![ОМК ОМК](/upload/medialibrary/b33/b33b445cd411d61370b07bdf53a670f2.jpg)
Объединенная металлургическая компания (ОМК) поставляет высококачественную металлургическую продукцию и комплексные решения для топливной энергетики, транспорта, строительства и др. Включает в себя шесть крупных предприятий металлургической и машиностроительной отраслей, одну из крупнейших в России вагоноремонтных компаний, металлосервисные и торговые сети. ОМК представлена в 34 регионах, в компании работает свыше 30 тысяч человек.
Карточка проекта
Название проекта | Эффективное управление офисным пространством с сервисом «ОМК Пространство» |
Команда |
Команда ОМК: Артем Гребенюк, менеджер проектов; Армине Погосян, руководитель направления организационного менеджмента; Елена Шошина, руководитель административного отдела; Иван Бороденко, руководитель сервисного центра. Эксперты ОМК: Светлана Николашина, HR-директор, Марина Степанова, директор по административным вопросам, Тимур Махалин, руководитель управления клиентских сервисов. Подрядчик: RDN Group |
Платформа | Битрикс.Управление сайтом |
Продолжительность проекта | 6 месяцев |
Этапы работы |
Ноябрь — декабрь 2020 — разработка проекта, включая подготовку макетов и прототипа, и его согласование с внутренним заказчиком. Декабрь 2020 — январь 2021 — разработка MVP-версии сервиса для оценки заказчиком, корректировка. Февраль — апрель 2021 — техническая и организационная реализация проекта (разработка мобильной версии сервиса, верстка, интеграция, внедрение функций «Кабинет администратора», QR-кодов). Апрель 2021 — Запуск проекта, обучение пользователей. Сбор обратной связи и доработка системы. |
Активные пользователи | Более 25% офисных сотрудников ОМК ежемесячно (основная часть офисных сотрудников работает удаленно). |
Задача
В конце 2019 года ОМК одной из первых среди производственных компаний опробовала гибридный график работы для офисных сотрудников. В период пандемии этот опыт помог компании быстро перевести весь офисный персонал на удаленную работу. Уже в конце 2020 года ОМК официально ввела гибридный график работы для сотрудников: им предоставили возможность полностью или частично работать вне офиса. В компании ушли от традиционных закреплённых рабочих мест в кабинетах, организовали пространства общего пользования.
В связи с этим потребовался сервис, который бы позволил:
- сотрудникам — получать актуальную информацию о доступных рабочих местах и забронировать их для краткосрочного использования в удобную дату;
- руководству — оценивать загрузку и востребованность рабочих мест, чтобы в дальнейшем оптимизировать затраты на аренду офисных помещений; минимизировать риски распространения инфекционных заболеваний в коллективе.
![ОМК ОМК](/upload/medialibrary/b32/b32a6f0658cde0e8ee1f8862ab47dfb5.jpg)
Решение
Готовые решения, которые представлены на рынке, не отвечали требованиям бизнес-системы: что-то было долго внедрять, что-то сложно интегрировать с корпоративными информационными системами.
Команда ОМК по цифровизации вышла с инициативой разработать подобный сервис самостоятельно «с нуля», под запросы компании. Опыт и компетенции коллег позволили реализовать этот проект в более сжатые сроки, чем было заложено изначально — за 6 месяцев вместо 8, при том, что уже через 4 недели разработали первые прототипы.
В процессе разработки применили гибкие методологии Scrum и Agile. Их же применяли к постановке бизнес-задач, которые стояли перед смежными службами. Благодаря этому получилось реализовать сервис и выполнить все поставленные задачи в самые короткие сроки.
Задача на разработку сервиса поступила от HR-департамента. С учётом его запросов, команда цифровых сервисов в течение первых двух недель работы над проектом предложила следующие решения:
- интеграцию данных пользователей между сервисом «ОМК Пространство», учётными HRM-системами и сервисом ОМК «Личный кабинет»;
- автоматическую систему импорта данных сотрудников из внешних систем (ОмниТрекер, отдельный список);
- систему ролей с различными правами доступа к разделам сервиса (администратор, пользователь);
- функционал бронирования для сотрудника и руководителя, позволяющий бронировать рабочие места для себя и подчиненных, управлять созданными бронями;
- личный кабинет администратора бронирования, в котором администратор может настраивать параметры рабочих мест;
- систему уведомлений о создании, изменении и отмене броней для сотрудников и их руководителей;
- подтверждение о посещении офиса по сделанной заявке через QR-код;
- выгрузку отчётности в табличном формате.
