После каждого нашего мероприятия команда получает много положительных отзывов и комментариев от сообщества о качестве его организации. После торжественной церемонии Russian Intranet Awards 2023, которую мы провели 6 апреля, — Мария Смыслова, руководитель практики Внутрикопоративные коммуникации в СИБУРе, попросила поделиться советами и нашим опытом, как мы это делаем, для своего канала.
Не уверена, что могу давать советы на тему ивент-менеджмента, поскольку это не основной вид деятельности Ривелти.Интранета. Но с удовольствием поделюсь теми подходами, которые выработали за несколько лет организации наших мероприятий для сообщества: интранет-премии и конференции. Из года в год эти два события получают высшие оценки — 9.4 из 10 — уровень удовлетворенности конференцией неравнодушных Ривелти.Конф и 9.5 из 10 — за Russian Intranet Awards.
Правило № 1. Знать и чувствовать свою целевую аудиторию
Наши гости — руководители и эксперты, которые, с одной стороны, в повседневной жизни перегружены коммуникациями, объемом задач, встреч и требуют аккуратного отношения к графику, числу коммуникаций, их корректности и стилю, с другой — сами организуют или посещают подобные мероприятия, являясь требовательными заказчиками с наметанным глазом.
Мы ставим себе задачу выйти за рамки ежедневной рутины для наших гостей: мероприятие не должно стать «одним из», а напротив — особенным и запоминающимся событием, праздником в ежедневной гонке и, конечно, соответствовать опыту наших гостей.
Кроме того, участники приходят к нам отдохнуть и пообщаться, поэтому очень важно минимизировать суету на площадке и давать время и пространство для уютных бесед.
СберТех
Спасибо за этот праздник, за создание торжественной и в то же время лёгкой, открытой атмосферы общения!
Правило № 2. В гости к Ривелти.Интранету
Несмотря на то, что большинство наших мероприятий проводится на сторонних площадках, мы относимся к их организации так, будто принимаем гостей у себя дома. Нам важно, чтобы участники чувствовали заботу и уют, которые были бережно созданы специально для них.
Правило № 3. Внимание к деталям
Вкус еды и подача, форма и удобство стульев, цвет и длина скатертей, расположение площадки и многие другие бытовые моменты — важно всё, что влияет на комфорт гостей.
Мы также вовлекаем участников: например, просим соблюдать рекомендованный дресс-код по стилю и цветовой гамме. Это даёт гостям возможность почувствовать себя причастными к формированию той особой атмосферы, которую мы создаём на площадке, и не чувствовать себя «слишком разодетым» или наоборот.
СИБУР
Каждый раз восхищаюсь церемониями Ривелти. Всё продумано до мелочей: от оформления зала до дресс-кода гостей. Особого внимания заслуживает визуальное оформление и задумки, которые всегда идут в ногу со временем и с самыми горячими трендами на рынке коммуникационной индустрии!
Правило № 4. Свет, звук и режиссура
Свет, звук, качество видео, техническая команда, режиссирование мероприятиия и сценарий — должны быть на высочайшем уровне. Это первые вопросы, которые мы решаем на старте проекта при выборе площадки — какой будет свет и сколько нужно довезти, качество звука, кто будет в технической команде и режиссером мероприятия.
Для сценария делаем несколько предварительных читок и репетиций на площадке.
Открывающий ролик Russian Intranet Awards 2023
В сценарии мы используем много цифровых инструментов и видео. В этом году всех участников RIawards покорила Интра — голосовой помощник мероприятия. На Ривелти.Конф — к каждому спикеру мы используем яркие и динамичные видеоподводки.
Правило № 5. Баланс по числу участников
Мы стараемся сохранять баланс по количеству участников и приглашаем не более 80-100 человек. Это помогает подчеркнуть уникальность и эксклюзивность мероприятия, а также создает благоприятные условия для неформального общения. Нам важно, чтобы участие в наших мероприятиях воспринималось как привилегия, и, по всей видимости, нам это удаётся — процент посещаемости более 90% говорит сам за себя.
IBS
Здорово, что в наше динамичное время есть вот такие якоря стабильности. Держась за них, можно спокойно выдохнуть, перевести дух, оценить пройденный путь и понять, куда двигаться дальше в своей профессиональной деятельности
Правило № 6. Визуальный стиль
«Красная нить» каждого мероприятия Ривелти.Интранета — его уникальная стилистика, разработка которой начинается за 2-3 месяца до дня «Х». Это длительная и очень творческая работа по поиску смыслов и их визуализации.
Например, кружевная стилистика премии Russian Intranet Awards 2023 не случайна: создание интранета — это тонкая, индивидуальная, практически ремесленная работа, в которую мы ежедневно вкладываем много труда, неравнодушия и творческой энергии. Интранет — это объединение людей, процессов, подразделений, ИТ-систем в уникальные формы, комбинации и даже узоры. Каждый интранет — это шедевр, у которого нет аналогов. Каждый интранет — это еще и цифровой двойник компании. Он создает уникальное цифровое кружево компании. Поэтому стиль Russian Intranet Awards 2023 — это дань ремесленной работе интранет-лидеров, команд, вендоров и интеграторов для создания невероятной красоты и прочности цифрового кружева компании.
Лига Ставок
Премия Rivelty — это новый профессиональный праздник, созданный заботливыми руками. Это вдохновение! Неповторимая атмосфера поддержки и содружества в сочетании со спортивным азартом! Нам очень понравился новый стиль церемонии: ручная работа, город мастеров + hi tech
Правило № 7. Воспринимать ошибки как ценный опыт
В день мероприятия на площадке работает большое количество людей, многие из которых видят друг друга впервые, поэтому абсолютно нормально, если не всё получается так, как хотелось бы. Конечно, Ривелти.Интранет стремится, чтобы всё прошло идеально, но и к непредвиденным ситуациям мы относимся спокойно. Важно выбрать надёжных и профессиональных подрядчиков, которые разделяют те же принципы, что и команда Ривелти.Интранета. Для нас это, прежде всего, неравнодушие ко всему, что мы делаем.
Газпромбанк
Год за годом Ривелти задаёт высочайшую планку для всей отрасли. Неравнодушные коммуникации — отнюдь не просто красивые слова, но образ действия, и каждый гость церемонии в этом точно убедился. Продумано всё: от айдентики и дресс-кода гостей до эффектных наград. Интрига держится до последнего, как на «Оскаре»!
Правило № 8. Соревнуемся сами с собой
Наш главный ориентир в работе над любым проектом — это мы сами, только вчера. После каждого мероприятия проводится ретро-встреча, на которой определяем список зон развития на будущее.
Любое мероприятие — это не только результат работы большой команды. Эмоции гостей, вовлеченность, открытость, желание делиться своими знаниями, энергией, впечатлениями — всё это оставляет след в сердцах участников.
Правила использования материалов статьи
Любое использование изображений и данных из настоящей статьи возможно только со ссылкой на источник — «Ривелти.Интранет» — и ссылкой на эту статью — https://abazhur.rivelty.ru/how-we-create-events/. Не допускается изменение данных и корректировка изображений. Подробнее о правилах использования.
