В 2024 Анатолий Бабкин, владелец продукта в IBS, был признан лучшим интранет-лидером России, а в 2023 обновлённый под его руководством корпоративный портал стал серебряным призёром Russian Intranet Awards в номинации «Реновация интранета». Мы поговорили с Анатолием про бюджеты, корпоративную метавселенную и роль портала в поддержке пути сотрудника в компании.
Цель и задачи корпоративного портала
Я считаю, что порталы нужны, чтобы сотрудники работали эффективнее или быстрее, то есть, по сути, работали меньше. Мой продукт автоматизирует рутинные задачи, позволяет их выполнять быстро и чётко за счёт наличия всех инструментов под рукой и выстраивания процессов с применением актуальных технологий, таких как ИИ.
Когда я присоединился к компании IBS, то разработал стратегию развития портала на основании трёх критериев. Первый — запросы бизнеса. Для этого мы пообщались со всеми руководителями, начиная с генерального директора и его замов. Второй — ожидания пользователей. Мы провели исследование, чтобы выявить реальные «боли» сотрудников. UX-UI-исследователи и дизайнеры помогли нам составить не просто макеты, но и отрисовать пользовательский путь. Мы с командой прекрасно понимали, что если сайт не решает какую-либо «боль», им никто не будет пользоваться. Третий критерий — это анализ рынка. Тут спасибо профессиональному сообществу «Ривелти» и коллегам, которые поделились опытом и демонстрировали свои порталы. Меня, конечно, больше всего интересовали IT-компании, но мы смотрели проекты и банков, и нефтегазовых бизнесов, и промышленности. После исследований мы утвердили макет и состав главной страницы, стали постепенно её обновлять. Этот путь у нас занял девять месяцев.
Главная страница портала
На этапе реновации портала, три года назад, перед нами стояли три ключевые задачи:
- снизить ощущение географического барьера между сотрудниками из 90 городов (сейчас городов уже более 250), чтобы портал стал удобной платформой для общения и взаимодействия;
- создать для сотрудников единую точку входа ко всем 140 инструментам и десяткам разных корпоративных систем;
- внедрить комплексную геймификацию, чтобы повысить вовлечённость: ачивки и внутреннюю валюту, которую можно обменять на мерч. Это был мой незакрытый гештальт с прошлой работы.
В сегодняшних реалиях цели масштабнее:
- создать единое цифровое рабочее место — личный кабинет сотрудника, из которого можно управлять основными процессами, и, что важно, настраивать состав и структуру под себя;
- внедрить современные технологии и инструменты для решения бизнес-задач. Здесь мы сосредоточились на ИИ-технологиях;
- обеспечить удобный и оперативный диалог сотрудников с компанией и друг другом, создать прозрачные процессы и доступные сервисы, дать сотрудникам возможность влиять на изменения в компании. Так, мы запустили Фабрику идей, которая уже полгода входит в топ-5 самых популярных разделов портала.
Путь сотрудника на корпоративном портале
Если смотреть на портал через призму пути сотрудника, то наша первая задача — сопровождать специалистов на всех этапах онбординга, развития и жизни в команде. В IBS и адаптация, и ежегодные performance review, и регулярные one-to-one не просто автоматизированы и базируются на портале, но работают как единая экосистема, поддерживающая сотрудника на разных этапах. Кстати, в 2023 году наша система цифрового онбординга заняла 1 место на премии «HR-бренд» компании HeadHunter как лучший HR-проект, реализованный в масштабах страны.
Адаптация стартует в первый рабочий день — новый сотрудник получает доступ к порталу. Погружение новичка в компанию геймифицировано: сотрудник этап за этапом выполняет разные задания, знакомясь с компанией и своим подразделением. За выполнение каждого этапа пользователь получает ачивки и движется к успешному финалу. И спойлер: в конце нет злого босса, которого необходимо победить. Руководитель и HR добавляют задачи к типовому плану адаптации в зависимости от специфики роли или подразделения. Они отслеживают, насколько успешно и своевременно новичок выполняет задания, вовремя замечают, когда что-то идёт не по плану, и подключаются, чтобы помочь. В конце адаптации новички проходят тест, чтобы проверить полученные знания.
Портал поддерживает следующий этап развития сотрудника с помощью системы аттестации. В ней собраны ежегодные performance review, обратная связь, целеполагание, планы индивидуального обучения, график регулярных встреч с руководителем. Карьерное развитие, его критерии и возможный трек максимально прозрачны, понятны и управляемы для сотрудника.