Через 2 недели появились первые прототипы системы бронирования. Ещё через две недели была разработана MVP-версия сервиса. Утвердив её вместе с внутренним заказчиком, команда по цифровизации вместе с внешней командой разработчиков реализовали техническую часть проекта. Особенность проекта — сжатые сроки, поэтому техническую часть разрабатывали параллельно с пользовательскими интерфейсами, итеративно, не каскадно. После первичного запуска проект дорабатывали.
Функционал сервиса бронирования рабочих мест
Календарь бронирования
Возможность просматривать календарь бронирования рабочих мест на ближайшую неделю.
![ОМК ОМК](/upload/medialibrary/4d3/4d335039c3d821918f306a74c2a2e7fc.jpg)
Календарь бронирования
Бронирование рабочего места
Возможность бронировать офисные рабочие места и переговорные с учётом необходимого оборудования, редактировать и удалять брони для сотрудника и его подчинённых с компьютера, а также мобильного телефона. На электронную почту пользователя приходят уведомления о подтверждении и изменении статуса брони с параметрами рабочего места (датой, временем, продолжительностью бронирования; расположением помещения на интерактивной карте; наличием оборудования на месте).
![ОМК ОМК](/upload/medialibrary/a97/a979dd75ff03fad5ecea4e981c4fe893.jpg)
Процесс бронирования рабочего места
Интерактивная карта офиса
Можно просматривать интерактивную карту офиса и помещений для поиска своего рабочего места или нужного специалиста.
![ОМК ОМК](/upload/medialibrary/fc9/fc9facb36f98c7bec5625c9ac263fb6c.jpg)
Интерактивная карта офиса с местами для бронирования
Доступ в офис по QR-коду
Возможность получать доступ к системе на рабочем месте в рамках забронированного времени с помощью сформированного QR-кода, который приходит на телефон сотрудника.
Выгрузка отчётности
Предусмотрели несколько форм онлайн-отчётности:
- по посещаемости сотрудником офиса, по длительности его пребывания и востребованности рабочих мест персоналом (% посещений по броням);
- по использованию офиса в разрезе структур, руководителей и сотрудников.
Данные можно выгружать в различных форматах для подготовки отчётности на уровне рабочих мест, сотрудников и подразделений.
Различные форматы подготовки отчётности в сервисе
Доступ к сервису с разных устройств
Для удобства пользователей, чтобы они могли управлять бронированием из любого места (в транспорте по дороге в офис, находясь на внешней встрече и пр.), разработали адаптивную версию сервиса для мобильных устройств. Теперь с помощью мобильного телефона в несколько кликов можно забронировать себе место в офисе, а также изменить или отменить бронь.
Интерфейс мобильной версии сервиса «ОМК Пространство»
Как продвигали новый сервис среди сотрудников
![](https://img.youtube.com/vi/Ml7mcS8gIqk/maxresdefault.jpg)
Обучающий ролик для сотрудников сервиса «ОМК Пространство»
Для продвижения нового сервиса среди сотрудников использовали разные инструменты:
- Прямая линия с руководством, где рассказали о новом формате работы и новом сервисе по бронированию рабочих мест. В ходе прямой линии детально ответили на все вопросы сотрудников.
- Массовые рассылки на корпоративную электронную почту о переходе на новые условия работы и запуске сервиса «ОМК Пространство».
- Групповое обучение сотрудников в формате онлайн.
