Как провести лучшее мероприятие для сотрудников: подробный гайд от эксперта

Часто в обязанности специалистов по коммуникациям входит организация мероприятий для сотрудников — но как создать ивент, который и понравится коллегам, и решит задачи бизнеса? За ответом мы отправились к Валерии Соловьёвой.

Более 7 лет Валерия проводит мероприятия в ведущих FMCG и ИТ-компаниях. С 2023 года отвечает за организацию внутренних мероприятий для команды RuStore — нового проекта VK.

Транслируем ценности: какие задачи бизнеса решают мероприятия

Задача мероприятий, лежащая на поверхности, — это командообразование, без которого никуда. Но на самом деле такие встречи дают гораздо больше. Они продвигают ценности компании, транслируют, что происходит с бизнесом, если в них нативно зашить бизнес-повестку.

На решение бизнес-задачи должны работать все составляющие мероприятия: от выбора локации и активностей до декора. Для примера, наше первое мероприятие в RuStore называлось «Точка сборки». Команда сотрудников из 40 городов только сформировалась — и коммуникациями мы транслировали ценность такого объединения и общего сбора. Затем команда сильно расширилась, и следующий корпоратив назывался «Upgradе» — потому что мы выросли, изменились, трансформировались. В качестве активности мы возводили стену из ящиков, чтобы показать, что мы строим команду. Зимнее мероприятие было посвящено космосу, так как коллеги круто себя проявили и показали космические результаты.

В концепции мероприятия нет неважных деталей. Всё: от названия и слогана до украшения стола и одежды персонала, может помочь донести детали бизнес-повестки

Бронируем площадку и создаем концепцию: с чего начинается мероприятие

Локацию нужно бронировать за полгода, поэтому начинаем именно с этого и уже при создании идеи учитываем площадку. Но в идеальном мире я хотела бы начинать подготовку с концепции мероприятия и под неё искать локацию.

Разработку концепции я начинаю за два месяца до мероприятия. Всегда стартую с понимания, что мы хотим донести. Обычно для этого разговариваю с топ-командой о том, что сейчас происходит у нас в бизнесе. Если не определиться с этим, то мероприятие будет просто развлечением и не решит задачи бизнеса. Концепцию я оформляю в формате презентации на 4−5 слайдов: показываю задачу, предлагаю способы решения и общий формат. В таком виде я утверждаю идею, а уже потом докручиваю все детали.

Делегируем разумно: что в организации уместно отдать агентству

Я считаю, что ивент-агентствам уместно отдавать техническую часть — общение с площадкой, расстановку мебели, меню, общение с типографией. Если у вас нет внутренних дизайнеров, можно и нужно делегировать декор. Но когда у меня как у организатора есть опыт и соответствующие специалисты внутри, я не вижу смысла отдавать эту работу. Важно учитывать бюджет, ведь агентство берёт в среднем 10−15% от общего счёта.

При этом смысловую часть мероприятия я всегда беру на себя, потому что для неё нужно быть погруженным в бизнес. Агентство вряд ли справится с разработкой подходящей концепции. Для хорошей идеи вам нужно работать с одним подрядчиком долго и регулярно, чтобы он понимал вашу аудиторию и задачи.

Учитываем совместимость: как выбрать агентство

Для меня важно, чтобы мы с менеджерами агентства совпадали по подходу к работе и темпераменту. Конечно, агентство должно хорошо знать нашу сферу и аудиторию, чтобы понимать нюансы мероприятия. Учитываю и профессионализм. Безусловный «красный флаг» — если агентство предлагает однотипные решения или вообще такие же мероприятия, как у конкурентов.

В работе с подрядчиком я стараюсь соблюдать баланс. С одной стороны, показываю себя профессионалом, который понимает в сфере. Могу посмотреть смету и по-честному сказать: «Я знаю, что это стоит в три раза меньше». Я точно понимаю, что нам нужно, а что не нужно — это всегда производит впечатление. С другой стороны, я жду предложений и решений от самого агентства. То есть, отношусь к менеджерам, как к таким же профессионалам. Такая двусторонняя история.