График аттестации
Система аттестации интегрирована с системой обучения — благодаря этому, поставив цели, можно сразу выбрать внешние и внутренние курсы, необходимые для развития скилов и выполнения поставленных задач. Заявка на курс автоматически отправляется в департамент обучения после завершения аттестации. В ноябре 2024 года вместе с коллегами мы запустили на портале корпоративную библиотеку с подборкой электронных книг, которые помогут в развитии сотрудников.
В 2023 году на портале был запущен уникальный инструмент — Карта карьеры. Она позволяет сотруднику самостоятельно в любое удобное время изучить дальнейший карьерный трек. Работник узнаёт о возможностях для развития в своей или смежной области внутри компании и необходимых для роста компетенциях, сравнивает текущий карьерный профиль с эталонным профилем на желаемой позиции. Система даёт сотруднику рекомендации, конкретный список курсов для обучения и даже подходящие вакансии в компании, если хочется сменить направление деятельности. Карта предусматривает, что сотрудник может расти вертикально (от специалиста к руководящей роли), горизонтально (углубляя экспертизу в своей сфере) или вовсе менять вектор развития.
Карта карьеры
Все описанные возможности собраны в профиле сотрудника: он видит, что у него с аттестацией, насколько он выполнил цели, какие курсы прошёл. Все показано в графиках, что очень удобно.
Блок «Мое развитие» в профиле сотрудника на портале
Помимо карьерного развития и обучения, портал обеспечивает сотруднику доступ к другим возможностям компании. Например, к корпоративным сервисам, которыми сотрудник может воспользоваться из личного кабинета, найти их в соответствующем разделе или спросить у чат-бота. В пару кликов сотрудники заказывают любую справку, выписку или оборудование и потом следят за статусом заявки и могут всегда посмотреть полученный документ у себя в профиле. Все эти возможности собраны на портале — нет проблемы с сотнями разрозненных сервисов, всё легко найти в одном месте.
Страница с сервисами
Важная задача портала — поддержка корпоративной культуры и внедрение геймификации в корпоративные программы и активности. В IBS ежегодно проходит несколько сотен корпоративных мероприятий: вечеринки, мастер-классы, спортивные мероприятия, семейные и детские праздники, конкурсы, музыкальные вечера, командные экскурсии и путешествия, семинары, вебинары, лекции с приглашенными экспертами. Есть рекреационный офис — компания оплачивает и организует сотруднику и его другу или родственнику двухнедельную поездку с проживанием и питанием в курортный комплекс в Геленджике или Сочи. И это крутой уровень: вы получаете много эмоций, хорошо работаете и хорошо отдыхаете, причём члены вашей семьи тоже. Все эти активности освещаются и поддерживаются корпоративным порталом.
В культуре IBS особое место занимает признание достижений сотрудников. Одним из ключевых инструментов для этой цели стал сервис «Спасибо», с помощью которого можно поблагодарить коллегу за что-либо. В своих профилях пользователи видят статистику отправленных и полученных благодарностей, которые коррелируют с корпоративными ценностями: доверием, результативностью, новаторством, открытостью, ответственностью, прогрессом, многообразием. На главной странице отображаются лидеры по количеству полученных благодарностей среди всех сотрудников — своего рода рейтинг. При этом установлено ограничение на одного человека — ежемесячно каждый пользователь может отправить не более пяти «спасибо», каждое из которых имеет стоимость в виртуальной корпоративной валюте. Накопленные «спасибо» можно обменять на корпоративный мерч в специальном разделе портала. За первый год работы сервиса «Спасибо» сотрудники IBS отправили друг другу более 65 064 благодарности. За неполный 2024 год — уже 58 068.
Еще одним важным элементом признания на портале стали ачивки за достижения: например, «Мастер слова» (за 10 комментариев к новостям), «Обозреватель» (за 30 лайков), «Участник клубов и сообществ», «Участник турниров и конкурсов» и т.д. В прошлом году сотрудники получили 2729 ачивок, а за неполный 2024 год — уже 7356. Коллеги вовлекаются, и это очень круто!
Несколько лет назад у нас появилась традиция ежегодно награждать лучших сотрудников, команды, проекты года. Коллег, проработавших в компании 5, 10, 15, 20, 25, 30 лет, награждаем за лояльность. Вскоре мы запустим раздел, посвящённый этой премии — в нём будут история и герои, отмеченные наградами за всё время существования премии.
Немало внимания компания уделяет развитию сообществ: профессиональных комьюнити, клубов по хобби, спортивных клубов, собственной киберлиги. Есть даже сообщество любителей ёжиков, представляете, сейчас в нём состоит 10 человек. В профиль мы добавили информацию об увлечениях сотрудника, через которые можно найти единомышленников-коллег, а также группы или чаты для тех, кто увлекается тем же. Указать свои хобби в профиле — одна из задач, которая входит в путь адаптации наших новичков. Благодаря этому новые сотрудники рассказывают о себе коллегам и сразу могут найти близких по интересам.
