Специалист по коммуникациям ЮНИСЕФ Эрнст Декси рассказал команде Ривелти.Интранета, как изучить целевую аудиторию, собрать идеальный интранет с помощью Лего и разработать диджитал воркплейс для 190 стран.
Ребекка Роджерс (Step Two), Эрнст Декси (ЮНИСЕФ) и Елена Богданова (Ривелти.Интранет) на конференции Digital Employee Experience 2018
Владелец интранета: Департамент частного финансирования и партнерства
Имя интранета: PFP Intranet
Платформа: Office 365
Количество пользователей: 15 000
Количество стран: 190
Активные пользователи в месяц: в среднем — 2 500, максимум — 3 800
Активные пользователи в день: в среднем — 200, максимум — 800
Основная аудитория интранета: сотрудники, консультанты, стажеры
Самые посещаемые разделы: Главная страница, встречи и мероприятия, о нас, чрезвычайные ситуации, сотрудничество, поиск
Продолжительность интранет-проекта: 4 года
Этап 1: Разработка концепции — 4 месяца
Этап 2: Изучение целевой аудитории — 13 месяцев
Этап 3: Реализация и продвижение — 16 месяцев
Награды: Intranet and Digital Workplace Awards 2018
Чем занимается ЮНИСЕФ
ЮНИСЕФ — международная организация, действующая под эгидой Организации Объединённых Наций. Это ведущее гуманитарное агентство, которое борется за права каждого ребенка во всем мире. Основные направления ЮНИСЕФ — обеспечение безопасности детей, защита от стихийных бедствий и конфликтов, здравоохранение и образование.
Я работаю в департаменте частного финансирования и партнерства. Основная задача интранета для нас — информирование национальных комитетов и страновых отделений, а также обмен знаниями.
ЮНИСЕФ работает в 190 странах мира. Интранет доступен почти для всех сотрудников фонда, это приблизительно 15 000 человек. Ключевая аудитория — сотрудники 34 национальных комитетов, страновых офисов и работники нашего департамента.
Главная страница интранета ЮНИСЕФа
Основные задачи интранета
Интранет ЮНИСЕФа — это ключевая точка доступа к нашему диджитал воркплейсу. Для сотрудников — это основной источник информации, инструмент поиска, а также доступа к платформам и сервисам, которые помогают поддерживать все направления работы организации.
Интранет играет центральную и стратегическую роль в нашей работе. Помимо ключевого источника информации, это также инструмент ежедневной работы для сотрудников в Женеве.
Мы использовали Office 365, чтобы создать единый пользовательский интерфейс и дизайн во всех странах. Интранет доступен для сотрудников в любое время и в любом месте.
Как собрать идеальный интранет
Перед запуском мы тщательно исследовали аудиторию: наблюдали за работой коллег, изучали запросы в интранете. Также собирали обратную связь по электронной почте, через группу в Yammer и на общих встречах.
Позже нам пришла идея использовать игровые техники. Мы взяли конструктор Лего и предложили сотрудникам собрать свой идеальный интранет.
Мы установили небольшую стойку в кофейной зоне во время одного из крупных мероприятий по сбору средств и планированию, где собрались коллеги из национальных комитетов и страновых офисов. На столе были детали Лего разных цветов, каждый из которых символизировал различные элементы в интранете:
- Красный/ Контент: документы, фото, графика, видео
- Желтый/ Совместная работа: сообщества и разделы команд и подразделений
- Светло-голубой/ Социальные возможности: Yammer, комментарии на страницах
- Зеленый/ Сервисы: бизнес-приложения, онлайн-формы и процессы
- Синий/ Новости и события: статьи, истории, календарь событий
Во время перерывов на кофе мы просили сотрудников собрать свой идеальный интранет, используя детали Лего. Идея заключалась в том, чтобы сотрудник выбирал те элементы, которые больше всего нужны ему для работы. Когда сотрудники собирали интранет, мы брали интервью и записывали их комментарии.
Результаты оказались удивительными:
контент
социальные возможности
новости и события
совместная работа
сервисы
Мы ожидали, что наши коллеги выберут новости и события, но большинство выбрало контент: документы, фото, графику, видео.
Елена Богданова и Скотт Фултон (Полиция Великобритании) собирают интранет на конференции Digital Employee Experience 2018
Конструирование интранета из деталей Лего позволяет общаться с аудиторией осязаемым, доступным и практичным способом. Это также помогает лучше понять, что из себя должен представлять интранет. Подробнее об этом подходе можно прочитать в статье «Как собрать идеальный интранет».
После разработки новой информационной архитектуры интранета мы приступили к завершающей части исследования. Мы потратили много часов на беседы с нашей аудиторией и ключевыми заказчиками в разных странах. Для этого организация наняла внешнее агентство. В итоге провели глубинные интервью с заказчиками, фокус-группы, онлайн-тестирование интранета. Требования приоритизировали с помощью метода кард-сортинга.
