Как посчитать эффективность внедрения интранета

Какую экономическую выгоду может принести компании интранет? Какие формулы использовать для расчета? Сколько можно сэкономить на юзабилити корпоративного портала?

Статья будет полезна тем, кто хочет знать сколько денег экономит интранет в компании, кому нужны цифры, чтобы убедить топ-менеджеров в инвестиции в корпоративный портал.

Время чтения: 10-12 минут.

О пользе интранета уже сказано много. Это ассистент сотрудника в ежедневной работе: он помогает найти нужный документ, узнать остаток отпуска, заказать справку в посольство, работать в команде с коллегами со всей страны. В корпоративной терминологии это называется управленческие выгоды. Подробно я об этом говорила в статье «Зачем нужен интранет».

Когда нужно обосновать вложение денег в интранет топ-менеджменту, рассчитать срок окупаемости корпоративного портала, оценить возврат инвестиций, то управленческие выгоды работают плохо. Нужна оценка в деньгах.

Как посчитать финансовую экономию при внедрении или реновации интранета?

Аналитики Гугл, Гартнер, Маккинзи в своих исследованиях* сходятся во мнении, что поиск информации отнимает около 100 минут в день, в неделю — это 9 часов.

Что это значит? Это эквивалентно времени перелета из Москвы в Нью-Йорк. Для компании — это означает, что сотрудники работают 4 дня в неделю, а компания платит за 5.

Время, которое сотрудник тратит на поиск информации в компании

Если время поиска сократится хотя бы на 5% в день для каждого сотрудника, можно уже говорить о существенных выгодах для компании.

Рассмотрим компанию ПАО «Супер банк», у которой офисы по всей России: от Калининграда до Владивостока.
В ПАО «Супер банк» работает 2000 сотрудников, из которых 400 — в головном офисе, 1600 — в региональных подразделениях.
Средний уровень дохода сотрудника в головном офисе — 100 000 рублей/месяц или 595 рублей/час, в региональных филиалах — 50 000 рублей/месяц или 298 рублей/час.
Расходы на внедрение интранета — 3 000 000 рублей.
Планируемый срок использования интранета — 3 года.
Размер налога на прибыль — 20%.
Cтавка дисконтирования — 25%.

Сэкономим на уменьшении времени поиска информации

Сейчас каждый второй сотрудник в ПАО «Супер банк» тратит 15 минут в день на поиск информации. После внедрения интранета это время должно сократится до 5 минут.

Экономия = (Тдо — Тпосле)*230*0,5*(Nго*Wго + Nрег*Wрег) =
(15-5)/60*230*0,5*(400*595+1600*298) = 13 724 160 рублей

Тдо и Тпосле — время на поиск информации до и после внедрения корпоративного портала
Nго и Nрег — количество сотрудников головного офиса и региональных филиалов
Wго и Wрег — средний ежемесячный доход сотрудника головного офиса и регионального филиала
230 — количество рабочих дней в году с учетом отпуска
50% — количество сотрудников, которые сталкиваются с проблемой поиска информации

Заметьте, в расчете я использую значения, которые намного меньше заявленных международными аналитиками. Но даже с минимальными значениями сумма экономии внушительна — почти 14 млн рублей.

Сэкономим на поиске ответа на часто задаваемые вопросы

Еще 7-10 лет назад, когда мы не знали ответ на какой-либо вопрос, например, как пройти от Третьяковки до Большой Ордынки, как сварить борщ, где лучше купить кофемашину, к кому обратиться для ремонта ноутбука, мы звонили маме, дожидались встречи с другом, спрашивали прохожего на улице, искали в бумажных справочниках и своих заметках в блокноте.

Что происходит сейчас: в 90% случаем мы достаем из кармана любимый телефон и используем Гугл или Яндекс. Здесь знают ответы практически на все вопросы, а часто задаваемые уж точно.

А в больших компаниях часто это до сих пор выглядит так: сотрудники вынуждены звонить кому-нибудь, отвлекать рядом сидящих коллег, обращаться к руководителю для получения ответа даже на самый простой вопрос, например, как оформить отпуск или командировку? И частота возникновения подобных вопросов высока.

Посмотрим на эту проблему с точки зрения затрат компании: 

• Ищущий сотрудник тратит время на поиск хранителя информации
• Ищущий сотрудник получает ответ. 

Здесь компания теряет двойное время — ищущего сотрудника и знающего ответ хранителя информации.

И это не учитывая некоторое время на сопровождающую в коммуникациях болтовню: как дела? как отпуск? как твой проект?

Расчет здесь складывается из двойных затрат времени.

Экономия = (Тдо*2 — Тпосле)*F*12*0,5*(Nго*Wго + Nрег*Wрег) =
(6-0,5)/60*4*0,5*12*(400*595+1600*298) = 1 572 560 рублей

Тдо и Тпосле — время на поиск информации до и после внедрения корпоративного портала
Nго и Nрег — количество сотрудников головного офиса и региональных филиалов
Wго и Wрег — средний ежемесячный доход сотрудника головного офиса и регионального филиала
F — количество обращений к сервису часто-задаваемых вопросов сотрудников в месяц
50% — количество сотрудников, которые пользуются сервисом
12 — количество месяцев в году

Сколько можно заработать на автоматизации рутины

Например, автоматизация процесса оформления заявки на пропуск, командировки, согласования документов.

