИТ-интегратора. Так как же эффективно организовать этот процесс?
1. Изучите рынок
Часто причиной смены подрядчика становится высокая стоимость работ. Запросите 3-4 предложения от альтернативных разработчиков, прежде чем менять текущего. Также обратите внимание на уровень экспертизы и стандарты работы, которые могут отличаться от текущих. Например, сроки ответа службы поддержки могут быть больше, чем у текущего подрядчика.
2. Проверьте, что у вашей компании исключительные права на все разработки
Обычно так и бывает, но стоит проверить этот момент в договоре перед началом процесса смены подрядчика.
3. Организуйте доступ к исходному коду продукта
Последняя версия исходного кода должна быть постоянно доступна вам либо выдаваться по первому требованию. Надёжнее всего иметь доступ к исходному коду через систему контроля версий — так все правки подрядчик должен будет вносить через неё, а не сразу на сервер. Хорошо, если в вашей компании есть своя система контроля версий и вы можете дать туда доступ разработчику.
Если же код выдаётся по запросу, то необходимо проверить, что в нём отражены все модули и он актуален на дату передачи (здесь помогут коллеги из внутреннего ИТ).
Также важно, чтобы исходный код содержал комментарии, которые позволят любому разработчику быстро сориентироваться, за какой функционал отвечает каждый «кусок» кода.
Ваше право иметь доступ к исходному коду необходимо закрепить в договоре.
Бывает и так, что не остается ни исходного кода, ни документации, ничего. В такой ситуации заказчик становится «заложником» одного подрядчика: никто кроме владельца исходного кода не сможет доработать решение или исправить ошибку. К сожалению, это может обернуться большими потерями, если отношения с таким контрагентом испортятся.
4. Храните всю документацию по модулям интранета
Новому разработчику нужно не только изучить исходный код продукта, но и понять, как именно должен работать каждый модуль. Разобраться в этом будет проще при наличии документации, где описана логика работы всех модулей интранета и задачи, которые они решают. Идеальный вариант, если помимо этого у вас также хранится документация со времен разработки интранета: функциональные требования, ТЗ, ЧТЗ, макеты и др.
5. Ведите базу знаний по эксплуатации интранета
Конечно, сложно собрать такую базу в одночасье, однако если с самого запуска интранета фиксировать способы устранения стандартных проблем и решения типовых задач, это поможет сохранить качество технической поддержки даже в первые месяцы после смены подрядчика.
6. Обеспечьте проведение гарантийных работ старым подрядчиком
Необходимо учесть, что гарантийные обязательства старого подрядчика аннулируются в случае, если в реализованный им код будут внесены изменения другим разработчиком. Чтобы сохранить гарантию на работы, продумайте регламент взаимодействия старого и нового подрядчиков.
7. Снизьте риски неоправданного роста стоимости работ в будущем
Бывает так, что новый подрядчик увеличивает смету, ссылаясь на несовершенство кода предыдущего разработчика или аргументируя это тем, что продукт недостаточно изучен, его архитектура не понятна.
Закажите у нового подрядчика аудит продукта, где будут найдены все ошибки в текущем коде. Да, это дополнительный бюджет на расходы, но такая превентивная мера сэкономит вам гораздо бóльшие суммы в будущем. По результатам аудита вы сможете исправить указанные ошибки по гарантии у старого подрядчика
8. Организуйте переходный период
Если старый подрядчик готов помочь в передаче своих полномочий и рассказать об изменениях, которые были реализованы в продукте, это значительно ускорит процесс смены подрядчика. Учтите: вряд ли эта услуга будет оказана бесплатно.
Во время переходного периода старый подрядчик продолжает свою работу, а одновременно с ним новый перенимает знания и имеет возможность задавать вопросы. Этот процесс напоминает ситуацию, когда на должность заступает новый сотрудник до увольнения старого.
9. Обеспечьте передачу всех прав и доступов
Задача интранет-лидера — проконтролировать передачу всех необходимых данных от старого разработчика к новому. Особенно это важно, если интранет подключен к другим системам.
10. Будьте готовы к временному ухудшению
Смена подрядчика — действительно одна из самых непростых ИТ-задач. Вникнуть в код и изучить все нюансы работы корпоративного портала — большая работа. Пока новый подрядчик адаптируется к специфике вашего продукта, возможно снижение темпов развития и качества поддержки. Это нормально. Если продукт сложный, такая адаптация может занять и год.
Это в идеале. А на практике...
Что же делать тем, кто не формализовал в договоре обязательство подрядчика передать исходный код заказчику? Или кто утерял всю документацию?
В этом случае можно рекомендовать собрать как можно больше информации, чтобы облегчить адаптацию новому разработчику. Кроме того, здесь не обойтись без переговорного процесса с текущим подрядчиком.
Что в итоге?
Какая бы ни была причина смены подрядчика (новый тендер, поиск более бюджетной альтернативы, испорченные отношения или что-то другое), надеемся, что материал данной статьи поможет вам сориентироваться и организовать этот процесс максимально эффективно.
Если же у вас возникнут вопросы, их всегда можно задать в нашем Tелеграм-сообществе. Кстати, эта статья была написана как раз по следам дискуссии на тему смены ИТ-интегратора, которая завязалась в чате сообщества. Мы благодарим всех, кто высказал своё экспертное мнение и поделился опытом: Анатолия Бабкина, Владимира Баронова, Антона Мужельского и Сергея Ходырева.
Правила использования материалов статьи
Любое использование изображений и данных из настоящей статьи возможно только со ссылкой на источник — «Ривелти.Интранет» — и ссылкой на эту статью — https://abazhur.rivelty.ru/contractor-replacement/. Не допускается изменение данных и корректировка изображений. Подробнее о правилах использования.
