Издание об интранете, корпоративном ТВ и диджитал-каналах внутренних коммуникаций

Как мы работаем: подготовка концепции

Концепция — следующий этап после аудита интранета. Если его не проводили, то перед разработкой концепции дополнительно анализируют потребности целевой аудитории.

Есть два вида концепций: реновации интранета и его создания. Реновации интранета — когда корпоративный портал уже есть в компании и его нужно переделать. Создания нового интранета — когда интранета нет и нужно разработать его с нуля.

Расскажем, как проходит подготовка концепции и что она дает.

Разработка концепции

«Нельзя просто так взять и сделать интранет. Нужна концепция» (с) 

Как происходит разработка концепции

После того как на предыдущем этапе определили потребности целевой аудитории, мы формулируем общую цель интранета. Например, стать ключевым источником информации и помощником в ежедневной работе пользователей.

цель реновации 2.PNG

После этого мы формируем 10–15 ключевых задач интранета. То есть расписываем, что нужно сделать, чтобы прийти к цели. 

ключевые задачи интранета

Для каждой задачи определяем инструменты, с помощью которых будем ее решать. Например, нам нужно сократить время сотрудников на доступ к личной информации. То есть должен быть инструмент, который решит эту задачу. Это может быть личный кабинет с отображением информации из различных источников. 

задача интранета2.PNG

Как только мы определили инструменты для решения задач, выбираем для них метрики. Например, для оценки эффективности личного кабинета подойдет опрос пользователей через 6 месяцев после внедрения решения.

Потом мы определяем принципы, по которым будет создаваться интранет, обычно их 4–5.

принципы создания

После этого прорабатываем каждую составляющую концепции интранета. Всего их десять. Расскажем про каждую из их.

1. Разработка навигации интранета. Сначала мы разрабатываем информационную структуру или информационную архитектуру интранета. Если она плохая, пользователям будет тяжело находить нужные страницы раздела — проще позвонить кому-то или отвлечь коллегу. Чтобы это исправить, мы сами разрабатываем структуру навигации. Включаем туда все существующие разделы и добавляем те, которые должны быть, по нашему мнению. После этого мы тестируем навигацию в рабочих группах, обычно их 3–5. После того, как мы провели работоспособность навигации, итоговую версию теста мы включаем в отчет.

структура навигации.jpg

2. Создание дорожной карты. В концепции всегда есть карта проекта или его верхнеуровневый план. Если проект реализуют по каскадному методу, мы определяем его этапы. Если — по аджайлу, определяем бэклог и даем рекомендации по спринтам.

3. Определение структуры интранет-команды. Мы включаем в концепцию структуру в двух состояниях. Первое — на момент по созданию или реновации интранета, второе — после окончания проекта. В последнем случае нужно меньше ресурсов на разработку и дизайн, но больше — на поддержку. По этим рекомендациям можно потом нанимать новых сотрудников.

структура интранет-команды

4. Выбор платформы. Случется так, что внутренний архитектурный комитет уже определил платформу. Тогда нам не нужно делать это самим. Но бывает, что нужно сравнить 3–5 платформ или выбрать новую. Тогда мы даем рекомендации, исходя из первоначальных требований.

5. Оценка рисков. Обычно в концепции всегда описываются риски проекта. Они могут быть связаны со сроками, командой и удобством интранета. Всего получаем 10–15 рисков, которые могут возникнуть. Каждый из них мы описываем и по каждому даем рекомендации, как их минимизировать.

6. Расчет эффективности. Если проект необходимо защищать на каком-то внутреннем бюджетном или инвестиционном комитете, мы расчитываем экономическую эффективность интранета.

7. Написание рекомендаций. В рамках концепции мы еще даем советы по сопровождению интранета. А именно по публикации контента, поддержке его разделов, созданию новых сервисов. Получаются правила, как сопровождать и развивать интранет.

8. Подготовка дизайна интранета. В типовую концепцию дизайна входит главная и контентная страницы, личный кабинет или профиль пользователя. Дополнительно заказывают телефонный справочник, раздел «проектная деятельность», разделы сообществ и подразделений, шаблоны новостей. Получается брендбук интранета с ключевыми элементами.

9. Разработка бизнес-требований. Документ, в котором описаны требования к будущему интранету — последнее, что входит в концепцию интранета. Его можно использовать для проведения конкурсов, закупок, тендеров на выбор IT-интегратора или подрядчика, который будет реализовывать интранет.

В среднем, разработка концепции занимает около 30 дней. Как только все готово, мы проводим предзащиту и защиту для топ-менеджеров. Концепция — это документ около 40–50 страниц. Так же, как и в аудите, есть короткая версия для топ-менеджеров на 10–15 страниц.

Хотите новую концепцию интранета? Напишите нам на intranet@rivelty.ru

Это цикл статей для клиентов о том, как мы работаем. Он состоит из нескольких частей: 

Часть 1. Консультация 
Часть 2. Аудит интранета
Часть 3. Метод персон
Часть 4. Бенчмарк 
Часть 5. Выступления
Часть 6. Концепция

Вам также могут быть интересны статьи:

— Как мы работаем: выступления
— Как мы проводим бенчмарк интранета
— Зачем нужен аудит интранета

#интранет #интранеткакработаем
поделиться поделиться твитнуть телеграмнуть
Оставьте свою электронную почту, чтобы подписаться на рассылку

Спасибо, что подписались на нашу рассылку.

Статьи на тему
Кейс ПСБ: рассылка помогает сотрудникам пережить самоизоляцию
Кейс ПСБ: рассылка помогает сотрудникам пережить самоизоляцию
В ПСБ был обычный дайджест новостей, пока его не перевернули с ног на голову. А потом ещё раз, чтобы не оставить сотрудников один на один с коронавирусом. Получилось круто
Как побороться за Intranet and Digital Workplace Awards
Как побороться за Intranet and Digital Workplace Awards
Топ советов Елены Богдановой о том, как войти в мировой топ интранетов и диджитал воркплейсов
От интранета к диджитал-опыту сотрудников. Конспект доклада Джеймса Робертсона
От интранета к диджитал-опыту сотрудников. Конспект доклада Джеймса Робертсона
Основатель StepTwo рассказывает о диджитал-трансформациях компаний и объясняет, в чём цель этих изменений во внутренних коммуникациях
Кейс Газпром нефти: увеличили объём контента от сотрудников до 90%
Кейс Газпром нефти: увеличили объём контента от сотрудников до 90%
Газпром нефть запустила и продвинула «Мобильную ленту», которую наполняют сами сотрудники. А заодно выиграла премию Russian Intranet Awards 2020. Руководитель проекта Илья Фирсанов обо всём нам рассказал