В новом интервью поговорили с Марией Богдановой, генеральным директором ивент-агентства Team for Dream — будет интересно тем, кто находится в огне подготовки к корпоративным мероприятиям! Обсудили, как организовать идеальный корпоратив, выстроить работу с подрядчиком и где искать вдохновение для креативной концепции.
Эмоции, режиссёр и раннее планирование: как организовать лучшее новогоднее мероприятие
По-настоящему хорошее мероприятие, которое можно оценить на 10 из 10, — это про эмоции. Новогодний корпоратив проводят для того, чтобы сотрудники в следующий год уходили заряженными. А для этого они должны почувствовать единение с компанией и осознать, что хотят здесь работать и приносить классный результат.
Таких эмоций добиваются разными способами — начиная от вовлечения на старте и заканчивая механиками в апогее вечера. Например, завершающей песней или флешмобом. Недавно я сама была на мероприятии бизнес-клуба, которое делало моё агентство. И я участвовала в финальной песне и чувствовала мурашки. Если вы регулярно создаёте праздники, то знаете, что апогей вечера важен, — но когда вы внутри всего этого, люди вокруг обнимаются и светят фонариками, то вы по-настоящему ощущаете, зачем каждый раз использовать эту механику. На нашем мероприятии участники стояли с восторженными глазами, и было понятно, что в этот момент они друг друга любят и хотят дальше идти вместе. Вот с таким чувством и посылом стоит продумывать механики — все они должны вести к этому ощущению сопричастности.
Если на новогоднем мероприятии вы проводите награждение сотрудников, то важно сделать его интересным и нескучным. Моя рекомендация — не жалеть денег на хорошего режиссера, потому что профессионал из рутины сделает представление. И даже большое награждение с множеством людей организует так, чтобы у зрителей дух захватывало, и они на это смотрели, как на шоу. Например, недавно видела награждение лучших сотрудников, организованное как театральный перформанс — и наградить всех успели, и зрителям было интересно за этим следить.
Подготовку к празднику, конечно, надо начинать заранее. Компании уже поняли, что, если озаботиться арендой площадки за несколько недель или даже за два месяца до Нового года, — то все большие локации уже будут заняты. Поэтому многие стали бронировать площадки ещё в начале года и на этом успокаиваться. Но проблема не только в месте: в предновогодний период ивент-агентства очень загружены, мы просто не можем обработать новые запросы и в декабре уже вынуждены отказывать клиентам. Физически мероприятия возможны — но уже нет времени для предварительной работы. Ведь нужно не только создать концепцию, но и нанять подрядчиков, которые тоже загружены.
С запросом на новогодний корпоратив мы рекомендуем приходить в августе-сентябре. В этом случае мы в спокойном режиме бронируем площадки и основных хедлайнеров, никто не нервничает. Ведь если ответственному за мероприятие в момент корпоратива уже хочется только умереть — то зачем это всё? Да, в нестабильной экономике компании вынуждены тянуть до последнего момента и ничего не подтверждать. Но можно заранее бронировать всё необходимое для праздника с минимальными предоплатами, а остальную сумму вносить за небольшой срок до даты.
Спектакль, а не капустник: как грамотно включать сотрудников и руководителей в мероприятие
Я за то, чтобы сотрудники проявлялись и показывали свои таланты, если у них есть желание. Но главное при включении коллег в программу — не скатиться в капустник. Когда вы хотите воплотить идею с выступлениями в жизнь, то делайте красиво и не жалейте бюджет. Тогда мероприятие будет выглядеть, как настоящий спектакль.
Есть два сценария по вовлечению — пригласить сотрудников в качестве артистов или предложить руководителям и харизматичным коллегам стать соведущими. В первом сценарии особенно важна подготовка. Повторюсь — нельзя организовывать такую программу без режиссера. И начинайте заранее — за несколько месяцев. Потребуется чётко прописать сценарий и провести репетиции — не одну-две, а гораздо больше. Обязательно репетируйте танцевальные и вокальные номера на сцене, чтобы сотрудники во время выступления не растерялись и чувствовали себя уверенно. Есть и много технических решений, благодаря которым номера выглядят более профессионально. Например, шероховатости выступлений обыгрывают классным светом, заставкой, интро, костюмами.
