Рустам Закиев, директор департамента коммуникационных и социальных проектов РУСАЛа, рассказал, как сделать мобильный интранет для сотрудников.
Команда интранета РУСАЛа
Владелец интранета: Дирекция по связям с общественностью РУСАЛа
Имя интранета: «РУСАЛ ОНЛАЙН»
Платформа: 1C-Битрикс: Управление сайтом
Количество пользователей: 40 000 (63%)
Активные пользователи в день: 5000+
Основная аудитория интранета: сотрудники офиса и производства
Самые посещаемые разделы: справочник сотрудника, скидки для сотрудников, производственный календарь, электронная библиотека
Продолжительность интранет-проекта и этапы: 1,5 года от формирования рабочей группы по проекту до запуска портала в промышленную эксплуатацию
О компании
РУСАЛ — один из крупнейших в мире производителей алюминия. В компании работает 64 000 сотрудников. Предприятия находятся в 20 странах мира на 5 континентах.
Автомобили, здания, гаджеты, посуда, упаковка, самолеты, космические корабли — все то, без чего невозможно представить современную жизнь, производится с использованием алюминия. В прошлом году на долю компании приходилось 5,8% мирового производства алюминия.
Главная страница интранета РУСАЛа
Старый или новый интранет
Первый интранет появился в РУСАЛе в 2010 году. Для своего времени он был передовым: еще в 2005 году в компании заработали сервисы электронного документооборота и совместной работы.
К 2018 году корпоративный портал по-прежнему выполнял функции, но морально устарел. У большей части сотрудников не было к нему доступа. Сотрудники производства могли зайти на портал только из учебных центров — электролизнику или литейщику приходилось отпрашиваться с работы и идти в учебный класс. Они не были включены в информационное поле, и нам было сложно донести до всех категорий сотрудников стратегические цели и задачи бизнеса.
Существующий портал не позволял получать обратную связь от сотрудников и реализовывать новые идеи. Задачи бизнеса требовали новой технологической платформы.
Мобильная версия интранета РУСАЛа
Задачи нового интранета Русала
В первую очередь мы хотели обеспечить доступ к порталу сотрудников производства. Новый интранет спроектировали так, чтобы он был доступен с домашнего компьютера и мобильных устройств, а интерфейс мог адаптироваться под различные гаджеты. Что мы для этого делали?
- Анализировали существующие на рынке технологические решения: встречались с Битрикс24, Hoozin, DaOffice, Rambler&Co.
- Изучали кейсы иностранных и российских компаний, у которых есть опыт создания нового портала или редизайна существующего.
- Приглашали в гости коллег из разных отраслей, которые открыто делились проблемами и успехами развития интранета.
Как изучали аудиторию интранета
Мы обратились к руководителям направлений и обычным пользователям, чтобы понять, чего хотят от нового портала обе стороны. Так собралась рабочая группа из заинтересованных лиц— будущих владельцев основных разделов портала.
HR и пресс-службы подготовили длинный список сервисов, автоматизации которых ждут сотрудники РУСАЛа. Этот список мы разделили по приоритетам и разбили на несколько этапов запуска.
Также команда встречалась с задействованными в проекте подразделениями и доказывала полезность нашего портала для сотрудников. HR убеждали в возможности сокращения их трудозатрат за счет автоматизации сервисов, информационную безопасность — в том, что для компании, которая работает в режиме 24/7, важен мобильный портал с доступом из любой точки в любое время суток со смартфона или домашнего компьютера. Топ-менеджмент же всегда понимал важность этого ресурса для компании.
Главная страница интранета РУСАЛа
«РУСАЛ ОНЛАЙН»
«РУСАЛ ОНЛАЙН» доступен всем сотрудникам: у офисных специалистов он открывается по умолчанию в качестве стартовой страницы, работники производства заходят на портал с мобильных устройств.
Из дома пока доступны не все сервисы, но мы работаем над тем, чтобы с 2020 года они функционировали в полном объеме — разрабатываем удобные для пользователя сценарии с IT, тесно общаемся с коллегами, отвечающими за информационную безопасность, и руководствуемся опытом НЛМК.