- Две памятки: «Перед выходом в офис» — что нужно сделать для выхода на работу в офис: как зарегистрировать в новом сервисе, забронировать с его помощью рабочее место и прочее. «Памятка сотруднику» — как правильно сделать отметку о посещении, отсканировав QR-код; как решить спорный момент, если рабочее место забронировали сразу несколько сотрудников; на какой период можно бронировать рабочее место и прочее. Разместили их на корпоративном портале вместе с подробной инструкцией, как забронировать рабочее место.
Сложности при внедрении
Психологические
С введением гибридного графика необходимо было выработать привычку у сотрудников перед посещением офиса обязательно бронировать рабочее место. Первое время у сотрудников были опасения, что им может не хватить места в офисе или они неправильно запланируют время брони с учётом выездных встреч и совещаний, или система даст сбой и невозможно будет попасть в офис. Но в первые недели работы системы бронирования рабочих мест многие опасения были сняты: сервис оказался простым, а забронировать, отменить или скорректировать место занимает меньше минуты. Функционал доступен и на мобильном телефоне, что позволяет забронировать место по дороге или рядом с офисом.
Технические
Разработка системы бронирования совпала с расширением компании. ОМК приобрела вагоноремонтную компанию, сотрудники которой сразу попали в периметр проекта. При этом интеграция баз данных двух компаний требовала времени. Разработчикам сервиса пришлось дополнительно решать вопрос, как оперативно добавить данные новых сотрудников в систему ОМК и обеспечить им доступ к сервису без изменения сроков запуска системы бронирования.
Результаты проекта
За 6 месяцев разработали собственную систему управления рабочим пространством для всех предприятий ОМК, которую администрируют самостоятельно владельцы сервиса (HR и административный департаменты) без привлечения программистов. Система интегрирована со всеми внутренними HR-системами и системами безопасности.
Несмотря на то, что до марта 2022 года эпидемиологическая ситуация не позволяла протестировать гибридный график в полную силу, количество постоянных пользователей системы ежемесячно (MAU) — не менее 1500 пользователей в головном офисе ОМК в Москве и на предприятиях в регионах. С отменой ковид-ограничений в марте 2022 офисные сотрудники ОМК смогли вернуться в офисы для постоянной работы — рост пользователей за первую неделю марта составил 217% по сравнению с аналогичным периодом февраля 2022 года.
пользователей ежемесячно
оценка сервиса пользователям
сокращение расходов на аренду офиса
Оценка от коллег — 7,5 баллов из 10 по результатам опроса 175 офисных сотрудников ОМК в течение первых недель после запуска сервиса бронирования.
Оптимизация расходов на аренду офисов на 66%. С помощью новой организации рабочих мест и запуска сервиса «ОМК Пространство» снизили нагрузку на офисы, за счёт этого получилось отказаться от аренды части помещений.
Управление сервисом без разработчиков. Интеграция с учётными системами позволила в автоматическом режиме создавать пользователей, присваивать нужный уровень для работы с сервисом. Это позволяет управлять сервисом без привлечения разработчиков.
Гибкое планирование рабочего дня. Сервис позволил сотрудникам гибко и продуктивно планировать рабочий день.
Минимизация риска распространения инфекционных заболеваний. На случай, если у кого-то из сотрудников обнаружено инфекционное заболевание, сервис позволяет отследить коллег «из зоны риска» — тех, кто сидел рядом с заболевшим, чтобы оповестить их и перевести на карантин.
Организация работы отдела по запросу. За счёт функции бронирования руководителем мест для себя и подчиненных легко организовать коллективную работу отдельного подразделения в нужный день.
Ориентирование в любом офисе. Интерактивная карта помещений позволяет легко ориентироваться в офисном помещении любого предприятия компании. Особенно это удобно для сотрудников, находящихся в командировке.
Доступ к сервису с любого устройства. Мобильная версия сервиса позволяет быстро бронировать рабочее место «полевым» сотрудникам: менеджерам отдела продаж, сервисным специалистам, сотрудникам отдела производства.
Правила использования материалов статьи
Любое использование изображений и данных из настоящей статьи возможно только со ссылкой на источник — «Ривелти.Интранет» — и ссылкой на эту статью — https://abazhur.rivelty.ru/case-omk/. Не допускается изменение данных и корректировка изображений. Подробнее о правилах использования.