Если говорить про сотрудников в роли ведущих, то мы сами недавно реализовали такой сценарий на мероприятии для бизнес-клуба, потому что хотели показать сопричастность участников к этой истории. Мы подключили профессионального ведущего, который умеет при необходимости «вывозить» любую ситуацию. А работники были его соведущими. Второй момент — под каждого участника мы написали индивидуальный сценарий выступления. Сценарист не работал в отрыве от сотрудника — мы создавали шутки и подводки, которые подходят конкретному человеку на сцене. Наконец, мы провели совместную читку с профессиональным ведущим и много репетиций. Если придерживаться таких шагов, всё пройдёт хорошо. Ещё одно важное правило: практично подходите к выбору коллег для этой роли. Например, выбирайте не условную Дашу, которая много сделала для компании, но зал не зажжёт, — а яркую Иру, которая отлично умеет шутить.
Новый взгляд на площадку: мероприятие в клубе, галерее или дворце
Сейчас мы довольно ограничены в выборе площадок. Много крупных компаний отмечают события — и когда количество участников перешагивает за тысячу, то уже особо не разгуляешься. Мне нравится, что ивент-индустрия по-новому начала смотреть на локации. Теперь они не задают формат мероприятия, площадка выполняет любую роль. Например, сейчас мы организуем продуктовую конференцию в ночном клубе. Это же потрясающе — кто раньше мог до такого додуматься?
Мы организовали и другие ивенты на необычных площадках. К примеру, проводили красивые мероприятия для B2B в художественной галерее. И это был новый формат с интересной атмосферой: в концепцию мы интегрировали идею, что бизнес — это тоже искусство. А большой деловой форум мы делали в Екатерининском дворце с соответствующими интерьерами — лепниной и люстрами. Это было просто великолепно и вполне органично — где ещё проводить мероприятие в Петербурге, если не во дворце?
Выбор локации — вопрос вашей фантазии и подхода. Здорово, что сейчас есть возможность менять шаблоны. Например, в Петербурге есть маленькие дворцы и особнячки, которые очень классно используются в мероприятиях. При этом существует и множество современных и интересных пространств. Они выглядят как ангары, но зато работают как «белые листы»: мы организуем там свет, добавляем декор и получаем невероятную сказку.
Расставаться больно: почему агентства не попадают в корпоративную культуру компаний
Крупные компании предпочитают работать с одним и тем же агентством долгие годы. И когда они сотрудничают в таком режиме, то у многих уже замыливается взгляд, начинает не хватать креатива команде, она не создаёт ничего нового. В таких случаях компаниям нужна свежая кровь, агентство, которое по-другому посмотрит на бизнес. Конечно, новый и ещё не проверенный подрядчик может ошибиться, и от этих недоработок будет зависеть впечатление от всего мероприятия. Но в то же время случаются абсолютные мэтчи. Поэтому не стоит менять подрядчиков постоянно, но периодически «смотреть на сторону» полезно.
У нас была такая практика с постоянным клиентом, известным петербургским брендом. Для компании была важна возможность поработать с разными подрядчиками. С одной стороны, расставаться больно. С другой — мы сами так попали к этому клиенту, выиграв тендер с очень сильными агентствами. Нам сразу обозначили, что мы будем сотрудничать только три года — и это правильный подход.
Вторая частая причина неудачного сотрудничества — желание клиента сэкономить на организации мероприятия. Он идёт к маленькому агентству, у которого будут низкие косты — но команда не обладает большим ресурсом и насмотренностью, не может дать ту концепцию, которая действительно удовлетворит заказчика. Если сравнивать TFD и агентство, где есть 5 человек, то стоимость нашего часа будет выше. Но она такова, потому что у нас больше ресурсов для создания события: креатив, финансы, безопасность.
Третья причина — неправильный бриф агентству, когда бизнес неточно доносит, что он хочет. Например, компании иногда занижают бюджет — скрывают, что у них есть запасы. Оказывается, что ресурс на более сильный креатив был, но мы действовали строго в рамках заявленной суммы. Когда мы участвуем в тендерах, то предлагаем клиентам две концепции — а иногда у нашего креатора бывает вдохновение на целых три. Но одна обязательно вписывается в заявленный бюджет, а остальные немного выходят за него.