Блоки с достижениями и увлечениями в профиле
Индекс счастья сотрудников
На базе портала мы недавно создали систему с использованием ИИ «Индекс счастья», которая отслеживает эмоциональное состояние и признаки выгорания у сотрудников. Пока это пилотный проект на тестовую группу. Эта система позволяет руководителям и HR видеть состояние своей команды и отдельных специалистов и своевременно реагировать там, где важна помощь. Мы уверены, что такой инструмент поможет эффективнее поддерживать команду и, как результат, снизить текучесть и повысить удовлетворённость сотрудников — это важно для бизнеса. Мы обучили ML-модель на исторических данных за последние три года и теперь обогащаем актуальными данными тестовой группы. При этом система не использует персональную информацию вроде данных об активности сотрудника в корпоративном почтовом сервисе или рабочем календаре. Нам важно не нарушать личное пространство коллег. Сейчас точность прогнозов системы составляет 82%, а горизонт прогнозирования — два-три месяца.
Система «Индекс счастья»
Умный цифровой помощник для сотрудников
Кросс-функциональная команда портала разработала умный цифровой помощник для сотрудников. Раньше у коллег было много вопросов. Ответы на них были на портале, в профиле и в регламентах — но работники всё равно писали HR, юристам, руководителям и администраторам. Позже на портале появился чат-бот, который на вопрос выдавал ссылку на документы — но искать ответ в тексте приходилось самостоятельно. Потому мы добавили в чат-бота генеративную нейросеть и на первом этапе загрузили в него 200 документов с портала. Теперь чат-бот с ИИ сам ищет по документам запрашиваемую пользователем информацию и выдаёт конкретный ответ.
Следующий этап — обучение бота на всём объёме внутренних регламентов. При этом мы планируем интегрировать его с несколькими системами, в которых хранятся разные виды документов. Кроме того, мы «скормим» боту и другие частые запросы сотрудников и ответы на них, которые не относятся к документам. Сейчас проект на стадии согласования бюджета.
Метавселенная IBS
У нас есть ещё одна глобальная цель — создать метавселенную IBS. Но над её концепцией мы пока работаем. В этой теме IBS не выступает пионером, в России уже есть несколько крупных компаний, которые разрабатывают свои метавселенные. Они выглядят, как виртуальный город, по которому можно гулять, и мы тоже рассматривали такой формат.
Самое простое решение — сделать копию нашего офиса и разместить там всё, что должно быть мгновенно и легко доступно сотрудникам. Так мы действительно сотрём географические границы внутри территориально распределённой команды и дадим всем равные возможности для взаимодействия друг с другом и компанией. Но мы ищем для себя и более глобальные решения, которые позволят объединить людей из разных городов страны через корпоративные сервисы, нацеленные не только на рабочую среду, но и на личные задачи сотрудника, его развитие, внедрение единой корпкультуры.
Синхронизация с каналами коммуникации
Наш портал интегрирован с другими каналами коммуникации. Например, на портале сотрудник может подписаться на новости по интересующим его рубрикам и регулярно получать дайджест со свежими публикациями на корпоративную почту. В прошлом году мы добавили возможность сохранять новости себе в избранное для быстрого возврата к ним. Также можно добавлять в избранное полезные сервисы — контакты, элементы корпдиска и прочее.
В октябре 2024 года у сотрудников появилась возможность слушать новости на портале — озвучка сделана нейросетью, а мужской и женский голоса, которые «читают» новости, выбрали сами сотрудники с помощью голосования. Постоянное вовлечение коллег в развитие портала — наше неизменное правило, которое позволяет не только воплотить ожидания людей, но и повысить популярность новой фичи. Очень важно не только анонсировать изменения, но и по ходу работы над ними сверяться с пользователями.
Дайджест новостей компании
Во всех офисах компании используются видеопанели — как ещё один источник новостей, но с акцентом на визуальное восприятие. Имиджевые ролики, анонсы мероприятий, проектные достижения, информация о различных возможностях и программах для сотрудников: там может быть любой актуальный контент. В том числе на видеопанелях транслируют ролик о возможностях нашего портала.
Планирование и оценка результатов
Обычно все работы по развитию портала и бюджет на них мы закладываем в начале финансового года. Но этот план всегда пополняется чем-то новым в течение года, потому что мы стараемся быть гибкими и оперативно реагировать на объективные запросы пользователей. Нередко я предлагаю внутреннему заказчику провести небольшое исследование, изучить его проблематику глубже и после этого выбрать решение. Такой продуктовый подход всегда помогает найти верный фокус в любой задаче. Я перфекционист — если результат мне не нравится, я его никогда «в бой» не запущу.
