Издание об интранете, корпоративном ТВ и диджитал-каналах внутренних коммуникаций

Как сделать интранет для международной организации? Кейс ЮНИСЕФ

Специалист по коммуникациям ЮНИСЕФ Эрнст Декси рассказал команде Ривелти.Интранета, как изучить целевую аудиторию, собрать идеальный интранет с помощью Лего и разработать диджитал воркплейс для 190 стран. 

rebecca, elena, ernst.jpg Ребекка Роджерс (Step Two), Эрнст Декси (ЮНИСЕФ) и Елена Богданова (Ривелти.Интранет) на конференции Digital Employee Experience 2018 

Владелец интранета: Департамент частного финансирования и партнерства
Имя интранета: PFP Intranet
Платформа: Office 365
Количество пользователей: 15 000
Количество стран: 190 
Активные пользователи в месяц: в среднем — 2 500, максимум — 3 800
Активные пользователи в день: в среднем — 200, максимум — 800 
Основная аудитория интранета: сотрудники, консультанты, стажеры
Самые посещаемые разделы: Главная страница, встречи и мероприятия, о нас, чрезвычайные ситуации, сотрудничество, поиск

Продолжительность интранет-проекта: 4 года 

Этап 1: Разработка концепции — 4 месяца
Этап 2: Изучение целевой аудитории — 13 месяцев
Этап 3: Реализация и продвижение — 16 месяцев

Награды: Intranet and Digital Workplace Awards 2018 

Чем занимается ЮНИСЕФ

ЮНИСЕФ — международная организация, действующая под эгидой Организации Объединённых Наций. Это ведущее гуманитарное агентство, которое борется за права каждого ребенка во всем мире. Основные направления ЮНИСЕФ — обеспечение безопасности детей, защита от стихийных бедствий и конфликтов, здравоохранение и образование.

Я работаю в департаменте частного финансирования и партнерства. Основная задача интранета для нас — информирование национальных комитетов и страновых отделений, а также обмен знаниями.

ЮНИСЕФ работает в 190 странах мира. Интранет доступен почти для всех сотрудников фонда, это приблизительно 15 000 человек. Ключевая аудитория — сотрудники 34 национальных комитетов, страновых офисов и работники нашего департамента. 

homepage.jpg

Главная страница интранета ЮНИСЕФа 

Основные задачи интранета

Интранет ЮНИСЕФа — это ключевая точка доступа к нашему диджитал воркплейсу. Для сотрудников — это основной источник информации, инструмент поиска, а также доступа к платформам и сервисам, которые помогают поддерживать все направления работы организации.

Интранет играет центральную и стратегическую роль в нашей работе. Помимо ключевого источника информации, это также инструмент ежедневной работы для сотрудников в Женеве.

Мы использовали Office 365, чтобы создать единый пользовательский интерфейс и дизайн во всех странах. Интранет доступен для сотрудников в любое время и в любом месте.

Как собрать идеальный интранет

Перед запуском мы тщательно исследовали аудиторию: наблюдали за работой коллег, изучали запросы в интранете. Также собирали обратную связь по электронной почте, через группу в Yammer и на общих встречах.

Позже нам пришла идея использовать игровые техники. Мы взяли конструктор Лего и предложили сотрудникам собрать свой идеальный интранет. 

building-intranet.jpg Мы установили небольшую стойку в кофейной зоне во время одного из крупных мероприятий по сбору средств и планированию, где собрались коллеги из национальных комитетов и страновых офисов. На столе были детали Лего разных цветов, каждый из которых символизировал различные элементы в интранете:

  • Красный/ Контент: документы, фото, графика, видео
  • Желтый/ Совместная работа: сообщества и разделы команд и подразделений
  • Светло-голубой/ Социальные возможности: Yammer, комментарии на страницах
  • Зеленый/ Сервисы: бизнес-приложения, онлайн-формы и процессы
  • Синий/ Новости и события: статьи, истории, календарь событий

Во время перерывов на кофе мы просили сотрудников собрать свой идеальный интранет, используя детали Лего. Идея заключалась в том, чтобы сотрудник выбирал те элементы, которые больше всего нужны ему для работы. Когда сотрудники собирали интранет, мы брали интервью и записывали их комментарии.

Результаты оказались удивительными:

38%
контент
20%
социальные возможности
16%
новости и события
17%
совместная работа
9%
сервисы

Мы ожидали, что наши коллеги выберут новости и события, но большинство выбрало контент: документы, фото, графику, видео. 

intranet-lego.jpg Елена Богданова и Скотт Фултон (Полиция Великобритании) собирают интранет на конференции Digital Employee Experience 2018

Конструирование интранета из деталей Лего позволяет общаться с аудиторией осязаемым, доступным и практичным способом. Это также помогает лучше понять, что из себя должен представлять интранет. Подробнее об этом подходе можно прочитать в статье «Как собрать идеальный интранет».

После разработки новой информационной архитектуры интранета мы приступили к завершающей части исследования. Мы потратили много часов на беседы с нашей аудиторией и ключевыми заказчиками в разных странах. Для этого организация наняла внешнее агентство. В итоге провели глубинные интервью с заказчиками, фокус-группы, онлайн-тестирование интранета. Требования приоритизировали с помощью метода кард-сортинга.