Наконец, бизнес и агентство могут просто не совпасть — такое тоже бывает.
Искра и управленческий бэкграунд: чем TFD отличается от других ивент-агентств
До ивент-бизнеса я руководила филиалом мерчендайзингового агентства в Петербурге, а потом работала в известном маркетинговом агентстве. В моем случае не было истории «я сам себе ивентер». В нашей сфере владельцы агентств — это часто бывшие ведущие или организаторы мероприятий, но у меня изначально был управленческий бэкграунд.
Когда мы запустили агентство TFD, то специализировались больше на BTL-рекламе. Но ивент зажигал нас. Он был интереснее, и нам хотелось им заниматься, потому что он дарил гораздо больше удовлетворённости от проделанной работы. Мы практически сразу придерживались бизнес-подхода: выстраивали внутренние процессы и коммуникации. В TFD давно появилась система управления и философия, миссия, ценности. Мы понимаем, что нам есть куда расти — поэтому бесконечно работаем над автоматизацией и улучшением бизнес-процессов.
Насмотренность или магия: зачем приглашать экспертов и где черпать идеи
Я читала, что креатив — это не магия, а в большей степени насмотренность. У нас внутри агентства есть такая механика, как «смарт-час». На нём ребята рассказывают о выполнении заданий — мы даём группам поручение в течение месяца куда-то сходить. И на встрече коллеги делятся, какие прорывные концепции увидели или сгенерировали. Мы даже организовали внутренний Telegram-чат, куда закидываем кейсы, которые нам понравились. Это не про то, чтобы украсть у коллег, — это история про вдохновение. Мы черпаем идеи из искусства и кино, смотрим по сторонам — всё, что есть вокруг, работает как источник креатива для будущих крутых концепций. Я с креативным директором тоже хожу в красивые места и рестораны, мы смотрим на людей и вдохновляемся — тоже рабочий инструмент.
Например, у нас есть клиент, который занимается лизингом. Для него мы сделали фотовыставку с помощью искусственного интеллекта — ChatGPT сгенерировал огромные полотна с транспортом будущего. А потом мы пришли в музей Эрарта и увидели, что там проходит выставка с такой же идеей. Надо было нам билеты на своё мероприятие продавать.
Безусловно, мы стараемся организовывать коллегам возможность для переключения и настаиваем на том, что надо давать себе отдыхать. Это не всегда получается — не потому, что мы заваливаем сотрудников работой, но они сами не могут отказаться от интересных проектов. У нас бывают ситуации, особенно в декабре, когда работники набирают и набирают задачи, и в какой-то момент мы понимаем, что у них уже времени в сутках не осталось. Но они не останавливаются — им интересно поучаствовать во всём, хочется быть везде. Вот поэтому мы следим, чтобы коллеги всё-таки выдыхали, и у них было время пойти погулять и подышать, на что-то посмотреть кроме работы. Всё это нужно, чтобы получать ресурс и вдохновение на что-то новое.
Мы следим за трендсеттерами индустрии и зовём их выступать у нас. Например, есть Юрий Субботин, который специализируется на фестивалях. Когда мы поняли, что он специалист с высоким уровнем насмотренности, то попросили прийти к нам и рассказать. Если мы замечаем ещё кого-то из профессионалов, которые могут поделиться своим видением и свежими трендами, мы тоже их зовём.
Иногда для генерации креативных концепций проводим мозговые штурмы. У нас есть прикольная табличка с правилами для них. Для обмена опытом приглашаем на штурмы специалистов из других агентств, и они делятся своими методами поиска идей.
Кайф от работы и общие ценности: как ивент-агентства развивают команду
Наша сфера, как и многие, страдает от кадрового голода. В ивенте ещё тяжелее, потому что мы потеряли множество кадров в момент пандемии, когда организаторы и координаторы переквалифицировались и уже не вернулись на рынок, а кто-то ушёл во фриланс.