Выстраиваем работу с подрядчиком: что учесть в ТЗ для агентства

В ТЗ я описываю нашу компанию, количество участников, средний возраст и соотношение полов сотрудников, из каких мы городов, что любим, а что нет. Так как разрабатываем концепцию мы сами, то проговариваю желаемый формат мероприятия. Прикладываю фото и видео с прошлых ивентов.

Для нашего прошлого мероприятия я даже составила примерный список активностей, как я их вижу. Но считаю, что внутрикому необязательно этим заниматься — уместно ожидать предложений от агентства.

Рассчитываем бюджет: на чем можно, а на чем нельзя экономить

У меня есть точный ответ, на чём не стоит экономить — это еда/напитки и площадка, локация. Даже если на мероприятии будут не суперинтересные активности, но будут классный стол и красивая площадка, то все и так хорошо проведут время.

Я считаю, что можно легко сэкономить на артистах. В моём опыте ни одна вечеринка не пострадала от отсутствия хедлайнеров. На звёзд уходит весь бюджет мероприятия, поэтому это больше история для внешних имиджевых ивентов.

Вовлекаем коллег в организацию: почему не всегда стоит это делать

Считаю, что не стоит массово вовлекать сотрудников в разработку концепции мероприятий. Будет сложно договориться, и от организатора будут ожидать, что он учтёт все мнения.

Иногда у сотрудников появляется потребительское отношение к мероприятиям: «Вы нас развлекаете, удивите нас». Поэтому я всегда стремлюсь показать, что на самом деле люди создают праздник сами, а мы даём им для этого инфраструктуру.

На площадке предусмотрены разноформатные активности — от спортивных и игровых до творчества и рукоделия. Участвуя в них, можно получить «валюту» мероприятия и обменять её на мерч. Так мы нативно показываем, что возможность повеселиться и получить подарки — в руках самих сотрудников, «праздник делают люди».

Учитываем тренды: на что опираться в оформлении

Тренды в организации мероприятий очень зависят от сферы. Да, существует общая тенденция к отказу от банкетов, но у IT-среды есть много своих особенностей. Сейчас актуальна лаконичность — мы придерживаемся такого подхода в оформлении. Мы устраиваем фуршеты, создаём зоны для разных интересов: например, тихие уголки. Но такая организация площадки скорее связана с предпочтениями IT-аудитории, а не с общими тенденциями рынка.

На наших мероприятиях мы стараемся смещать фокус в сторону интересов и индивидуальности сотрудников. Декор может быть лаконичным, ведь главное на мероприятии — яркие личности гостей. Мы стараемся зонировать пространство так, чтобы каждый нашел занятие по душе, будь то разговор с коллегами в тишине, посиделки с гитарой у костра или отвязные танцы.

Собираем людей: какие каналы коммуникации использовать до и во время мероприятия

К счастью, у меня нет необходимости мотивировать сотрудников приходить на мероприятия. Мы проводим их так, что коллеги сами хотят их посещать. Поэтому коммуникационная составляющая направлена не на мотивацию, а на качественное информирование. Но это специфика RuStore: у нас вовлечённая команда с хорошо выстроенными горизонтальными связями, где люди хотят общаться и видеться в офлайне, в том числе приезжать в командировки в Москву.

Перед ивентом мы создаём лендинг силами внутренних дизайнеров. Для рассылок используем чат в Teams и почту — оказалось, что больше 60% сотрудников открывают письма. Удобно пользоваться календарём: мы подключаем его каждому сотруднику и отмечаем там все мероприятия.

Во время ивента пишем в чат, что сейчас в такой-то локации будет такая-то активность. Да, у нас не такая большая компания, чтобы мы не слышали ведущего, который говорит, куда идти. Но поступали комментарии, что сообщения с навигацией по площадке и расписанием активностей были полезны.

Получаем обратную связь: как организовать посткоммуникацию

Сразу после мероприятия, через день или два, я провожу опрос — он достаточно честный и просто выстроенный. Мне важно и интересно узнать, что понравилось, что не понравилось, что можно сделать лучше. Например, однажды я получила разгромный комментарий из-за того, что зона мерча была на входе, что создало очередь. Такие конструктивные замечания я учитываю и беру в работу. Также задаю открытые вопросы: когда мы дарили мерч, то я спрашивала, что бы сотрудники ещё хотели получить. Так сразу появилась база вариантов.