Наши действия по развитию портала всего за несколько лет помогли кратно увеличить вовлечённость сотрудников, мотивировать их к общению с компанией и друг другом через комментарии, лайки, голосования, следить за новостями и начинать поиск любых ответов с портала.
Для анализа наших результатов мы ежегодно проводим подробный опрос сотрудников о внутренних коммуникациях. Просим оценить удобство использования и понятность информации в разных разделах: на главной странице, в профиле, поиске, сервисах. После опроса я анализирую сотни комментариев — и обязательно что-то выношу в план доработок и развития. В подвале сайта есть моя почта для идей по развитию портала. Мы также анонсируем сотрудникам в новостях и рассылках все новые опции и разработки, я провожу вебинары, на которых отвечаю на вопросы и показываю новую функциональность портала.
Выбор компании и становление лидера интранета
Когда я искал место для работы, я мог пойти на должность руководителя по внутрикому в международном бизнесе — портал был бы только одним из моих направлений работы. Я выбирал из двух компаний, гулял по офисам, смотрел на людей и их рабочие места. Мне важно чувствовать мэтч с коллегами и руководством, видеть, насколько мне доверяют, в какой степени контролируют. Не подходит, если в компании есть жёсткие установки, и задают дурацкие вопросы типа «продайте мне ручку» или «почему мы должны выбрать именно вас?» Коннект, безусловно, нужен, и в IBS он случился.
Не скрою, сначала меня смутило, что мой руководитель, директор по маркетингу, младше меня. Но она училась и работала в Европе, у неё есть соответствующий бэкграунд, и у нас никогда не было коммуникационных проблем.
Попасть в профессиональную «тусовку» и стать заметным лидером интранета было для меня вызовом. Я долго к этому шёл, создавал корпоративные порталы с нуля в крупных компаниях. В прошлом году я наконец достиг своей цели: раньше мы смотрели, какие тенденции задают другие бизнесы, а теперь сами стали трендсеттерами. К вопросу о том, как важно найти свое место: с IBS мы друг другу доверились, и поэтому добились впечатляющего результата и признания рынка.
Есть известная метафора, которая объясняет, чем руководитель отличается от лидера. Руководитель сидит на тележке и бьёт кнутом подчиненных, а лидер вместе со всеми тащит эту тележку. Когда я был рядовым сотрудником, мне было важно, чтобы начальник был опытнее и мог чему-то меня научить. Тогда он становился настоящим авторитетом. Поэтому для своей команды я стараюсь быть таким руководителем. Я жёсткий и не очень лояльный, если у сотрудника нет огня в глазах, он равнодушен. Коллега может быть замечательным человеком, но если он не «горит», мы не сработаемся. Я не занимаюсь микроменеджментом и контролем, но мне нужна вовлечённость: человек должен кайфовать от того, что делает, и гордиться результатом работы. При всём этом я всегда говорю о достижениях именно команды, стараюсь поощрять исполнителей.
За время работы в IBS я достиг того, что сотрудники компании поняли и приняли, что у портала IBS Life есть владелец с чётким видением. И все изменения на портале возможны только через меня. Мне удалось собрать внутреннюю команду, которая закрывает все задачи, а если текущих компетенций не хватает, то мы находим новые внутри компании. Так, например, работы в области ИИ тоже делает внутренняя команда IBS. Я открыт к диалогу и всегда общаюсь с пользователями, собираю отзывы и обратную связь, которая бывает не только положительной. Но я этому рад: конструктивная критика наиболее продуктивна для развития портала.
Готовы поделиться своим опытом с профессиональным сообществом? Напишите Илье Фирсанову, главному редактору Ривелти.Абажур — i.firsanov@rivelty.ru.
Правила использования материалов статьи
Любое использование изображений и данных из настоящей статьи возможно только со ссылкой на источник — «Ривелти» — и ссылкой на эту статью —https://abazhur.rivelty.ru/product-owner-experience-IBS/. Не допускается изменение данных и корректировка изображений. Подробнее о правилах использования
Вам также может быть интересно
- Активное комьюнити, ретропрактики и никаких рекомендаций: кейс Хабра
- Визуальные коммуникации во внутрикоме: как объединить стратегию, бизнес-цели и креатив
- Журналист — идеальный внутриком
- Структура вместо хаоса: как HR-Tech оптимизирует процессы и экономит бизнесу деньги
- Наполнить корпоративной культурой каждый день: кейс компании «Островок»