Мы пришли к тому, что ищем изначально сильных менеджеров. Но лучше работает подход с выращиванием кадров внутри — у нас есть примеры, когда человек за два года дорос от координатора до руководителя группы. При поиске мы в первую очередь обращаем внимание не на хард скилы — классно, когда они есть, но нам важнее стрессоустойчивость, амбициозность и большое желание. Потому что ивент — это очень стрессовый, но в то же время эмоциональный бизнес. Здесь много напряжения, но и уровень эндорфинов при реализации мероприятия очень высокий. И нам нужны люди, которые действительно от работы кайфуют.
Второй критерий, по которому мы выбираем людей, — совпадение по ценностям. У TFD есть философия, которая для нас очень важна. Нам нужны драйвовые и проактивные сотрудники — ведь остальному легко научить. Это совпадение или несовпадение заметно в первые пару дней онбординга: мы понимаем, что люди, которые с нами «не бьются», быстро из компании уйдут.
В прошлом году мы занялись оцифровкой всех процессов и завели HR-бокс. У нас появился корпоративный магазин и мотивационные механики, за которые сотрудники получают внутреннюю валюту и тратят её на полезности. Например, на Telegram Premium или консультации с помогающими специалистами. Это особенно актуальная для нас история: одна коллега перед началом проекта с любимым, но очень тяжёлым в реализации клиентом взяла три сессии с психологом — и это помогло в работе.
Корпоратив даже в горячий сезон: зачем ивент-агентствам собственные мероприятия
Мы не «сапожники без сапог» — у нас много внутренних мероприятий. И я считаю, что в ивент-сфере они необходимы даже больше, чем в других. У нас действительно стрессовая работа, на которой легко выгореть без поддержки. Поэтому у нас есть три больших мероприятия, которые мы отмечаем каждый год.
Во-первых, мы празднуем день рождения компании. До 2022 каждый год мы куда-то выезжали: ездили в Стамбул, Будапешт, Армению. Сейчас организуем поездки в Московскую и Ленинградскую области. Мы обязательно отмечаем Новый год и делаем это в декабре, несмотря на горячий сезон. Например, в прошлом году у нас одномоментно было четыре мероприятия в Петербурге и одно большое в Москве — но мы всё равно собрались в конце декабря, потому что людям, которые творят магию, она тоже нужна. И у нас есть обязательный межсезонный корпоратив, где мы отдыхаем. Он проходит в конце сентября по окончании активного лета. Мы подводим полугодовые итоги, выдыхаем и прыгаем в новогодний сезон.
Мы отмечаем и много маленьких событий: день ивент-менеджера, 8 Марта, просто можем устроить день арбуза. Стараемся внутри тоже создать какую-то креативную историю. У нас есть большая плазма, на которой мы смотрим кино в офисе, собираемся с пиццей, играем или вместе ходим куда-нибудь. Приятный бонус ивент-сферы — нас часто приглашают протестировать площадки. И наши девчонки и мальчишки встречаются там небольшими группами и присылают нам фотографии. В общем, внутри тоже развлекаемся.
Помимо внутренних мероприятий, у нас есть собственный благотворительный проект. Каждый год мы устраиваем День Матери в Детской деревне SOS в городе Пушкин — это особенный детский дом. Мы тоже делаем это силами нашей команды: организуем большой однодневный праздник и приглашаем на него верных и надёжных подрядчиков. Получается отличный тимбилдинг, потому что наши партнёры — это тоже наша команда.
Готовы поделиться своим опытом с профессиональным сообществом? Напишите Илье Фирсанову, главному редактору Ривелти.Абажур — i.firsanov@rivelty.ru.
Правила использования материалов статьи
Любое использование изображений и данных из настоящей статьи возможно только со ссылкой на источник — «Ривелти» — и ссылкой на эту статью — https://abazhur.rivelty.ru/organizovat-meropriyatie-TFD/. Не допускается изменение данных и корректировка изображений. Подробнее о правилах использования.
Вам также может быть интересно
- Как создать мерч, за которым будут охотиться сотрудники: кейс «Кошелька»
- Кейс «Газпром нефти»: новый инструмент подбора и развития закупщиков
- «Почувствовать, увидеть и услышать людей»: как устроены внутренние коммуникации в петербургском «Теремке»
- Перезапустить корпоративный портал и стать трендсеттером: опыт владельца продукта в IBS
- Стажировка в Ривелти