Предположим, что 90% сотрудников сталкивается хотя бы раз в месяц с проблемой оформления и подписания бумажной заявки. Сейчас этот процесс занимает минимум 5 минут, после автоматизации процесса — не более 30 секунд.

Экономия = (Тдо — Тпосле)*12*0,9*(Nго*Wго + Nрег*Wрег) =
(5-0,5)/60*12*0,9*(400*595+1600*298) = 578 988 рублей

Тдо и Тпосле — время на поиск информации до и после внедрения корпоративного портала
Nго и Nрег — количество сотрудников головного офиса и региональных филиалов
Wго и Wрег — средний ежемесячный доход сотрудника головного офиса и регионального филиала
12 — количество месяцев в году
90% — количество сотрудников, которые сталкиваются с проблемой оформления бумажной заявки

Сэкономить деньги на доступе к личной информации

Это может быть доступ к информации об остатке отпуска, расчетному листку, информации о премировании, истории больничных и командировок. То, чем пользуются почти все и уникально в интранете. То, что достаточно просто отобразить в личном кабинете сотрудника.

Например, 90% сотрудников региональных подразделений раз в месяц обращаются в личный кабинет для просмотра расчета премиальной части зарплаты. Другой альтернативный способ получения расчета — обратиться напрямую к сотрудникам отдела кадров, владеющим информацией. При получении расчета региональным сотрудником от отдела кадров компания тратит двойное время: на звонок, общение, поиск информации. При самостоятельном просмотре региональным сотрудником расчета в личном кабинете — не более 30 секунд.

Экономия = (Тдо*2 — Тпосле)*12*0,9* Nрег*Wрег =

(3*2-0,5)/60*12*0,9*1600*298 = 472 032 рублей

Тдо и Тпосле — время на поиск информации до и после внедрения корпоративного портала
Nрег — количество сотрудников в региональных филиалах
Wрег — средний ежемесячный доход сотрудника регионально филиала
12 — количество месяцев в году
90% — количество сотрудников, которые просматривают расчет премии в личном кабинете

Сэкономить за счет улучшения юзабилити интранета

В проекте по реновации интранета можно посчитать размер экономии за счет повышения юзабилити свойств страниц и сервисов. Так, если для 40% пользователей время работы с 10 страницами сократится хотя бы на 3 секунды, это позволит компании сэкономить почти 600 000 рублей в год.

Экономия = 0,4*N*P*250*(Tдо-Тпосле)*W =

0,4*10*250*0,0008*(1600*298 + 400*595) = 571 840 рублей

Тдо и Тпосле — время на поиск информации до и после внедрения корпоративного портала
Wго и Wрег — средний ежемесячный доход сотрудника головного офиса и регионального филиала
N — количество пользователей
Р — среднее количество просматриваемых пользователем страниц в день

Такой подход к расчету рекомендует международная компания Human Factors International, которая специализируется на создании продуктов, ориентированных на пользователя.

Что сэкономили в итоге

В заключение можно посчитать общую экономию от внедрения интранета и срок окупаемости.

Напомню, что планируемый срок использования интранета — 3 года, налог на прибыль — 20%, ставка дисконтирования — 25%.

Экономия в год = (суммарная экономия — налог на прибыль) = (16 919 580- 16 919 580*20%) = 13 535 664 рублей.

Экономия за три года = (суммарная экономия — налог на прибыль) *3 года = (16 919 580- 16 919 580*20%)*3 = 40 606 992 рублей.

Рентабельность инвестиций (ROI) = экономия за год с вычетом налога на прибыль/сумма инвестиций*100% = 13 535 664/ 3 000 000*100% = 451%.

Срок окупаемости = сумма инвестиций / «чистая прибыль» в месяц = 3 000 000/ 1 127 972 = 2,6 месяца.

Для оценки эффективности инвестиционного проекта также посчитаем чистый дисконтированный доход за три года или NPV (Net present value). Проект эффективен, если NPV>0.

Чистый дисконтированный доход (NPV) = 26 421 615 рублей

Расчет чистого дисконтированного дохода

Как видите, эффект от внедрения интранета можно посчитать, а размеры экономии даже при выбранных минимальных значениях внушительны.

Давайте вместе считать

Давайте доказывать, что интранет — это действительно инструмент, который позволяет экономить деньги компании. Тогда понимание важности хорошего интранета в компании будет больше, а вовлеченность в развитие топ-менеджмента — выше.

В данной статье приведены общие принципы, которые вы можете использовать в качестве подходов для дальнейших расчетов. Все формулы рекомендуется уточнить и доработать в соответствие требованиями финансовых подразделений вашей компании.

Благодарим за помощь в подготовке материала эксперта в области инвестиционных проектов Елену Степанову.