Основным ориентиром послужили сайт mos.ru и сайт Госуслуг. Мы хотели создать аналогичные порталы с приоритетом сервисной, а не новостной составляющей.
Контент и сервисы в интранете
Сейчас контент и сервисы в интранете распределены следующим образом:
- HR-сервисы — 65%
- Общие сервисы — 20%
- PR-информация — 15%
Наполнением региональных разделов занимаются пресс-службы регионов. Сейчас разделов на портале 17. В качестве контент-менеджеров мы привлекаем молодежные советы в городах: они публикуют информацию о событиях, получают от пользователей через портал заявки на участие в мероприятиях или на вступление в совет.
В компании есть регламент работы с порталом, который описывает роли контент-менеджеров и редакционную политику.
Возможности нового интранета
Какие сервисы доступны пользователям интранета:
- Личный кабинет с кадровой информацией и возможностью согласовывать KPI с руководителем.
- Административный функционал: бронирование переговорных, оформление командировок.
- Электронный документооборот: заявки о решении проблем с IT-оборудованием, работе из дома в случае плохого самочувствия, электронные системы.
- Проектные группы: сайты подразделений.
Страница записи на прием в интранете РУСАЛа
В информационной части «РУСАЛ ОНЛАЙН» есть возможность участвовать в интранет-конференциях, размещать предложения на доске объявлений.
Сотрудник может предложить новость для корпоративных СМИ или сообщить о нарушении по охране труда или факте мошенничества, прикрепив фотографию с места события со смартфона.
При проектировании «РУСАЛ ОНЛАЙН», мы использовали возможности геолокации: сотрудник в Красноярске получает информацию, адаптированную под его регион, в Братске — под свой регион.
Сервисы для внешней аудитории
Корпоративный портал стал инструментом, который помогает получать обратную связь и становиться лучше. Мы открыли зону неавторизованных пользователей портала для внешней аудитории. Представители других компаний могут предложить сотрудникам РУСАЛа скидку на продукты или услуги, посмотреть вакансии, контрагенты могут пожаловаться на работу служб или сообщить о нарушениях, а жители городов могут записаться на экскурсию по заводу.
Сайты подразделений в интранете РУСАЛа
Продвижение нового интранета
От начала работ над новым порталом до запуска «РУСАЛ ОНЛАЙН» в эксплуатацию прошло полтора года, параллельно разрабатывалось приложение портала для Android и iOS.
Мы начали готовить сотрудников к переходу на новый портал уже на старте проекта и провели конкурс идей сервисов и разделов нового портала. Получили больше 100 предложений, из которых взяли в работу лучшие. Авторов идей поощрили призами: алюминиевые самокаты, гаджеты.
Перед запуском интранета в тестовую эксплуатацию мы сделали серию публикаций в корпоративных СМИ, на предприятиях разместили листовки с QR-кодами на инфодосках в бригадных зонах и общественных местах. Под газетными материалами писали, что полную версию текста можно прочитать на портале.
В ближайшее время мы планируем развивать сервисы, менять стратегию развития корпоративных СМИ, синхронизировать портал с инфокиосками. Сообщества и краудсорсинг запустим в 2020 году.
Страница мероприятий в интранете РУСАЛа
Помимо интранета в РУСАЛе есть другие каналы коммуникаций:
- Еженедельная газета «Вестник РУСАЛа» — популярное корпоративное СМИ в компании. Тираж — около 18 000 экземпляров
- РУСАЛ ТВ — корпоративное телевидение для предприятий. Удобный для сотрудников канал информирования
В прошлом году мы проводили большой опрос на предприятиях по итогам которого, корпоративные СМИ заняли второе место по уровню доверия сотрудников после непосредственного руководителя — это достойный результат. А более половины опрошенных сотрудников считает, что хорошо осведомлены о ситуации в компании.
Вам также может быть интересно:
— Как за полгода запустить первую версию обновленного интранета
— Как устроен один из лучших интранетов России? Кейс НЛМК
— BE PRIME. Как сделать интранет для небольшой команды?
