Издание об интранете, корпоративном ТВ и диджитал-каналах внутренних коммуникаций

Три главные проблемы при взаимодействии HR и IT

 

Делимся материалами доклада Юлии Большовой, руководителя по автоматизации hr-процессов в Avito, на Ривелти.Конф 2020. Посмотрите видео выступления или прочитайте нашу статью-выжимку.

Yuliya1.jpg

Видео выступления Юлии Большовой на Ривелти.Конф 2020

Топ-3 проблемы между HR и IT

Проблемы, которые возникают между HR и IT, по сути ничем не отличаются от проблем между любым заказчиком и исполнителем. Юлия Большова попросила участников сообщества «Интранет-абажурная» проголосовать за самые частые проблемы, и вот, что получилось.

и.jpg

Результаты опроса в сообществе «Интранет-абажурная»

1. При сдаче проекта увидели не то, что ожидали: меньше, хуже, медленнее

Самая частая история: есть бюджет, прекрасный менеджер, чудесная команда разработки с огромным опытом, с отличными техническими скилами, но при этом никто не понимает, что происходит в проекте.

Как исправить

Принимайте максимальное участие в проекте, который вы ведете в рамках создания интранета. Что это значит?

Во-первых, привлекайте исполнителя к обсуждению решений, это помогает избежать искажений между менеджером, заказчиком и исполнителем. Исполнители могут предложить свои идеи, и одна из этих идей может понравиться заказчику.

Во-вторых, проводите демо-встречи. Не верьте, что команда разработки или подрядчик сделают все так, как вы ожидаете. Настаивайте на том, чтобы каждые 2 недели, а желательно еще чаще, вам показывали результат того, что сделано.

В-третьих, общайтесь с исполнителями на понятном им языке. Старайтесь оперировать не расплывчатыми терминами вроде «большая нагрузка», а давать конкретные цифры. «500 человек одновременно» — это понятно для любых исполнителей и технических специалистов. Будьте точными, тогда ваши ожидания реализуются.

1.jpg

Участники конференции поднимают руки, подтверждая, что сталкивались с проблемой увеличения сроков разработки

2. Сроки разработки и сдачи проекта увеличиваются, несмотря на все договорённости

Часто случается, что в процессе работы аппетиты растут и срок из трех месяцев превращается в три года..

Как исправить

Вовлекайтесь в проект полностью, менеджер всегда должен понимать, почему сроки разработки увеличились. Возможно, что-то пошло не так, или что-то изменилось — вы об этом должны знать.

Проводите ретроспективы после демо-встреч. Если на демо-встречах вы каждые 2 недели смотрите на результат, то на ретроспективах вы тут же разбираете, устроил нас результат или нет, и что идет хорошо, что надо улучшить. Кроме прямой пользы проекту, ретроспективы еще и объединяют команду, которая начинает общаться, вовлекаться и предлагать более оптимальные решения.

Управлять требованиями к продукту должен интранет-менеджер, ну либо просто менеджер, который занимается этим сервисом. Чем больше мы вносим изменений, тем больше мы увеличиваем сроки. Если мы постоянно даем исполнителю новые или противоречивые задачи, сроки размываются. Очень часто об этом забывают.

Договоритесь о четком Definition of Done. У каждой вашей задачи, которую вы ставите своему исполнителю, должны быть критерии готовности (Definition of Done). Например, если вы просите разработчика добавить ссылку на страницу, вы должны описать, куда она ведет, кому она будет видна, что должно произойти при клике на нее.

Если в интранете поддерживается контент для разных целевых аудиторий, ролей или уровней доступа, обязательно пишите это в задаче. Вашему исполнителю это очень сильно поможет, и он поймет, какой результат вы от него ждете.

3. Менеджер не может сам оценить сроки и стоимость задачи, а разработчикам не доверяет

Если кажется, что разработчики могут обмануть с оценкой сроков, стоит вспомнить о том, что вы не разработчик и никогда не сможете оценить решение другого специалиста.

Как исправить

Вовлекайтесь в проект полностью. Постарайтесь отойти от разделения на «я» и «они», вы — одна команда. Когда коллеги (это могут быть не только разработчики) видят, что менеджер вовлечен, как он проектом горит, они правда начинают работать немного по-другому.

Не сужайте своё участие в проекте до передачи задач исполнителю. Дайте ему понять, что вы тоже участвуете, что для вас это тоже важно, что это ваша общая задача.

11.jpg

Слайд из презентации Юлии Большовой. Командная работа рулит и в футболе, и в жизни

Используйте эталонные задачи — такие, о которых вы можете договориться с вашими разработчиками, чтобы использовать их как меру для оценки других задач. Например, мы знаем, что добавить какой-нибудь пункт в меню стоит 3 часа. Значит следующая задача может быть сложнее в 2 раза или немного проще.

Декомпозируйте задачи вместе со своими подрядчиками. Если вы начнете не просто давать задачи своему подрядчику, своему исполнителю, а попробуете вместе с ним разбивать большую задачу на мелкие куски, тогда вам будет понятнее оценка исполнителя.

Попросите вашего исполнителя объяснить вам задачу простыми словами. Очень часто мы стесняемся задать вопросы, особенно разработчикам, потому что «они же говорят на другом языке, мы же их не поймем, о Боже, нам же будет стыдно». Но это не так, попросите объяснить вам эту задачу в каких-то понятных для вас мерах и словах. Не каждый разработчик это сможет, но их руководитель, чаще всего, умеет это делать.

Приходите к исполнителям с проблемой, а не решением. Постарайтесь не мыслить решениями, когда вы приходите к своему подрядчику или команде разработки. Не «добавь розовую кнопку слева», а «пользователи не заходят в новый раздел». Исполнитель сам подскажет вам, как сделать проще/ лучше/ быстрее, но для этого нужно ему объяснить всю ситуацию.

Доверяйте своим исполнителям, своей команде разработчиков — это правда важно. Каких бы талантливых людей вы не наняли: один в поле не воин. Самое главное — это команда. Пожалуйста, постарайтесь эту команду выстроить и доверять, тогда у вас не будет вопросов ни со сроками, ни с оценками. Вы точно все будете знать, в каком месте находитесь, потому что вы работаете командой.

4.jpg

Бонус от Юлии: четыре термина, которые полезно знать интранет-лидеру

Вам также может быть интересно:


#интранет #интранетзнания #ривелтиконф
Статьи на тему
9 причин участвовать в Russian Intranet Awards
9 причин участвовать в Russian Intranet Awards
Победители прошлых лет и члены жюри рассказали, что получают участники премии Russian Intranet Awards. Признание, новые возможности, укрепление личного бренда и ...
Современные видеоформаты для внутренних коммуникаций
Современные видеоформаты для внутренних коммуникаций
Собрали семь примеров классных видеоформатов и рассказали об их особенностях, решаемых задачах и результатах.
День рождения Ривелти.Интранета: нам четыре года. Делимся успехами
День рождения Ривелти.Интранета: нам четыре года. Делимся успехами
Прекрасный повод вспомнить, чего мы достигли за этот год. Как всегда, сначала казалось, что писать особо не о чем, а потом получилась большая статья с красивой инфографикой, данными и отзывами клиентов
The show must go on! Как провести конкурс в интранете
The show must go on! Как провести конкурс в интранете
Лайфхаки от Ксении Лазуковой, эксперта по внутренним коммуникациям в Ozon. Какую механику проведения выбрать, чем наградить победителя, как убедить сотрудников участвовать — ответы на эти вопросы читайте в статье.