После ивента мы просим сотрудников делиться своими фото в общей папке. Когда собираем наши и профессиональные фото и видео, делаем пост в блоге RuStore.

Анализируем результаты: какие KPI учитывать

Результаты ивента достаточно сложно оцифровывать. Мы оцениваем средний балл по мероприятию, который узнаём из опроса. Мои метрики — это eNPS (Employee Net Promoter Score), посещаемость, соотношение затрат на мероприятие и удовлетворённости коллег от него.

Профессионально растем: зачем учиться работать с деньгами и словом

Создание ивентов для меня — это не про суперкреатив, а про планирование и организаторский склад ума. И ещё про гибкость и хладнокровие, потому что всегда что-то идёт не так. Важно понять, что никто кроме тебя не знает, как должно быть, и быстро придумать лучшее решение из возможных. Тогда никто ничего не заметит. А если в такой ситуации не выдержать и «сдуться», то недочёты будут бросаться в глаза.

Внутриком-ивенты всегда связаны со смежными сферами. Поэтому идеальный организатор должен структурно и логично излагать мысли, писать нескучно и грамотно, уметь выйти на сцену, если это понадобится.

Для меня профессионализм заключается и в знании рынка, цен и того, как всё устроено. Организатор должен понимать, что творится в сметах и знать сколько всё стоит на самом деле. Себе в начале организаторской карьеры я посоветовала бы развивать умение работать с деньгами, задавать вопросы и возражать, если что-то не так. Для многих это тонкая тема. Но важно преодолеть этот блок, чтобы видеть, когда вас откровенно обманывают. Все эти умения приходят только с опытом.

Развиваем насмотренность: где внутрикому искать креативные идеи

На самом деле, создавать идеи бывает сложно. Я не суперкреативный, хотя и творческий человек. Поэтому концепции рождаются через труд и множество попыток понять, что мы хотим донести. Иногда мне помогают коллеги — в нашей компании есть топовые специалисты в SMM-отделе, которые присоединяются к мне в творческом поиске.

Считаю, что организатору мероприятий полезно целенаправленно развивать насмотренность. Например, я читаю профессиональные каналы, чтобы понимать, как создают мероприятия уровня Оскара. Подписываюсь на блоги ивент-агентств и других IT-компаний.

Моё последнее открытие: надо самой ходить на мероприятия, даже если не очень хочешь. Конечно, на мероприятиях проявляется профессиональная деформация: я обращаю внимание, как там всё устроено. Обычно я благодарный участник, и даже если что-то не так, я анализирую, почему организаторы так сделали. У любого решения есть причина. К примеру, на одном мероприятии мне не понравилось, что в зал не пускали с напитками. Но я осознаю, что это, скорее всего, было решение не организаторов, а владельцев площадки.

Наслаждаемся результатом: что дает внутрикому организация мероприятий

Для меня ценно, что большой блок моей внутриком-работы связан именно с мероприятиями. Ивенты дают нематериальную мотивацию: я вижу свой вклад и получаю фидбэк, благодарность и признание. Мне не хватало этого, когда я работала только с контентом.

С другой стороны, я всегда хотела заниматься творчеством, и его много в этой работе. Да, это не балет или пение в группе, но всё ещё работа, где я могу применить себя с креативной стороны.

Правила использования материалов статьи

Любое использование изображений и данных из настоящей статьи возможно только со ссылкой на источник — «Ривелти» — и ссылкой на эту статью —https://abazhur.rivelty.ru/events-guide/. Не допускается изменение данных и корректировка изображений. Подробнее о правилах использования.

Вам также может быть интересно

• Книжная полка внутрикома: как на коммуникации влияет культурный код
  
• Человекоцентричность всегда в тренде
  
• 4 книги для внутрикома: о силе слова, мышления и работе мозга
  
• «Главное — забота о читателе»: как устроена работа с контентом для сотрудников в «Самолете»
  
• Как организовать коммуникации, чтобы сотрудники сами хотели в них участвовать