Ключевые разделы главной страницы интранета
Основной блок
— Топ-3 чрезвычайных ситуаций — здесь сотрудники могут найти информацию о ситуациях, происходящих сейчас в мире, чтобы своевременно запустить коммуникационную кампанию по сбору средств
— Избранные новости — самая важная новость, которую публикует команда по внутренним коммуникациям
Второй блок
— Топ-3 кампаний и инициатив по сбору средств
— Последние фото и видео
Третий блок
— Блок Yammer
— Фэйсбук и твиттер ЮНИСЕФ
Четвертый блок
— Список предстоящих внутренних встреч и событий
— Последние объявления из внутренней соцсети — могут размещать все сотрудники
— Статус дохода — динамический график, показывающий наши достижения по сбору средств
Пятый блок
— Список 5 самых популярных страниц и документов
— Рекламные баннеры для кампаний, которые мы хотим продвигать
Новости — обязательный элемент главной страницы. Раньше они занимали 40% и были расположены в середине страницы. Сейчас они находятся в левом верхнем углу.
Результаты наших исследований показали, что информация о чрезвычайных ситуациях и кампаниях должна быть размещена в самом центре главной страницы, так как акции по сбору средств, коммуникации и адвокации — это основная деятельность организации. Во время запуска нового интранета мы приняли смелое решение и разместили информацию о чрезвычайных ситуациях и кампаниях на самом видном месте — в верхней части главной страницы, а новости сместили налево.
Уникальные фичи в интранете
Корзина. В нашем интранете есть корзина. Она позволяет пользователям загрузить все нужные файлы одновременно. На этапе исследования мы заметили, что сотрудники в основном ищут документы в интранете и по-одному загружают их на свои устройства.
Когда мы совершаем покупки на Amazon или в любом другом интернет-магазине, мы можем просматривать сайт, находить товары, добавлять их в корзину и затем переходить к оформлению заказа. Мы подумали и решили сделать что-то похожее в своем интранете.
Наши пользователи могут выбирать документы в интранете и добавлять их в корзину. Как только пользователи «завершают свои покупки», они могут скачать все файлы одним архивом.
Skillshare. ЮНИСЕФ ежегодно проводит глобальное мероприятие по обмену знаниями и наращиванию потенциала — Skill Share. Его цель — привить коллегам практические навыки и дать инструменты и рекомендации для выполнения задач.
Я горжусь тем, что наш диджитал воркплейс полностью сопровождает это мероприятие. Мы в интранете регистрируем участников, предоставляем им информацию о событии и каждой сессии, собираем оценки и отзывы.
Мы планируем полностью перевести мероприятие в онлайн. Это позволит сократить транспортные расходы и уменьшить воздействие на окружающую среду.
Обратная связь. Сотрудники в интранете могут комментировать страницы. Их можно оставлять через специальную группу в Yammer. Однако комментарии доступны не везде. Авторы контента сами решают, будет содержать страница комментарии или нет.
У пользователей также есть возможность голосовать и ответить на вопрос, считают ли они эту страницу полезной.
На каждой странице, включая главную, есть форма обратной связи. Сотрудники могут отправлять сообщения, голосовать смайликами и сообщать нам, нравится им страница или нет. Форма обратной связи помогла нам улучшить контент и исправить ошибки на начальном этапе запуска интранета.
Мобильная версия
В самом начале проекта мы планировали создать полностью адаптивный мобильный интранет. Из-за ограничений проекта нам пришлось разработать сначала базовую мобильную версию. Постепенно мы ее улучшали. Теперь наш интранет быстро открывается на мобильном устройстве, и все страницы доступны для просмотра. Следующий шаг — переход на новую версию SharePoint, который поможет значительно улучшить мобильную версию.
Джеймс Робертсон на конференции Digital Employee Experience 2018
Где черпать интранет-знания и вдохновение
У меня есть аккаунт в Твиттере, где я делюсь полезными вещами. В твиттере я черпаю много нового и читаю людей, которые меня вдохновляют. Отслеживаю блоги и статьи, которыми они делятся. Абсолютными гуру интранета я считаю Джейн Макконнелл и Джеймса Робертсона.
Когда у меня есть возможность, я выступаю на международных конференциях. Сейчас я член нескольких практикующих интранет-сообществ.
Больше о профессионалах в интранете читайте в нашей статье «На кого подписаться в интранет-отрасли».
Вам также может быть интересно:
— Конференция DEX—2018 в Австралии
— BE PRIME. Как сделать интранет для небольшой команды?
— Как в Банке России запускали новый интранет?