Ключевые разделы главной страницы интранета

Основной блок

— Топ-3 чрезвычайных ситуаций — здесь сотрудники могут найти информацию о ситуациях, происходящих сейчас в мире, чтобы своевременно запустить коммуникационную кампанию по сбору средств
— Избранные новости — самая важная новость, которую публикует команда по внутренним коммуникациям

Второй блок

— Топ-3 кампаний и инициатив по сбору средств
— Последние фото и видео

Третий блок

— Блок Yammer
— Фэйсбук и твиттер ЮНИСЕФ

Четвертый блок

— Список предстоящих внутренних встреч и событий
— Последние объявления из внутренней соцсети — могут размещать все сотрудники
— Статус дохода — динамический график, показывающий наши достижения по сбору средств

Пятый блок

— Список 5 самых популярных страниц и документов
— Рекламные баннеры для кампаний, которые мы хотим продвигать

Новости — обязательный элемент главной страницы. Раньше они занимали 40% и были расположены в середине страницы. Сейчас они находятся в левом верхнем углу.

Результаты наших исследований показали, что информация о чрезвычайных ситуациях и кампаниях должна быть размещена в самом центре главной страницы, так как акции по сбору средств, коммуникации и адвокации — это основная деятельность организации. Во время запуска нового интранета мы приняли смелое решение и разместили информацию о чрезвычайных ситуациях и кампаниях на самом видном месте — в верхней части главной страницы, а новости сместили налево.

Уникальные фичи в интранете

Корзина. В нашем интранете есть корзина. Она позволяет пользователям загрузить все нужные файлы одновременно. На этапе исследования мы заметили, что сотрудники в основном ищут документы в интранете и по-одному загружают их на свои устройства.

Когда мы совершаем покупки на Amazon или в любом другом интернет-магазине, мы можем просматривать сайт, находить товары, добавлять их в корзину и затем переходить к оформлению заказа. Мы подумали и решили сделать что-то похожее в своем интранете.

Наши пользователи могут выбирать документы в интранете и добавлять их в корзину. Как только пользователи «завершают свои покупки», они могут скачать все файлы одним архивом.

Skillshare. ЮНИСЕФ ежегодно проводит глобальное мероприятие по обмену знаниями и наращиванию потенциала — Skill Share. Его цель — привить коллегам практические навыки и дать инструменты и рекомендации для выполнения задач.

Я горжусь тем, что наш диджитал воркплейс полностью сопровождает это мероприятие. Мы в интранете регистрируем участников, предоставляем им информацию о событии и каждой сессии, собираем оценки и отзывы.

Мы планируем полностью перевести мероприятие в онлайн. Это позволит сократить транспортные расходы и уменьшить воздействие на окружающую среду.

Обратная связь. Сотрудники в интранете могут комментировать страницы. Их можно оставлять через специальную группу в Yammer. Однако комментарии доступны не везде. Авторы контента сами решают, будет содержать страница комментарии или нет.

У пользователей также есть возможность голосовать и ответить на вопрос, считают ли они эту страницу полезной.

На каждой странице, включая главную, есть форма обратной связи. Сотрудники могут отправлять сообщения, голосовать смайликами и сообщать нам, нравится им страница или нет. Форма обратной связи помогла нам улучшить контент и исправить ошибки на начальном этапе запуска интранета.

Мобильная версия

В самом начале проекта мы планировали создать полностью адаптивный мобильный интранет. Из-за ограничений проекта нам пришлось разработать сначала базовую мобильную версию. Постепенно мы ее улучшали. Теперь наш интранет быстро открывается на мобильном устройстве, и все страницы доступны для просмотра. Следующий шаг — переход на новую версию SharePoint, который поможет значительно улучшить мобильную версию.

james robertson.jpg Джеймс Робертсон на конференции Digital Employee Experience 2018

Где черпать интранет-знания и вдохновение

У меня есть аккаунт в Твиттере, где я делюсь полезными вещами. В твиттере я черпаю много нового и читаю людей, которые меня вдохновляют. Отслеживаю блоги и статьи, которыми они делятся. Абсолютными гуру интранета я считаю Джейн Макконнелл и Джеймса Робертсона.

Когда у меня есть возможность, я выступаю на международных конференциях. Сейчас я член нескольких практикующих интранет-сообществ.

Больше о профессионалах в интранете читайте в нашей статье «На кого подписаться в интранет-отрасли»

Вам также может быть интересно:

— Конференция DEX—2018 в Австралии
— BE PRIME. Как сделать интранет для небольшой команды?
— Как в Банке России запускали новый интранет?

#интранет #интранетзнания #интранеткейсы
Статьи на тему
Управление знаниями. Что это?
Управление знаниями. Что это?
Определение управления знаниями, методы и инструменты, факторы успеха внедрения системы УЗ.
Как заполнить заявку на Russian Intranet Awards 2023, чтобы победить
Как заполнить заявку на Russian Intranet Awards 2023, чтобы победить
Ошибки участников, советы организаторов и ответы на популярные вопросы по мотивам одноименного со статьёй митапа
Уровень диджитал-комфорта разных категорий сотрудников
Уровень диджитал-комфорта разных категорий сотрудников
Cравнили уровень диджитал-комфорта разных категорий сотрудников 2021 vs 2022
Советы по подготовке заявки на премию RIawards. Лайфхаки от победителей Russian Intranet Awards 2022
Советы по подготовке заявки на премию RIawards. Лайфхаки от победителей Russian Intranet Awards 2022
Cобрали советы будущим участникам премии от победителей RIawards 2022